Preguntas frecuentes Facturación

Según la información de la que disponemos de la Agencia Tributaria, no existe un periodo de validez de dichos certificados, por lo que debemos aplicar nuestro mejor sentido común y un criterio homogéneo.

Puesto que en los Certificados de Contratista (que se exigen a los traductores de España) se indica que dichos certificados tienen una validez de 1 año desde la fecha de emisión, damos por obvio que en el caso de los Certificados de Residencia Fiscal el plazo de validez será equivalente, es decir, 1 año desde la fecha de emisión del documento.

Por lo tanto, si la fecha de emisión del documento es el 15/04/2020, lo daremos por válido hasta el 15/04/2021.

Excepciones: en el caso de que el certificado indique que el traductor era residente en una fecha muy anterior (más allá del año anterior) a la de la factura. Ejemplo:

• El traductor envía un documento con fecha de emisión el 15/05/2022 e indica que el traductor era residente fiscal durante 2021. Lo aceptaremos, ya que quizás su país no emite el documento del año en curso hasta que este no haya finalizado.
• El traductor envía un documento con fecha de emisión el 15/05/2022 e indica que el traductor era residente fiscal durante 2020. NO lo aceptaremos, ya que por fechas debería ser posible obtener un certificado del año anterior en cualquier circunstancia.

La Agencia Tributaria no nos da respuestas a las necesidades internacionales, por lo que solamente nos queda aplicar nuestro mejor sentido común y criterio homogéneo. Puesto que nuestro trabajo no es el de ser inspectores fiscales, solamente podemos aplicar lo que se conoce como «debida diligencia» (due diligence), que no viene a ser otra cosa que realizar lo que esté a nuestro alcance para asegurarnos (en la medida de lo posible) de que esa persona es residente fiscal de cierto país. En este sentido, algunas de las limitaciones que tenemos son:

• Imposibilidad de saber si el documento que envía el traductor es el «modelo oficial» que requiere la Agencia Tributaria, por lo que siempre que el documento diga «Certificado de residencia» o similar, lo aceptaremos.
• Imposibilidad de entender todos los idiomas, por lo que aplicaremos el criterio de traducirlo de forma automática para ver si ese documento dice que es un «Certificado de residencia», y si está emitido para la persona que necesitamos.
• Múltiples posibilidades de información dentro del documento:
  • Algunos países indican que el documento es válido para un país en concreto (si es el caso, solamente lo aceptaremos en caso de que ponga «España» – o que no ponga ningún país, lógicamente).
  • Algunos países solo emiten el documento a partir de X meses, como por ejemplo Dinamarca. Esto hace que si el país en cuestión no lo emite hasta (por ejemplo) junio, el traductor no nos pueda enviar el certificado hasta esa fecha, pero no podemos retener el pago de la factura durante los 6 primeros meses. Por ese motivo, aplicaremos el criterio general del punto 1.
  • Algunos países solo emiten el documento cuando el traductor ha hecho la declaración de la renta en su país el año anterior. Si tomamos el ejemplo de España, la declaracion de la renta se realiza entre abril y junio de cada año, por lo que asumiendo que en esos países serán fechas similares, es probable que hasta junio el traductor no pueda solicitar el certificado del año anterior. Por ese motivo se aplica el criterio general del punto 1.

Ejemplo, el traductor tiene un certificado de residencia fiscal (o certificado de contratistas, en el caso de España) con fecha de validez hasta el 10/01/2022, y nos envía una factura con fecha 09/01/2022 (que nosotros pagaremos el 25/01/2022).

A pesar de que nosotros la contabilizaremos fuera del plazo de periodo de validez, el traductor ha emitido su factura con una fecha en la que tenía validez su certificado. Por lo tanto, la aceptaremos. No obstante, conviene siempre solicitar con cierto preaviso (en la medida de lo posible) un nuevo certificado actualizado, para futuras facturas.

Ejemplo, el traductor envía una factura con fecha de diciembre 2021, pero envía un certificado fechado en enero 2022 que indica que es residente fiscal en 2022. Puesto que desconocemos si los traductores pueden solicitar certificados de años anteriores en su país (o cómo deben hacerlo, etc.), aplicaremos la «due diligence», de forma similar a como lo haríamos con los traductores españoles. Si tenemos en cuenta que nuestra obligación de declarar surge en el momento en que pagamos la factura (y esto ya será 2022), podemos asumir que nos es válido dicho certificado puesto que está en fecha «actual».

Si el tratamiento fiscal de las facturas no varía porque los domicilios, aunque distintos, se encuadran en un territorio fiscal en el cual son de aplicación las mismas normas, entonces no es importante que coincidan; pero si, al contrario, la normativa cambia, entonces sí que lo es.

