Dropbox para PM
1. Introducción
El tamaño o peso de los archivos que manejamos influye en los diferentes servicios que se utilizan. A modo de ejemplo:
- Email: existe una limitación en el tamaño de los documentos que se pueden adjuntar a través del correo corporativo
- Plunet: aunque no existe limitación en el tamaño de los documentos que se gestionan, la capacidad global del servidor de Plunet es limitada
- Drive/Owncloud: el espacio disponible en estos dos servidores para almacenar información también es limitado
- SwissTransfer y similares: las versiones a las que podemos acceder tienen una limitación en cuanto al tamaño de archivos que se pueden compartir
Por ese motivo disponemos del servidor externo de Dropbox para el almacenaje (archivado) de los documentos antiguos así como para facilitar la compartición de archivos muy pesados.
2. Funcionamiento
2.1 Acceso
- Okodia > PM Okodia > PM > Projects
En esta ruta, por carpetas de año, se encuentra todo el histórico/archivado de la empresa. Esto es útil cuando haya que buscar algún trabajo «anterior», sea de Projetex o de Plunet.
2.2 Búsqueda de trabajos antiguos/archivados
Aquí encontrarás los trabajos cuyo status es «Archived» en Plunet y que ya se han movido a este servidor:
Para ello, accede a la carpeta de PM > Projects > Año del trabajo > Número de pedido
Ahí encontrarás la estructura de carpetas que había en Plunet antes de archivarse.
Más información en el curso de Okodemy «Ejemplo – Formación en Gestión de Proyectos» (Apartado 2: Varios > Lección 11: Buscar trabajos previos realizados para clientes o por traductores y presupuestos previos).
2.3 Subida de archivos
A priori, el cambio de servidor de los archivos de Plunet que deben archivarse hacia Dropbox se hace de forma periódica. Sin embargo, es importante que las PM puedan valorar el peso del material que los clientes están enviando, sea de traducción o de referencia y que en caso de que sea un tamaño grande*, no se guardé en Plunet sino que se suba directamente a Dropbox. Se puede ver un ejemplo en 2020 > O-04313. En estos casos, en el Memo de Plunet sí debería anotarse que los archivos se han guardado en Dropbox, por si hubiera que recuperarlos en algún momento.
*Grande es un término bastante relativo, así que podemos establecer un criterio de archivos de más de 50 MB hagamos esa distinción de archivos «grandes».
2.4 Compartir archivos
En caso de archivos pesados (o archivos ya archivados que no vayamos a desarchivar) y que haya que compartir con traductores/clientes, se les puede ofrecer un enlace de descarga. Este enlace puede ser de una carpeta o de un archivo específico, y se puede generar aquí:
