AM003 – Envío de documentación

Introducción – Cierre contable/fiscal

A grandes rasgos, el cierre contable/fiscal es un proceso fundamental que toda empresa debe llevar a cabo finalizado un período de tiempo (Ejercicio Contable) y consiste en revisar, ajustar y registrar todas las operaciones financieras realizadas a lo largo del año.

Su objetivo es, por un lado, reflejar fielmente la realidad económica de la empresa, precisión financiera, mientras que, por otro, busca el cumplimiento tributario y el cálculo de impuestos correspondientes.

Se realiza, por lo general, el 31 de Diciembre de cada año, coincidiendo con el fin del ejercicio económico y el año natural, momento en el que se detiene el registro de operaciones.

Aunque las tareas de ajuste, regularización, etc. se ejecutan durante los tres próximos meses, finalizando el 31 de Marzo del año posterior.

Realizar correctamente este cierre es necesario para cumplir con las normativas contables y fiscales, así como para asegurar la transparencia y precisión de la información financiera de la compañía.

Documentación, declaraciones informativas: Princpiales modelos de la AEAT

Un correcto cierre implica una serie de pasos a seguir: conciliación de cuentas, ajustes, cálculo de impuestos/declaraciones fiscales…

La Contabilidad de Okodia está externalizada a una Gestoría; por eso, nosotros nos centraremos en la documentación y declaraciones informativas que la Gestoría nos hace llegar (habitualmente entre mitades de febrero y mitades de marzo) para comprobar tanto con clientes como con proveedores que las cifras que vamos a presentar son correctas.

Estos son los principales modelos fiscales de periodicidad anual que a nosotros nos atañen:

M190

Modelo 190: Refleja las retenciones del IRPF.

Es la declaración informativa anual que resume las retenciones e ingresos a cuenta del IRPF realizados durante el año fiscal en facturas de profesionales, a empresarios o en nóminas de empleados.

La Gestoría nos pasará una carpeta con todos los archivos que deberemos enviar vía email a todos nuestros proveedores españoles (a los extranjeros no se les retiene habitualmente y, en los casos que se hace, el modelo que hay que enviar es otro*).

¡¡¡ATENCIÓN!!! Deben enviarse con mucho cuidado, ya que cada cual debe recibir el suyo y no confundir destinatarios.

Un email sencillo podría ser algo así: adjunto encontrarás el Modelo 190, Certificado de retenciones, correspondiente al ejercicio XXXX. Si observas algún error, por favor, no dudes en ponerte en contacto con nosotros.

Lo habitual es que:

• no contesten, en cuyo caso entendemos que dan su OK.
• contesten dando el OK
• contesten diciendo que han observado alguna diferencia. En este caso hay que buscar el motivo de esa diferencia:
  • puede ser que el proveedor haya declarado unos importes o unas facturas y Okodia otras. Si es el caso, la diferencia se suele encontrar en la factura de diciembre. En caso de que esto sea así no hay ningún problema porque Hacienda ya controla estas discrepancias. El proveedor tiene la obligación de declararlas según su fecha de emisión mientras que el receptor tiene hasta dos años para poder hacerlo, se le explica y ya está. En palabras de la gestoría, «Las empresas tienen hasta dos años para deducirse el gasto de una factura, por tanto no están obligadas a incluirla en el ejercicio, y si, administrativamente, a la empresa le va mejor contabilizarla en enero lo puede hacer legalmente y ésto no afecta para nada al colaborador, él debe seguir el criterio de su devengo y nosotros el del nuestro, Hacienda ya controla estos encabalgamientos.» 
  • Si no encontramos el motivo por nosotros mismos pediremos ayuda a la gestora, que nos confirmará si es un error por parte del proveedor. En tal caso, lo único que tendríamos que hacer sería comentarlo con el proveedor para que lo sepa y haga lo que tenga que hacer, o si el error es nuestro, la gestora nos dirá cómo solucionarlo y también tendríamos que comentarlo con el proveedor.

* A los proveedores (No residentes) que, por la razón que sea, no envían el certificado de residencia Fiscal o bien sus países no hayan firmado un acuerdo de doble imposición con España, tenemos la obligación de practicar en sus facturas la retención obligatoria en cada caso (19% en el caso de Europa, Noruega y 24% en países de fuera de la UE). Posteriormente, estos proveedores podrán reclamar a su Oficina Fiscal que se les devuelva esta doble retención. Para ello, les enviaremos vía email un documento del Modelo M296 con los importes retenidos.

Un email sencillo podría ser algo así: Please find attached your Withholding tax certificate relating to the XXXX financial year, as proof of deductions, YY%, so that you can claim back to your country tax authority. If you notice any mistakes, please do not hesitate to contact us.

