Funcionamiento de Apostillas y legalizaciones

Introducción

El proveedor encargado de realizar este servicio es AEL (#721). Consultar con él siempre.

Entre los servicios que ofrece Okodia, se encuentra el de apostillamiento y/o legalización de archivos. Aunque estos términos puedan parecer sinónimos, no lo son; por lo que es muy importante saber diferenciarlos:

• Apostilla de la Haya o legalización única. Es el proceso por el que se certifica la autenticidad de la firma de los documentos públicos expedidos en un estado firmante del Convenio de la Haya de 5 de octubre de 1961. Estos archivos apostillados podrán ser reconocidos en cualquier otro país del Convenio sin otro tipo de autenticación.
• Legalización diplomática. Procedimiento por el que se otorga validez a un documento público, comprobando la autenticidad de la firma ológrafa, la calidad en que el signatario actúa y, en su caso, la identidad del sello o timbre del documento.

Como se puede entender por las definiciones, tanto la apostilla como la legalización diplomática dan validez a documentos públicos. La diferencia principal radica en que la apostilla solo se puede colocar en documentos emitidos en países firmantes del Convenio de la Haya y solo será reconocida en estos mismos países; mientras que la legalización diplomática da validez a documentos que serán usados en el resto de países no firmantes.

IMPORTANTE. Hay llamar a las cosas por su nombre: cuando ofrezcamos el servicio de apostillamiento, siempre usaremos el término apostilla y nunca *legalización única (aunque sea un nombre oficial dado por el Ministerio) para evitar confundir al cliente con las legalizaciones diplomáticas (a las que siempre haremos referencia como legalizaciones).

Apostillas

Apostillar es un trámite sencillo, ya que solo implica verificar el autor, la fecha y la firma del documento original; no el contenido como tal.

La apostilla tiene forma de sello cuadrado (puede ser una pegatina o una cuartilla) y se coloca al final o por detrás del documento original. Suelen ser bilingües y siempre aparecerán los mismos datos en el mismo orden:

1. País de emisión
2. Nombre de la persona firmante
3. Título o capacidad en la que firma
4. Institución en nombre de la que firma
5. Lugar en dónde se apostilla
6. Fecha en dónde se apostilla
7. Nombre y título
8. Número de registro
9. Sello o timbre
10. Firma de la persona que apostilla

Al final se incluye un texto explicativo, el link y el código para poder verificarla como podemos ver en el siguiente ejemplo:

¿Qué documentos se pueden apostillar?

Ya sabemos que solo podemos apostillar aquellos documentos públicos emitidos y presentados en países firmantes del Convenio de la Haya y según su tipología pueden ser:

• Certificados del registro civil: nacimiento, matrimonio, defunción.
• Títulos académicos: diplomas universitarios, certificados de estudios, notas…
• Documentos notariales: poderes, testamentos, escrituras…
• Sentencias y resoluciones judiciales.
• Certificados de antecedentes penales.
• Documentos administrativos: certificados de empadronamiento, informes médicos, etc.

Simplemente hay dos excepciones:

• Documentos expedidos por agentes diplomáticos o consulares (aunque se hayan emitido o vayan dirigidos a alguno de los países firmantes del convenio). Estos documentos se tienen que legalizar.
• Documentos administrativos relacionados directamente con una operación comercial o aduanera.

Nota: hay un listado específico de documentos que se pueden apostillar digitalmente desde el Ministerio. Son los siguientes:

• Certificado de Antecedentes Penales
• Certificado de Delitos de Naturaleza Sexual
• Certificado de Sentencias Firmes de Menores
• Certificados de Registro Civil (firmados de forma electrónica con CSV)
• Certificados de Actos de Última Voluntad
• Certificados de Seguros con Cobertura de Fallecimiento

Si el cliente nos escribe para apostillar alguno de estos documentos, le podemos redirigir a este link, que contiene toda la información necesaria.

¿Dónde y qué organismo puede apostillar documentos?

¿Dónde? Siempre se apostilla en el país de origen del documento, es decir, en el país en el que se emitió. Por lo tanto, únicamente podremos tramitar apostillas de documentos emitidos en España.

¿Qué organismo? En nuestro país no hay un organismo centralizado que se dedique exclusivamente a esto. Dependiendo del documento, se deberá acudir al:

• Colegio de Notarios. Es el organismo encargado de apostillar los documentos notariales y algunos otros como pasaportes, certificados médicos o bancarios…
• Ministerio de Justicia.
• Tribunal Superior de Justicia de las comunidades autónomas.
• Ministerio de Educación.

Información importante a la hora de apostillar

1. Lo primero y más importante: debemos saber dónde se ha emitido y dónde quieren presentar la documentación.
2. Solo se puede trabajar con documentos originales. Si en el archivo digitalizado comprobamos que hay fotocopias, debemos avisar al cliente de que el documento podría no ser aceptado.
3. Debe aparecer siempre la firma manuscrita.
4. Los documentos originales deberían estar grapados, aunque no suelen poner problemas a la hora de apostillarlos si no lo están.
5. No se recomienda apostillar extractos de documentos. Al cliente hay que recomendarle siempre apostillar el archivo íntegro (el precio no depende de la longitud del archivo).
6. Algunos documentos requieren de un reconocimiento de firma previo. Lo consultaremos con nuestro proveedor.
7. Si es un documento notarizado, deberá aparecer siempre la firma del notario. Si además es bilingüe, deberá aparecer una coletilla incluida por el notario (consultar con el proveedor).
8. Si el cliente además de apostillar quiere traducir, primero se incluirá la apostilla y luego se hará la traducción jurada, preferentemente.
9. Si el proveedor nos envía la digitalización de la apostilla con las páginas desordenadas, se pueden reorganizar según el original sin problema.

Legalizaciones (Por ampliar)

¿Se pueden legalizar todo tipo de documentos?

Hay un listado muy amplio de reglamentos y convenios que no se pueden legalizar, pero que se escapan de nuestro alcance. Dejamos aquí el link por si fuera necesario ampliar información.