Style guide for PDF to Word conversion / Guía de estilo para conversión de PDF a Word

English version

Purpose of the guide

To establish clear standards for converting documents from PDF to Word, ensuring visual consistency, fidelity to the original content, and ease of editing across all documents delivered by the provider.

General guidelines

• The conversion must be 100% editable (avoid text embedded as images).
• Maintain the original structure, provided it does not conflict with this guide.
• Do not leave text separated by unnecessary line breaks, arbitrary cuts, excessive tabbing, or double spaces.

Document format

• Size: A4 (210 mm x 297 mm) unless otherwise indicated.
• Orientation: Maintain that of the original document.
• Standard margins:
  • Top: 2 cm
  • Bottom: 2 cm
  • Left: 2 cm
  • Right: 2 cm

Fonts and text styles

General font

• Arial. Another typeface may be used provided it is closer to the original document’s font and is used consistently throughout the entire document. Do not mix fonts throughout the document without a logical reason.
• Body text: generally 11 pt. If the original document uses different sizes, replicate them similarly in Word.
• Headings and subheadings: replicate them similarly to the original document.

Lists

• Simple bullets (•) or automatic numbering.
• Avoid, if possible, manual tabbing to align lists.

Bold, italics, and underlining

As per the original document.

Paragraphs and spacing

• Text alignment: according to the original document.
• Line spacing: 1.5.
• Paragraph spacing: 0 pt before and after.
• Avoid:
  • Line breaks within the same paragraph.
  • Multiple spaces to simulate indentation.

Tables of contents

If present, replicate them using automatic formatting.

Tables

Maintain the structure, ensuring that:

• There are no “split” tables due to conversion errors.
• Text within tables is aligned consistently.
• All text within the cells is visible.

Images, charts, and diagrams

• Check with the project manager whether editable versions are required.
• If they are left editable, ensure that all text is visible.
• Images must be inserted using the “In line with text” option, unless otherwise indicated.

Signatures, stamps, logos

• If illegible, leave as [Signature], [Logo], [Stamp], [Stamp and signature]…
• If legible, leave them as they are but add the corresponding information: //Signature: Federico García Martínez//, //Logo: ABC Splash//…

Headers and footers

• Reproduce header/footer information if the original contains it.
• If it contains page numbers, replicate them using automatic pagination.
• PSI client–specific footer: If the project manager indicates it must be applied, a specific footer must be added to the footers appearing in the document, with the following requirements:
  Taking as an example a document called “20663OKD_SPR994-305_Site_918_Local EC_IRB Registration (Issued by CONEP) [26-MAR-2024]_PT-BR” the specific PSI footer should appear as follows:

Protocol No. SPR994-305

Local EC, IRB Registration (Issued by CONEP) dated 26 March 2024

Translation from Portuguese into English dated XX

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• • If the final abbreviations are ES-AR, ES-CO, etc., “Portuguese” must be changed to “Spanish”.
  • If the green text contains hyphens or underscores in the document name, make the text more fluid in the footer by replacing them, for example, with commas.
  • Apply hidden formatting.
  • If the original document’s footer already contains page numbers, remove them from the general footer, as they are already included in the specific one.

Hyperlinks

• Convert visible links in the PDF into active hyperlinks in Word.
• For long URLs, respect the format shown in the PDF.

Proofreading and final review

Before delivery, verify:

Technical review

• No unnecessary page breaks.
• No text converted into images.
• Special characters (accents, ñ, symbols) are correct.
• No double spaces.

Visual review

• Consistency in font sizes and types.
• Uniform alignment in tables and paragraphs.
• Correct numbering of headings, subheadings, and lists.

Delivery formats

• Word file (.docx).
• Maintain the same name as the original PDF.

Compliance and feedback processes

• If the guide is not complied with, the document will be returned for correction.
• The provider must be available for adjustments at no additional cost due to failures to comply with the guide.
• This guide may be updated periodically.

 

Versión en español

 Objetivo de la guía

Establecer estándares claros para la conversión de documentos desde PDF a Word, garantizando coherencia visual, fidelidad al contenido original y facilidad de edición en todos los documentos entregados por el proveedor.

Líneas generales

• La conversión debe ser editable al 100% (evitar texto incrustado como imagen).
• Mantener la estructura original, siempre que no vaya en contra de esta guía.
• No dejar texto separado por saltos de línea innecesarios, cortes arbitrarios, tabulaciones excesivas o dobles espacios.

Formato del documento

• Tamaño: A4 (210 mm x 297 mm) a menos que se indique lo contrario.
• Orientación: Mantener la del documento original.
• Márgenes estándar:
  • Superior: 2 cm
  • Inferior: 2 cm
  • Izquierdo: 2 cm
  • Derecho: 2 cm

Tipografías y estilos de texto

Fuente general

• Arial. Se puede usar otro tipo de letra siempre que sea más similar al del documento original y se use a lo largo de todo el documento. No mezclar tipos de letras a lo largo del documento sin motivo lógico.
• Cuerpo del texto: en general 11 pt. Si el documento original tiene diferentes tamaños, replicarlos de forma similar en el Word.
• Títulos y subtítulos: replicarlos de forma similar al documento original.

