CD001 – Gestión de la información documentada
1. Proceso
1.1 Nombre del proceso
Gestión de la información documentada
1.2 Propietario del proceso
Resp. Calidad
1.3 Misión, objetivos y finalidad del proceso
Acorde al capítulo 7.5 de la norma, se establece en este proceso el sistema de elaboración, emisión, revisión, aprobación, distribución, control, modificación y mantenimiento actualizado, de la información documentada del Sistema de Gestión de Calidad de OKODIA, incluidos los documentos de origen externo.
1.4 Actividades realizadas en el proceso
- Codificación
- Elaboración
- Revisión
- Aprobación
- Distribución
- Uso
- Documentación externa
- Archivos informáticos
1.5 Entradas
- Necesidades de control de la información documentada
- Necesidades de copia de seguridad
1.6 Salidas
Definición del control de la información documentada del sistema, de forma que las versiones de los documentos pertinentes estén disponibles en aquellos puntos en los que deban ser utilizados y actualizados.
1.7 Recursos afectados
- Puestos implicados
- Responsable del sistema
- Dirección
- Responsables de proyecto
- Infraestructura
- Equipamiento informático (ordenadores y servidores)
- “Nube”
1.8 Información documentada aplicable
- Documentos
- Registros
- Indicadores
- —
3. Actividades
3.1 Identificación
- Responsable: Responsable de Calidad
- Documentación del sistema:
El Sistema de Gestión de la Calidad de OKODIA está compuesto por la siguiente documentación:
- Manual de Calidad
- Procedimientos
- Instrucciones técnicas
El Manual de Calidad tiene un único código (MC). Por su parte, los Procedimientos son documentos desarrollados para la gestión y el control de su Sistema de Calidad, mientras que los Procedimientos Específicos pueden desarrollarse para definir y detallar la forma de actuar de la organización en el desarrollo de una determinada actividad. El código de los Procedimientos es CDXXX es:
- CD: Procedimiento de Calidad
- XXX: n º correlativo en función del anterior
En el caso de los Procedimientos Específicos es YYZZZ, donde:
- YY: Área de la organización implicada
- ZZZ: n º correlativo en función del anterior
3.1.1 Formatos
Todos los registros del Sistema de calidad se identifican con su propio nombre de forma explicativa en cuanto a lo que representan.
3.2 Elaboración
- Responsable: Responsable de Departamento
La persona Responsable de calidad de OKODIA es la encargada de elaborar el Manual de Calidad y los Procedimientos que componen su Sistema de Gestión, recabando la ayuda que considere necesaria del resto del personal de la organización.
El Manual de Calidad tiene la finalidad de especificar las características del Sistema adoptado por la organización y debe recoger, entre otros puntos, el alcance del Sistema, la justificación de las exclusiones que se produzcan y una descripción de la interacción que se producen entre los diferentes procesos del Sistema.
Por su parte, los Procedimientos contienen una mayor información sobre cuestiones que merecen ser explicadas con mayor detalle, tanto del propio Sistema como de las diferentes actividades desarrolladas por la organización. Los Procedimientos deben contener, al menos, los siguientes puntos:
- Título.
- Objeto del Procedimiento en cuestión.
- Alcance o límites de aplicación del mismo.
- Documentación usada como referencia para su elaboración, así como los documentos que lo complementan.
- Metodología de trabajo.
- Registros derivados, que son las evidencias que se generan para demostrar que se cumple con lo especificado en el documento.
La persona Responsable de calidad, junto con el resto de personal afectado, estimará la necesidad de editar nuevos Procedimientos o de revisar los ya existentes, en función de los cambios que se den en el funcionamiento de la organización.
Cualquier trabajador perteneciente a OKODIA puede solicitar la emisión de un Procedimiento o la modificación de uno ya existente, comunicándoselo a la persona Responsable de Calidad. La evolución de cada documento se controla con un número de versión, el cual cambiará siempre que se realicen modificaciones en los mismos. De esta forma, la primera versión de cualquier documento del Sistema de Calidad de OKODIA debe estar identificada como Versión 1.0, y así sucesivamente.
3.3 Revisión y aprobación de la información documentada
- Responsable: Gerente
Todos los documentos del Sistema de Calidad de OKODIA son aprobados por la Dirección.
En caso de soporte informático, los documentos se consideran revisados y aprobados por la Dirección en el momento en que la persona Responsable de Calidad los inserta en la Base de Conocimiento de la empresa (Okopedia).