Ejemplos prácticos:

• el certificado dice Barcelona, pero la factura dice La Rioja: no es importante, la aplicación de impuestos es la misma en las zonas
• el certificado dice Francia, pero la factura dice Alemania: mejor intentar aclararlo, pero en último caso la aplicación de impuestos también es la misma, porque ambos son UE
• el certificado dice Pontevedra, pero la dirección es en Portugal: aquí el marco fiscal es distinto, por tanto hay que ver qué pasa
• Y así sucesivamente, porque debe de haber muchas casuísticas.

En general, se propone que si la diferencia es en territorio español no se le dé importancia, pero el resto de los casos se debería comentar.

En primer lugar, deberemos cerciorarnos de que esto es así (y no solamente que nos lo diga un traductor). Es cierto que existen algunos (pocos) países como Arabia Saudí que no emiten certificado de residencia con lo que la LGT permite demostrar la residencia por otros medios de prueba. En el caso de que las autoridades del país de residencia no emitan certificado de residencia se pueden utilizar otros medios de prueba.Oct 19, 2018

https://primeralecturaediciones.com/consultas/archivo/las-autoridades-de-arabia-saudi-no-emiten-certificado-de-residencia-con-lo-que-la-lgt-permite-demostrar-la-residencia-por-otros-medios-de-prueba/

En estos casos, tendrá que ser el traductor quien nos envíe algún documento que cerciore que vive allí, como por ejemplo algún pago de impuestos, algún contrato de alquiler, alguna targeta de resident, copia del pasaporte donde se vea que se está en Arabia Saudí, algunas facturas de luz, certificado de padrón correspondiente…

Las CB no tienen personalidad jurídica propia, son entidades absolutamente transparentes en cuanto al comunero (socio) se refiere, por eso hay que practicarles retención, es casi como si fueran persones físicas.

Por otro lado, al no tener personalidad jurídica propia, no pueden obtener un Certificado de Contratistas a su nombre, por lo que dichos certificados deberán emitirse a nombre del socio.

El derecho a la deducción por inicio de actividad puede aplicarse durante el ejercicio del alta y los dos ejercicios siguientes; por tanto, si una persona se da de alta el 15 de mayo de 2021, podrá aplicar esa deducción hasta el 31/12/2023.

Al finalizar el año, suele ocurrir que muchos traductores envían sus facturas con fecha de diciembre (y la contabilizan en ese año) mientras que Okodia las contabiliza en enero del año siguiente. Esto ocasiona que exista alguna diferencia en las cantidades retenidas (IFPF) proveniente de ese mes/año de decalaje entre cuando el traductor la registra/declara y cuando lo hace Okodia.

Esto no supone ningún problema, ya que la ley tributaria indica que las empresas tienen la obligación de declarar (pagar) el IRPF retenido a los profesionales en el momento en que se les paga a ellos la factura. Por tanto, las retenciones practicadas sobre facturas de diciembre, pero que Okodia paga en enero, aparecerán en la liquidación del año nuevo y no del año antiguo.

Esta es una cuestión muy recurrente cuando se envían los modelos M190 con las retenciones aplicadas a los traductores.

No, el alta de autónomos no nos sirve, ya que lo que necesitamos es el alta en Hacienda (modelos 036 o 037). Es decir, la persona puede haberse dado de baja de autónomos y haberse dado de alta de nuevo en la fecha del documento que nos llegue a enviar, pero la fecha que permite la deducción es la del alta de actividad, por tanto, es el documento de Hacienda el que manda.

Esto nos ocurrirá al registrar la factura en Plunet. Hay traductores que indican como numeración de factura un número simple, por ejemplo 1, 2, 3… 15, 25, etc. Al cambiar de año, reinician su numeración y puede dar la casualidad de que envíen una factura con el mismo número que otra de años anteriores.

En estos casos, lo más conveniente es consultar al traductor. En el caso de que el traductor no la pueda/quiera cambiar, nosotros añadiremos en Plunet el año entre paréntesis al lado de su número. Por ejemplo: 25 (2022). De este modo, para nosotros la numeración será única y podremos gestionarla correctamente.

Por el momento tenemos establecidos 3 ciclos de facturación generales para clientes: primeros de mes, mitad de mes, final de mes.

Estos ciclos se establecen para tratar de minimizar los plazos de pago de los clientes. En este sentido, los ciclos de facturación se aplicarán del siguiente modo:

• Primeros de mes. Indicado como «Invoice on day: 1» en Plunet -> Se facturará entre los días 1 y 5 de cada mes.
• Mitad de mes. Indicado como «Invoice on day: 15» en Plunet -> Se facturará antes (o el mismo día) del día 15 de cada mes. En el caso de que estemos ya a día 16 (o más) y aparezcan facturas con facturación del día 15, la dejaremos para facturar en el próximo ciclo.
• Final de mes. Indicado como «Invoice on day: 30» en Plunet -> Se facturará antes (o el mismo día) del último día de cada mes.

En los clientes más habituales es muy normal que esto ocurra, porque hay trabajos que se finalizan casi constantemente. En este sentido, si ya se ha facturado a dicho cliente/estudio/etc., no hay problema en dejar los trabajos que acaban de aparecer para el siguiente ciclo de facturación.