** A los empleados en plantilla de Okodia se les envía mediante la distribución masiva de Bizneo (Carpeta Doc.Personales).

M347

Modelo 347: Es un modelo informativo anual de operaciones realizadas con terceros. Debe presentarse antes de finalizar febrero, si como empresa tus operaciones han superado los 3.005,6 euros en un año natural con un cliente o proveedor. A diferencia del M190, con este modelo no importa el país del proveedor.

La Gestoría nos pasará un Excel con los datos de cada uno de ellos, que deberemos enviar vía email.

Un email sencillo podría ser algo así: Envío este e-mail, para facilitarles las cifras que Okodia, S.L.U. con NIF B65659963, va a declarar en el M347. En caso de disconformidad con los datos reflejados, rogamos se pongan en contacto a la mayor brevedad posible a fin de subsanar cualquier error. De no recibir ninguna comunicación entenderemos que dan su conformidad con los datos expuestos anteriormente // I am sending this email to provide you with the figures that Okodia S.L.U., with VAT Number ES B65659963 will inform in the Spanish Tax Form 347. In case of disagreement, please contact us as soon as possible in order to correct any potential mistakes. If we do not receive any communication, we will understand that the information shared is also ok on your side.

Este modelo es una Declaración Informativa con la que avisamos a los clientes/ proveedores de las cifras que Okodia va a declarar para que ellos comprueben si las cifras coinciden y, en el caso de que no lo hagan, buscar el motivo de la discrepancia.

Cuando se les envía, lo habitual es que:

• no contesten, en cuyo caso entendemos que dan su OK
• contesten dando el OK
• contesten diciendo que han observado alguna diferencia, en cuyo caso hay que buscar el motivo de esa diferencia:
  • puede ser que haya diferencias en las facturas declaradas por un lado y por otro. Si es el caso, la diferencia se suele encontrar en la factura de Diciembre pero, si esto es así, no hay ningún problema porque Hacienda ya controla estas discrepancias, el proveedor tiene la obligación de declararlas según la fecha de emisión, mientras que el receptor tiene hasta dos años para poder hacerlo, se le explica y ya está.
  • Si no encontramos el motivo por nosotros mismos, pediremos ayuda a la gestora que nos confirmará cual es el problema y cómo se puede solucionar.

Cosas importantes a tener en cuenta:

• las cifras que muestra el M347 son en EUR, así si la operación ha sido en USD, GBP u otra moneda puede no coincidir.
• las cifras que muestra el M347 se refieren al total impuestos incluidos
• si hay discrepancias por trimestres pero el total coincide, se dan por buenas.

Si el cliente/proveedor es español ya sabe qué es este documento y el motivo por el que lo recibe. En el caso de clientes extranjeros suelen preguntar si tienen que hacer algo con eso y/o por qué lo reciben. Se les puede contestar simplemente que Okodia tiene que presentar a Hacienda las cuentas anuales y que se les envía para verificar la información y/o subsanar en caso de haber algún error.

Por otro lado, del mismo modo que nosotros enviamos este documento, lo podríamos recibir también. En estos casos se comprueba y se contesta.

Uno que se suele recibir es de Gencat, pero este se refiere a pagos de subvenciones que va por otro canal, por eso nuestra gestora no lo incluye en el Excel que envía aunque lo tiene controlado. Se le puede reenviar para que nos confirme que es correcto y así contestar a ese email correctamente

Excepciones

Hay clientes que no presentan el M347 porque están sujetos al SII, sistema que les obliga a comunicar a Hacienda todas sus operaciones de manera inmediata. Los casos que ya conocemos tienen anotada esta información en su propia ficha de Plunet para tenerlo en cuenta cuando llegue el momento ya que a estos no hace falta enviarselo.

Si recibimos un email con el modelo M415, debe tenerse en cuenta que es el equivalente al M347 en Canarias.

M145

Modelo 145:  es un documento oficial utilizado en España por los trabajadores para comunicar a su empresa su situación personal y familiar. Su objetivo principal es determinar el porcentaje de retención del IRPF que se aplicará en la nómina, ajustando esta retención a la realidad del trabajador (estado civil, hijos, ascendientes a cargo, discapacidad), evitando pagar de más o de menos a Hacienda. Aunque este documento no tenga mucho que ver con el cierre contable/fiscal del año, sí que influye en el ya mencionado M190.

Se presenta tanto al iniciar un nuevo empleo como de forma anual. En Okodia se envía mediante distribución masiva a través de Bizneo (carpeta Contratos) para indicar si ha habido variaciones en la situación familiar (ej. nacimiento de un hijo, matrimonio, divorcio).