Funcionamiento de nuestros servicios de mensajería

En Okodia trabajamos con 3 plataformas principales de mensajería. Aunque todas se pueden usar de forma indistinta, la elección de una u otra se basa en el coste, plazo y servicio asociado. Se intenta explicar a continuación cuál elegir en cada caso:

Nacex

Nota previa: Se expone a continuación la situación estándar con Nacex (entregas en 24-48h, antes de las 19h). En caso de que un cliente tenga extrema urgencia y necesite una entrega en menos de 24h (antes de una hora específica), debe hablarse con Nacex para valorar la viabilidad y el coste.

No se trata de una plataforma per se sino que se trata realmente de una empresa de mensajería como tal. El acuerdo que se tiene con Nacex es que deben cumplir con la recogida y con la entrega siempre.

• Ventajas:
  • Cumplimiento en un 99% de los plazos de recogida y entrega.
  • Facilidad de solicitud de recogidas mediante el CRM
  • Recogida y entrega en domicilio
  • En la mayoría de casos (España peninsular) entregas en 24h (o menos, según el servicio), y no más de 48h.
• Desventajas:
  • Coste más elevado que otras plataformas
  • Los envíos al extranjero suelen ser muy costosos (evitar o, en caso necesario, solicitar presupuesto ad hoc).

Cómo solicitar recogidas con Nacex

Solicitar recogidas con Envia.com en CRM

De manera general, se pueden realizar solicitudes de recogidas y entregas con diferentes empresas de mensajería mediante Envia.com, desde el CRM, en Mis gestiones > Gestiones > Gestiones > Generar envío (Sendiroo):

Cuestiones IMPORTANTES a considerar a la hora de solicitar cualquier recogida/entrega:

• Funcionamiento general: Es una plataforma que agrupa a numerosas empresas de mensajería logrando ofrecer precios globales generalmente bajos (low cost), por lo que también se puede esperar que el servicio no sea excelente y por lo tanto sujeto a mayor probabilidad de incidencias que Nacex.
• Recomendaciones:
  • Recogidas: Se recomienda solicitar la recogida siempre a partir del día siguiente (no para el mismo día, ya que suelen «no acudir»)
  • Entregas: Se recomienda utilizarlo solamente en los siguientes casos:
    • Entregas no urgentes (alternativa a Correos, pero el traductor no tiene que ir a una oficina sino que se lo recogen en su domicilio).
    • Entregas en España peninsular (para entregas fuera de España es preferible enviarlas por Correos o bien mediante la plataforma Packlink, por un tema de aduanas. Solamente Luis y Ana tienen acceso a Packlink).
• Envase:
  • Tipo de envase: Indicar si es un sobre u otro.
  • Dimensiones: Indicar el tamaño del paquete y peso (por defecto está configurado como «sobre», ya que es lo más habitual y dimensiones mínimas).

Cuando se rellenan los datos de RECOGIDA y de ENTREGA y se indica el tipo de envase y dimensiones, debe hacerse click en «Buscar transportista». En ese momento aparecerá un listado de posibles transportistas con información relevante (solo para información interna):

Notas importantes

La información de cada transportista es de información interna solamente, por lo tanto el criterio de selección de uno u otro debe basarse en la intuición de cada persona o de cualquier otro tipo de input que podamos tener. Por ejemplo:

• El traductor nos ha dicho que por favor no organicemos nada con X empresa de mensajería porque funciona mal en su zona; la valoración de otros clientes (ajenos a Okodia) muestra que un transportista podría causar más problemas, etc.
• La diferencia de coste entre uno u otro va a ser en muchos casos irrelevante, por lo que este criterio no debería ser el más importante a la hora de elegir uno u otro.

Una vez elegido el transportista, se nos habilitarán los campos de fecha y horario de recogida, que dependerán de cada transportista.

Una vez seleccionado todo, se puede hacer click en el botón «Confirmar transportista y generar envío».

Al cabo de 1h aproximadamente, en el CRM > Mis gestiones > Gestiones > Histórico de recogidas, tendremos un listado con alguna entrada como esta:

Es necesario hacer click en la URL de la etiqueta para que se nos abra un pdf con la etiqueta generada para enviársela al traductor y que la pueda imprimir para el envío.

