Recurso 02 – Funciones específicas de coordinadora/manager del equipo

Las siguientes tareas se añaden a las tareas habituales de cada puesto de trabajo sin implicar una carga adicional de trabajo, es decir, las tareas habituales de cada puesto de trabajo se realizarán cuando no se estén realizando las tareas específicas de coordinación.

• Organizar reuniones periódicas con su equipo y con Dirección.

Los motivos de estas reuniones pueden ser múltiples: tratar cuestiones propias del equipo, comentar incidencias, procesos, cambios, mejoras, etc. Se entiende que si surgen acciones que realizar habrá que determinar quién es la persona más adecuada para que realice esas acciones, que puede ser Dirección, la propia coordinadora o cualquier otra persona, en función de cada caso.

• Realizar evaluaciones periódicas a su equipo.

Estas evaluaciones se pueden realizar tanto a través de entrevistas o charlas, como análisis de datos o cualquier otro medio.

Por el momento, tampoco tienen por qué ser evaluaciones con papel y lápiz, sino que se trata de que la coordinadora pueda saber la situación productiva, personal, sensaciones, etc., de su equipo.

• Mantenimiento de los procedimientos de su área, en coordinación con otras managers en caso de solapamiento.

Los procedimientos cambian con el tiempo, por lo que deben mantenerse al día. También se incorporan procedimientos nuevos que tratan de dar respuesta a las necesidades de algún equipo o de algún proceso, herramienta o cliente. La utilización de los procedimientos es de obligado cumplimiento, pero son las personas que los utilizan en el día a día quienes pueden sugerir mejoras o cambios cuando hay algo que no encaja, que no se entiende bien o que debe modificarse por algún motivo. Estos cambios también pueden producirse para dar respuesta a alguna Incidencia o por alguna mejora en concreto. Puesto que la coordinadora de equipo es quien mejor y mayor contacto tiene con su propio equipo y a su vez se encuentra en la gestión del día a día de sus procesos, el mantenimiento de los procedimientos de su equipo forma parte de su responsabilidad. Esto implica ser el punto de comunicación central de dicho equipo y otros equipos implicados a quienes puedan afectarles los cambios. La redacción de los cambios, artículos nuevos, etc., puede realizarlos la propia coordinadora de equipo u otra persona a la que designe, en función de las necesidades de cada momento o de las características del artículo o propuesta sugerida. La incorporación de los cambios o de los artículos se realiza, por el momento, desde Dirección, debido a la imposibilidad de que ninguna otra persona lo pueda hacer directamente.

• Gestión de horarios y vacaciones/ausencias del equipo.

Coordinación de los horarios y vacaciones/ausencias de su equipo a fin de que el equipo pueda seguir trabajando con normalidad. A día de hoy, lo habitual es que las propias personas del equipo ya hablen entre ellas para coordinarse sobre sus días/horas de ausencia y, una vez puesto en común, soliciten dichas ausencias, por lo que en general, a la práctica, esto solamente suele implicar la aceptación de dichas vacaciones en Bizneo.

• Gestión de Incidencias (relacionadas con su equipo/área).

Cuando ocurre una Incidencia relacionada con su equipo/área, ser la primera persona con capacidad de reacción y de proponer soluciones, a fin de solventar la Incidencia. Estas soluciones deberían ser consensuadas con su equipo, e incluso las soluciones podrían partir del propio equipo, pero se pretende que la coordinadora sea esa persona central del equipo que pueda tomar una decisión en caso de falta de consenso, desacuerdo, decisiones más complejas… pero a fin de cuentas que pueda gestionar una Incidencia propia de su equipo. Las acciones que se propongan para solucionar la Incidencia deberán realizarlas las personas a las que se designe en cada momento.

Nota: Esto no significa que la coordinadora sea la única persona que pueda gestionar la Incidencia, pues habrá casos donde deban implicarse más personas, o donde deba tratarse la Incidencia con algún superior jerárquico.

• Detectar carencias y posibilidades de mejora relacionadas con su equipo/área (personal, traductores, material, etc.).