La persona Responsable de Calidad controla todos los documentos del Sistema, revisados y aprobados, mediante el Listado de documentación en vigor, en donde se debe identificar el nombre del documento, el código, el número de la edición en vigor y su fecha de edición.
3.4 Archivo y distribución
- Responsable: Responsable de Calidad
La documentación del Sistema de Gestión de la Calidad que se considera necesaria se encuentra disponible en la Base de Conocimiento (Okopedia) de la organización para su consulta por todo el personal.
OKODIA no realiza distribución controlada de su documentación. Sin embargo, en determinadas ocasiones, pueden realizarse envíos no controlados de documentación de su Sistema, bien sea a clientes, proveedores, etc., y como tal es tratada por la persona Responsable de Calidad, indicando en la portada del documento que se trata de una copia no controlada.
La organización no guarda registro de estos envíos, siendo responsabilidad de los destinatarios comprobar que el documento enviado sigue en vigor en el momento de su utilización o consulta. Para evitar un mal uso, la empresa no hace envíos de documentación obsoleta.
OKODIA también considera como copia no controlada cualquier documento de su Sistema de Gestión de la Calidad que, en un momento determinado, cualquier persona de la organización pueda imprimir. En este caso, es responsabilidad de dicha persona comprobar que el documento que está utilizando es la edición actualizada que se encuentra en vigor.
Por lo que respecta a la legislación aplicable a la empresa, OKODIA la controla mediante el Listado de legislación, siendo la persona Responsable de Calidad la encargada de dicho control. La actualización de la legislación se realiza mediante la consulta periódica de webs especializadas. Además, recibe información por parte de su gestoría.
3.5 Modificación y actualización
- Responsable: Personal afectado
Los documentos del Sistema de Calidad son documentos de uso habitual que deben mantenerse actualizados por la persona Responsable de Calidad cuando se produzcan cambios en el funcionamiento de la empresa que les afecten, bien sean estos cambios debidos a resultados de auditorías, a cambios en las normas en que están basados, en los procesos productivos o de funcionamiento, etc.
En todos los casos, la modificación de un párrafo o apartado se considera como modificación de todo el documento. A los documentos así revisados se les cambia su número de versión y la fecha desde la que entra en vigor, datos que figuran en el control de versión.
Por su parte, los formatos de los registros se actualizan cuando se produce una variación en los requisitos a cumplir en el proceso o en la sistemática de realización de las operaciones que describen o deben evidenciar.
Las modificaciones de la documentación del Sistema de Calidad son realizadas por la persona Responsable de Calidad con la aprobación de la Dirección, señalando la naturaleza de los cambios en el control de versión existente en cada documento. La documentación actualizada está disponible a todo el personal en el CRM, dentro de Okopedia, guardándose una copia de las versiones anteriores en el apartado de «Revisiones» del back-office de Okopedia. Estas revisiones anteriores tienen acceso restringido para evitar un mal uso de la documentación obsoleta.
3.6 Control de los registros
- Responsable: Responsable de Calidad
OKODIA dispone del Listado de registros con el objetivo de saber en todo momento los registros que genera el Sistema de Gestión de la Calidad de la organización. En dicho Listado se incluye el nombre del registro, el número de la edición en vigor (si tiene) y su fecha de edición (si tiene).
Los registros de la calidad se conservan durante un período de, al menos, tres años, salvo legislación aplicable o acuerdos específicos con algún cliente para los registros relativos a su pedido o contrato. OKODIA, en función de la naturaleza de determinados registros, también puede considerar necesaria su conservación por un tiempo superior. Una vez finalizado el período de conservación, el destino final de los registros de la calidad es su eliminación por parte de la persona responsable de cada uno de ellos.
3.7 Protección / Archivos informáticos
- Responsable: Gerente
El sistema de trabajo de OKODIA es en la nube, eso significa que se dispone de un servidor central donde se almacenan los archivos en curso y de acceso habitual a través de Plunet. A este servidor se conectan directamente todas las personas que necesitan acceso (vía Plunet). Además, el contenido completo de este servidor se encuentra con una copia de seguridad diaria en Clouding, de la que se almacenan las 4 últimas copias de seguridad.
Todo el material de acceso no habitual o de años anteriores se almacena en Dropbox, el cual almacena durante 30 días cualquier archivo eliminado accidental o intencionalmente.