Como información interna nuestra, el «Código envío» es la referencia con «Genei/Sendiroo», mientras que el «Código recogida» es la referencia con el transportista concreto.

Solicitar recogidas con Envia.com en su web

Tras accecer y loguearnos en su web, hacemos click en «+Crear envío»:

Escribimos la dirección de recogida (nombre y apellidos, teléfono y dirección). Si es de un traductor habitual, probablemente ya esté guardada y con poner el nombre en “Buscar” ya aparezca. Si queremos guardarlo como en una “libreta de direcciones” le podemos dar a “Guardar” (abajo a la derecha). También escribimos la dirección de entrega (nombre y apellidos, e-mail, teléfono y dirección):

Si es un trabajo de Iuratum, la dirección de entrega la encontramos al hacer click en el sobre (ojo no elegir la dirección que aparece en el panel de pedidos a simple vista porque puede esa es la dirección de facturación y puede ser distinta a la de entrega):

En “Tipo de envío” seleccionamos “Sobre” y elegimos uno de los que tenemos ya guardados (cualquiera de los 3 no vale para un envío de traducción jurada normal) y le damos a “Cotizar”:

Nos aparecerán las distintas opciones de envío que tenemos. Normalmente, seleccionamos Zeleris Premium o Correos Express Paq (Domicilio – Domicilio). Le damos a “Generar”:

Activamos la casilla de “Programar una recolección” y seleccionamos la fecha (no puede ser en el mismo día), y el horario de recogida. Le damos a “Generar guía”.

Nos aparece la etiqueta y el resumen de los datos de la recogida. Seleccionamos “Descargar.

Se nos descargará la etiqueta en formato PDF. El código de seguimiento es el que aparece como tracking:

Finalmente, le pasamos la etiqueta al traductor para que la pegue en el sobre del envío.

Si en envío es de Iuratum, hacemos click en “Marcar como enviado” y anotamos el código. Le damos a “Guardar”.

Varios:

• Se pueden ver todos los envío programados en “Mis envíos”

• A la derecha de cada envío aparecen las distintas acciones que se pueden realizar:

• Si necesitamos abrir alguna incidencia o hacer alguna consulta sobre el pedido, seleccionamos “Problema con mi pedido”, escribimos lo que queramos en “Comentarios” y le damos a “Enviar incidencia”

• Si necesitamos eliminar la recogida programada, seleccionamos “Cancelar guía”. Siempre que no hayan recogido el sobre todavía, se puede cancelar sin costes ni explicaciones.

• En ocasiones «Correos» (estándar, no Correos express) no pasa por la dirección de recogida. Cuando esto ocurre, y si el traductor lo estima oportuno, puede llevarlo directamente a una oficina donde se lo recogerán sin problema.

Packlink

Al igual que Genei/Sendiroo, se trata de una plataforma que agrupa muchas empresas de mensajería. El servicio y coste que ofrecen es similar al que pretenderíamos cuando hablamos de low cost. Normalmente funcionan bien, pero tienen un alto ratio de incumplimientos.

• Ventajas:
  • Bajo coste
  • Recogida y entrega en domicilio
  • Funcionan muy bien para envíos al extranjero o envíos internacionales.
• Desventajas:
  • No tiene integración con nuestro CRM, por lo que solo pueden coordinarse vía web.
  • Cumplimiento en un 80% de los plazos de recogida y entrega. Es importante recalcar que para aumentar el cumplimiento de las recogidas, se recomienda solicitarlas con al menos 1 día de antelación.
  • Aunque sea un servicio de mensajería donde las entregas suelan realizarse en 24-48h, normalmente sus compromisos de entrega suelen ser 72h (además del día de antelación que recomendamos para solicitar la recogida), por lo que debe preverse un plazo «amplio». En los envios al extranjero, prever más plazo, sobre todo si existen «aduanas».
  • No podemos establecer costes estándar, por lo que deben calcularse ad hoc.

Cómo solicitar recogidas con Packlink

En caso de necesitar organizar una recogida con Packlink, debe solicitarse a Luis/Ana, ya que solamente ellos tienen acceso a Packlink.