La factura simplificada es un documento oficial (una factura) que sirve para justificar el pago, pero que, al contrario de lo que ocurre con la factura ordinaria o completa (nuestra factura estándar), solo consta de los datos del emisor. Así pues, en estos casos no serán necesarios los datos fiscales del receptor.

Según el reglamento de facturación (Real Decreto 1619/2012), en caso de no disponer de los datos fiscales del receptor, puede realizarse una factura simplificada hasta 400 € (IVA incluido, o lo que es lo mismo, 330,58 EUR IVA).

Básicamente se diferencian por el CIF o NIF con el que facturan. Los autónomos (normales o con epígrafe empresarial) usan su NIF para facturar (DNI letra, o NIE).
Las empresas tienen CIF, que comienzan por una letra diferente en función de su forma legal:

• A. Sociedades anónimas.
• B. Sociedades de responsabilidad limitada.
• C. Sociedades colectivas.
• D. Sociedades comanditarias.
• E. Comunidades de bienes.
• F. Sociedades cooperativas.
• G. Asociaciones y fundaciones.
• H. Comunidades de propietarios en régimen de propiedad horizontal.
• J. Sociedades civiles.
• N. Entidades no residentes.
• P. Corporaciones locales.
• Q. Organismos autónomos, estatales o no, y asimilados, y congregaciones e instituciones religiosas.
• R. Congregaciones e instituciones religiosas (desde 2008, ORDEN EHA/451/2008​)
• S. Órganos de la Administración del Estado y comunidades autónomas
• U. Uniones Temporales de Empresas.
• V. Sociedad Agraria de Transformación.
• W. Establecimientos permanentes de entidades no residentes en España

Aunque se trate de una empresa cuyo nombre será Loquesea Ltd. o similar (es decir, no será SL, SA, ni nada similar), su CIF y su dirección estará en España. En estos casos la forma jurídica suele ser «Entidad no residente» y el CIF suele empezar por la letra N. En estos casos debe facturarse igual que a cualquier SL, SA, etc. (21% IVA).

En este caso no podemos pagar su factura, dado que Okodia tiene la obligación de verificar que el proveedor está al corriente de sus deudas con la AEAT, ya que en caso de no ser así Okodia resultaría responsable subsidiaria de las mismas. Es decir, no hay ningún otro método que sustituya la cobertura que nos proporciona el certificado de contratistas, y por tanto se puede derivar responsabilidad subsidiaria.

Como información a nivel interno, en caso de aceptar pagar, aparentemente no habría deudas porque ya le habríamos pagado, y eso es lo que contestaríamos a la AEAT en caso de recibir una diligencia de embargo. Pero si la AEAT hipotéticamente hiciera la comprobación y no pudiéramos demostrar que pagamos a un colaborador que estaba al corriente de sus obligaciones fiscales (que no podríamos porque esa es la función del certificado de contratistas), la AEAT podria derivarnos la responsabilidad y obligarnos a pagar, de manera que podria darse la situación de que pagásemos dos veces (una al proveedor por su factura y otra a la AEAT por dicha responsabilidad subsidiaria).

Es importante facilitar toda la información de la que dispongas. ¿En qué Request/Quote/Order/Job/Invoice/... estabas? ¿Qué estabas haciendo justo antes? ¿Cuáles han sido los pasos que has seguido hasta llegar al error? Lo que estabas creando, ¿cómo lo has creado?

Además, es importante si puedes enviar el logger de Plunet, que se encuentra, en Plunet, arriba a la derecha donde el muñequito, Help, Download log files.

A veces, algunos departamentos o trabajos necesitan un pago anticipado para poder comenzar. El cliente suele enviar un justificante de pago para demostrarlo, y con esto damos validez y buena fe para poder comenzar. Sin embargo, nosotros no anotamos el pago hasta que se recibe realmente en el banco. En este sentido, si no hay Installment creado con nota de pago clara indicando que hay un pago anticipado, la factura debe crearse sin más y NO registrar el pago.

Esa factura se quedará como cualquier otra de cualquier cliente (Outstanding) y se marcará como pagada cuando realmente se verifique.

Las traducciones de obras literarias quedan exentas del IVA, según el BOE.

Sin embargo, nosotros no estamos pagando royalties ni cesión de derechos, por lo que cabría esperar que igualmente la factura genere IVA.

En cualquier caso, si genera o no derechos de autor hay que verlo en la ley de propiedad intelectual. 

De todos modos, la obligación de aplicar el IVA es del colaborador, no nuestra, contrariamente a lo que ocurre con el IRPF. De manera que si no lo repercute pero Hacienda considera que sí debería, a quien se lo va a reclamar es a él, nunca a nosotros. No hay problema por pagar la factura sin IVA (pero si con retención si es una persona física y tiene epígrafe profesional, claro).