Listas

• Viñetas simples (•) o numeración automática.
• Evitar, si es posible, tabulaciones manuales para alinear listas.

Negritas, cursivas y subrayados

Según el documento original.

Párrafos y espaciado

• Alineación del texto: según el documento original.
• Espaciado entre líneas: 1.5.
• Espaciado entre párrafos: 0 pt antes y después.
• Evitar:
  • Saltos de línea dentro de un mismo párrafo.
  • Múltiples espacios para simular sangrías.

Índices

En caso de haber, replicarlos con formato automático.

Tablas

Mantener estructura, pero asegurarse de que:

• No existan tablas “partidas” por errores de conversión.
• El texto dentro de tablas esté alineado de manera consistente.
• Todo el texto dentro de las celdas es visible.

Imágenes, gráficos y diagramas

• Consular con el gestor del proyecto si se requieren editables o no.
• En caso de dejarlos editables, asegurarse de que todo el texto es visible.
• Las imágenes deben insertarse con opción «En línea con el texto», salvo indicación contraria.

Firmas, sellos, logotipos

• En caso de ser ilegibles, dejar como [Signature], [Logo], [Stamp], [Stamp and signature]…
• En caso de ser legibles dejarlo igual pero añadiendo la información correspondiente: //Signature: Federico García Martínez//, //Logo: ABC Splash//…

Encabezados y pies de página

• Reproducir información de encabezados/pies de página si el original los contiene.
• Si contiene números de páginas replicarlos con paginación automática.
• Pie de página específico cliente PSI: Si el gestor del proyecto indica que debe realizarse, a los pies de página que aparezcan en el documento se le deberá añadir un pie de página específico con los siguientes requisitos:

Tomando como ejemplo un documento llamado “20663OKD_SPR994-305_Site_918_Local EC_IRB Registration (Issued by CONEP) [26-MAR-2024]_PT-BR” el pie de página específico de PSI deberá quedar de la siguiente forma:

Protocol No. SPR994-305

Local EC, IRB Registration (Issued by CONEP) dated 26 March 2024

Translation from Portuguese into English dated XX

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• • En el caso de que las abreviaturas finales sean ES-AR, ES-CO…, “Portuguese” se debe cambiar a “Spanish”.
  • En el caso de que el texto en verde tenga guiones o líneas bajas en el nombre del documento hacer el texto más fluido en el pie de página, sustituyéndolos, por ejemplo, con comas.
  • Dar formato
  • En caso de que el pie de página del documento original ya contenga los números de páginas, eliminarlos del pie de página general ya que ya se incluyen en el específico.

Hipervínculos

• Convertir enlaces visibles en el PDF en hipervínculos activos en Word.
• Para URLs largas, respetar el formato del PDF.

Corrección y revisión final

Antes de entregar, verificar:

Revisión técnica

• Que no existan saltos de página innecesarios.
• Que no haya texto convertido en imágenes.
• Que los caracteres especiales (acentos, ñ, símbolos) estén correctos.
• Que no haya dobles espacios.

Revisión visual

• Coherencia en tamaños y tipos de letra.
• Alineación uniforme en tablas y párrafos.
• Numeración correcta de títulos, subtítulos y listas.

Formatos de entrega

• Archivo Word (.docx).
• Mantener el mismo nombre que el PDF original.

Cumplimiento y procesos de retroalimentación

• En caso de no cumplir con la guía, el documento será devuelto para corrección.
• El proveedor debe estar disponible para ajustes sin costo adicional debido a fallos en el cumplimiento de la guía.
• La guía podrá actualizarse periódicamente.

Style guide for translations into Thai

Preparation of the source EN document

Whether the document is in Word format or a PDF, we will remove all the formatting from the document and reapply it manually, laying it out from scratch. We will do this by copying and pasting all the text (remember to also copy and paste the headers and footers, if any) into Notepad++, and then copying and pasting that plain text into a new Word document. We will format it by laying it out again from scratch as if it were an OCR process, that is, setting margins, line spacing, bold, italics, font types and sizes, etc.

Preparation of the target TH document

Give the final format accordig to the clients specifications which are as follows:

• Paragraph alignment must follow the source document (left, center, right). However, for those paragraphs where the alignment is justified in English source, Thai Distributed must be applied in the translated version to minimize the space in the individual line of each paragraph.

• For text parts that cannot be labelled as body text (e.g. tables, bulleted lists etc.), distribution should be aligned left to avoid the stretch of inter-phrase spacing.
• The line spacing should be set to at least 1.0 to prevent clipping of Thai tone marks.
• Font: change the typefont into TH SarabunPSK and fix the font size in order to mimic the aim of the source document. For instance, Arial/Times New Roman 11-12 is similar in size to a TH SarabunPSK 16. Please, take into account the followng Font guideline:

Font type	TH SarabunPSK. Please, use it by default. In case any other font should be used, any of the following could be used: TH Chamornman TH Krub TH Srisakdi TH Niramit AS TH Charm of AU TH Kodchasan TH K2D July8 TH Mali Grade 6 TH Chakra Petch TH Bai Jamjuree CP TH KoHo TH Fah Kwang TH Chulabhorn Likhit
Font size throughout the document	15-16 pt
Font size for titles/headings	At least 18 pt
Font size for text in tables and footnotes	12 pt