A medida que Okodia se hace grande se constata la dificultad de estar en el día a día de cada equipo, de ver qué comentan las diferentes personas, qué necesidades tienen, o qué se puede mejorar. Se pretende que la coordinadora sea ese ojo avizor que detecte posibles carencias, inquietudes, posibles mejoras de su equipo (y situaciones relacionadas con su equipo) para poder trasladar esas necesidades o posibilidades de mejora a quien corresponda.

• Coordinación de la carga diaria de trabajo, pendientes en casos de ausencia…

El día a día de la gestión de proyectos de un equipo se basa en que cada persona, de forma individual, va autoasignándose proyectos o solicitudes de los clientes, de forma equilibrada con el resto de compañeras. Puesto que los proyectos son de diferente envergadura, se pretende que la coordinadora pueda tener una visión general de la carga de trabajo del equipo y el equilibrio entre las diferentes compañeras. Esto puede darse de forma absolutamente natural, o puede ser necesario que la coordinadora consulte a cada persona con qué está en cada momento a fin de poder equilibrar dicha carga de trabajo. Además del día a día, esto cobra especial importancia cuando existen ausencias del equipo y los trabajos de las compañeras ausentes deben repartirse entre el resto de compañeras. Nuevamente, esto puede darse de forma natural entre las compañeras o puede ser necesario una acción más proactiva de la coordinadora indicando quién debe encargarse de ciertos trabajos, repartiéndolos de forma equilibrada según la carga del equipo.

Nota: En ningún caso se pretende que la coordinadora consulte constantemente a su equipo con qué están, ni que tenga un control sobre lo que hace cada compañera en cada momento, sino que en caso de ser necesaria una actuación por variaciones en la carga de trabajo, por la necesidad de realización de alguna tarea específica, etc., la coordinadora pueda tener esa visión global de qué tiene cada persona entre manos (o consultar puntualmente) a fin de poder coordinar dicha carga de trabajo y rebalancearla si fuera necesario.

Nota: También se realizarán análisis de rendimiento de cada persona, que se comentarán con la coordinadora del equipo a fin de poder tomar las medidas/acciones necesarias.

• Guiar al equipo a la hora de tomar decisiones rápidas y ser el contacto de referencia con los clientes/traductores de su equipo.

Esto iría en línea con lo indicado en el apartado de Incidencias, pero no necesariamente tiene que partir de una Incidencia. Se pretende que la coordinadora sea la primera persona a la que se puede escalar una situación cotidiana a fin de poder tomar una decisión rápida. Como con las Incidencias, la decisión no tiene por qué ser exclusivamente de la coordinadora, sino que se pretende que partan del consenso, pero sí que tenga la capacidad de decisión necesaria dentro del equipo.

También será la persona de referencia de los clientes y traductores del equipo, esa persona central a la que los clientes/traductores se dirigirán para cualquier cuestión no relacionada con un trabajo en concreto. Lógicamente, en función de cada caso, la coordinadora podrá delegar las acciones necesarias en otra persona de su equipo o escalarlo. Por supuesto, no se desea que todo deba pasar por la coordinadora (p. ej.: si un traductor envía una consulta sobre facturación a una PM, la propia PM debería redirigirlo a Facturación, no a su coordinadora).

• Acogida específica para formación de nuevas empleadas.

Como en el caso anterior, la coordinadora será la persona de contacto principal de una nueva empleada en su equipo. Será esa persona central que le realizará la acogida y que la formará dentro de su propio equipo. La coordinadora tiene potestad para poder delegar en otras personas de su equipo cualquier necesidad que se presente (p. ej.: revisar algún trabajo, ayudar con algunas explicaciones específicas, etc.).

• Otras cuestiones relacionadas con un puesto de manager.

Aunque en el listado se pretende abarcar todo lo posible, cabe la posibilidad de que nos dejemos algunas cosas en el tintero o que en el día a día puedan surgir cuestiones específicas no plasmadas aquí. Esta línea pretende dejar abierto el listado para otras cuestiones no plasmadas inicialmente pero que entren dentro de una lógica generalmente aceptada de lo que sería un puesto de coordinación.

Por supuesto, en caso de que la coordinadora necesite cualquier medio, recurso o herramienta para poder realizar sus funciones, formará parte de su responsabilidad solicitarlo a quien corresponda.