Emails no se entregan por considerarse spam
En ocasiones nos escriben algunos traductores diciendo que no consiguen enviar un email a alguna de nuestras direcciones de grupo, como pm@okodia.com, sm@okodia.com, invoices@okodia.com, etc., debido a que se les está considerando «Spam». Normalmente, obtienen un resultado similar al siguiente:
Por lo general, esto sucede cuando otros usuarios identifican la dirección IP de origen del mensaje como remitente de spam. Esto provocará que los mensajes que les llegan desde esas direcciones IP se devuelvan. A continuación se ofrece una explicación más detallada del problema y sus causas.
¿Por qué ocurre?
Todos los usuarios nos conectamos a internet a través de una dirección IP. Esta dirección IP puede ser estática o dinámica.
Las direcciones estáticas las utilizan principalmente empresas (y no cambian nunca), mientras que las direcciones domésticas suelen utilizarse por usuarios particulares. En la mayoría de casos, el proveedor de servicios de Internet configurará su dirección IP como dinámica. Puedes conocer tu dirección IP navegando, por ejemplo, aquí. Estas direcciones IP dinámicas se renuevan periódicamente, aunque puede ser que se mantengan durante varios días seguidos hasta que le proveedor de servicios de Internet la actualiza.
Puesto que la mayoría de usuarios «estándar» utilizamos direcciones de IP dinámicas, los proveedores de servicios de Internet comparten estas direcciones dinámicas entre diferentes usuarios. Esto significa que tú, tu vecino, la frutería de abajo y el bufete de abogados del piso superior estáis compartiendo la misma dirección IP.
Cuando se envía un email, el mensaje viaja a través de paquetes conectándose a internet mediante estas direcciones IP. En este sentido, cuando tú envías un email, este viajará a través de tu dirección IP, pero los emails que envían tu vecino, la frutería y el bufete de abogados con quienes compartes dirección de IP también lo harán a través de tu misma dirección IP, puesto que la estáis compartiendo.
¿Cuándo ocurre?
El hecho de que compartamos dirección IP con otras personas cercanas no supone mucho problema siempre y cuando se use el email de un modo razonable. Es decir, que los email se envíen con la asiduidad que lo haga un humano. Cuando esto deja de ser así y se realizan envíos masivos, Google considera que hay alguien utilizando esa dirección IP para realizar spam, y por lo tanto cataloga esa dirección IP como «spam».
En Okodia utilizamos los servidores de Google para nuestra conexión de email, por lo que cuando Google categoriza a alguna dirección IP como «spam», puede afectar a los emails que recibimos y en ese caso, el remitente recibirá un email como el de la imagen superior en el que se le indica que su email no ha podido entregarse por considerarse su IP como «spam».
Pero… «yo no estoy enviando emails masivos», podría pensar cualquier usuario. Y la respuesta sencilla es: «tú quizás no, pero… ¿y tu vecino, el frutero de abajo o el bufete de abogados del piso superior?».
Esta práctica ocurre de forma más habitual en momentos puntuales del año, como las fechas cercanas a Navidad, Black Friday, San Valentín… Y la explicación es sencilla: muchas empresas utilizan el email para realizar campañas masivas de felicitaciones, ofertas, publicidad… lo que hace que generen muchos envíos masivos de forma descontrolada.
Y puesto que esa dirección IP dinámica es compartida entre diferentes usuarios, simplemente con que alguien realice envíos masivos puede afectar al resto de usuarios con quienes comparte dicha dirección.
¿Y cómo se puede solucionar?
Internamente no podemos hacer nada, puesto que el problema no está generado en nuestros servidores, sino que el problema está en la IP del remitente. Hasta que dicha IP no cambie, seguirá ocurriendo esto. Y este cambio se producirá de forma «invisible» para el remitente en un plazo indeterminado, ya que depende de su proveedor de servicios de internet (puede ser 1 día, 1 semana, 2 semanas… raramente más tiempo).
¿Y mientras tanto?
La única solución existente es que el usuario envíe los emails a las personas que lo necesiten en lugar de a la dirección de grupo (tuemail@okodia.com, etc.)
Sometimes translators write to us saying that they can’t send an email to one of our group addresses, like pm@okodia.com, sm@okodia.com, invoices@okodia.com, etc., because they are being considered «Spam». Typically, they get a result similar to the following:
This usually happens when other users identify the originating IP address of the message as a spam sender. This will cause messages coming from those IP addresses be bounced back. Below is a more detailed explanation of the problem and its causes.
Why this happens?
All users are connected to internet through an IP address. This IP address can be static or dynamic.
Static addresses are mainly used by businesses (and never change), while home addresses are typically used by private users. In most cases, your Internet Service Provider will set your IP address as dynamic. You can find out your IP address by browsing, for example, here. These dynamic IP addresses are renewed periodically, although they may be maintained for several days in a row until the Internet service provider updates them.
Since most «standard» users use dynamic IP addresses, Internet service providers share these dynamic addresses among different users. This means that you, your neighbour, the grocery store downstairs, and the law firm upstairs are all sharing the same IP address.
When an email is sent, the message travels through packets connecting to the internet through these IP addresses. In this sense, when you send an email, it will travel through your IP address, but emails sent by your neighbour, the grocery and the law firm with whom you share an IP address will also travel through your same IP address , since you all share it.
When does it happen?
Sharing an IP address with other people around us is not much of a problem as long as email is used in a reasonable way. That is, that emails are sent as often as a humans do. When this is no longer the case and bulk mailings are made, Google considers that there is someone using that IP address to spam, and therefore classifies that IP address as «spam».
At Okodia we use Google servers for our email connection, so when Google categorizes an IP address as «spam», it can affect the emails we receive and in that case, the sender will receive an email like the one shown in the image above, saying that your email could not be delivered because your IP is considered «spam».
But… «I’m not sending bulk emails», we might think. And the simple answer is: «You may not, but… what about your neighbour, the grocery downstairs or the law firm upstairs?»
This practice occurs more commonly at specific seasons, such as dates close to Christmas, Black Friday, Valentine’s Day… and the explanation is simple: many companies use email to carry out massive campaigns for greetings, sales, advertising… which generate many bulk mailings in an uncontrolled way.
Since that dynamic IP address is shared between different users, if someone else sends bulk mails, this can affect the other users that are sharing that address.
And how can it be solved?
Internally we cannot do anything, since the problem is not generated in our servers, but the problem is in the sender’s IP. Until said IP does not change, this will continue to happen. This change will take place «invisibly» for the sender in an undetermined period, since it depends on his/her internet service provider (it may be 1 day, 1 week, 2 weeks… rarely longer).
And in the meantime?
The only current existing solution is that the user sends those emails to the people who need them instead of to the group address (youremail@okodia.com, etc.)