CD004 – RRHH
1. Proceso
1.1 Nombre del proceso
Gestión de los Recursos Humanos
1.2 Propietario del proceso
Resp. RRHH
1.3 Misión, objetivos y finalidad del proceso
Acorde a los capítulos 7.1, 7.2 y 7.3 de la norma ISO 9001:2015 y al capítulo 3 de la Norma ISO 17100:2015, el objeto del presente procedimiento es asegurar que OKODIA proporciona los recursos necesarios para implementar y mantener actualizado el sistema de gestión y mejorar continuamente su eficacia, gestionando adecuadamente los recursos humanos, garantizando los niveles de formación y estableciendo e identificando las necesidades formativas del personal.
1.4 Actividades realizadas en el proceso
- Definición de los perfiles de trabajo existentes
- Determinación de los requisitos y competencias del puesto de trabajo
- Detección de necesidades formativas
- Elaboración del Plan de formación
- Evaluación de las acciones formativas (Okodemy, Valoración cursos)
1.5 Entradas
- Necesidades formativas
- Incorporación de nuevo personal
- Puestos de trabajo
- Capacidades del personal
1.6 Salidas
- Registros de cualificación y formación
- Plan de formación
- Evaluación de la eficacia de la formación
1.7 Recursos afectados
- Puestos implicados
- Responsable de calidad
- Responsable de RRHH
- Personal de OKODIA
- Infraestructura
- Equipamiento informático (ordenadores y servidores)1.8 Información documentada aplicable
- Documentos
- Manual de calidad
- Procedimiento CD001 – Gestión de la información documentada.
- Registros
- Ficha de puesto de trabajo
- Curriculum Vitae
- Registros de planificación y evaluación de la formación
- Okodemy (Valoración cursos)
- Indicadores
3. Actividades
3.1 Requisitos del puesto de trabajo
- Responsable: Responsable de RRHH
OKODIA dispone de un Organigrama en el que se definen los puestos de trabajo y las áreas técnicas existentes en la organización, así como relaciones de autoridad.
Todo el personal de OKODIA que realiza trabajos que afectan a la calidad de los servicios prestados dispone de la competencia, formación, habilidades y experiencia adecuadas, según queda recogido en el Curriculum Vitae de cada uno de ellos.
La persona Responsable de RRHH, en coordinación con la Dirección, establecerá documentalmente los requisitos necesarios para desempeñar cada puesto de trabajo definido en el Organigrama de la empresa, describiendo en el formato Ficha de perfil de puesto de cada uno de ellos la formación, experiencia, responsabilidades y habilidades requeridas.
El Responsable de calidad debe asegurarse que dispone de todas las evidencias necesarias del personal de OKODIA, tanto interno como externo, que acredite su competencia tal y como se define en su correspondiente Ficha de perfil de puesto. En el caso del personal de OKODIA, se dispone de una carpeta en el servidor en el que se almacena toda la información; en el caso de los traductores y revisores externos, se registra a través de Plunet.
3.2 Cualificación y seguimiento de los traductores externos
- Responsable: Responsable de RRHH
Todos los colaboradores externos que realizan trabajos de traducción y revisión para OKODIA tienen que asegurar y evidenciar las aptitudes y competencias profesionales y técnicas adecuadas para el desarrollo del trabajo contratado al igual que el resto del personal de la organización, según lo especificado en el formato Ficha de perfil de puesto del puesto de trabajo correspondiente.
En el caso de los colaboradores externos que ya formaban parte de la base de datos de OKODIA en el momento de la implantación del Sistema de Calidad, la empresa dispone de un Curriculum Vitae actualizado en el que se detalla su cualificación, formación y competencias técnicas, y siempre que sea posible, copia de los certificados o títulos de formación correspondientes que lo acrediten.
Para los nuevos colaboradores, además de cumplir con las exigencias determinadas por la Ficha de perfil de puesto, para lo cual deben de enviar el Curriculum Vitae actualizado, y siempre que sea posible, copia de los certificados o títulos de formación, deben superar un proceso de prueba. La realización de esta prueba puede realizarse en alguna de las siguientes situaciones:
- En el caso de que se quiera o se necesite ampliar la base de datos de colaboradores con algún perfil específico, se realiza una prueba de traducción de unas 300 palabras que posteriormente revisa una persona de confianza de OKODIA (traductor o revisor habitual experto en la materia y en el idioma), siendo esta persona la encargada de valorar su idoneidad y dejar sus comentarios.
Esta prueba también puede realizarla algún traductor histórico que quiera ampliar sus campos de traducción y no pueda aportar las competencias mínimas necesarias en dichas áreas.
- En ocasiones, por la carga de trabajo existente o por las propias limitaciones de tiempo de las personas que tienen que participar en el proceso, la propia prueba de traducción se realiza sobre un encargo real. En estos casos, la propia revisión del trabajo sirve como valoración por parte de esa persona de confianza.
- Puntualmente puede ocurrir que se trate de algún idioma o una combinación de idiomas nuevo, no disponiendo por tanto de una persona de confianza. En estos casos se trabaja con el traductor y el revisor, de manera que ambos dan el feedback y la valoración de la otra persona (el revisor sobre la traducción y el traductor sobre los cambios propuestos por el revisor). Además, en esta situación, siempre se acude a foros o plataformas de traducción (por ejemplo, Proz) para buscar comentarios de otros clientes que puedan aportar otra vía de garantía de los trabajos realizados por estas personas.
Tanto en la situación 1 como en la 2, si la valoración de la persona de confianza no es buena, dicha persona no entra a formar parte de la base de datos de colaboradores. En la situación 3, si existen discrepancias entre traductor y revisor, se consulta a un tercer traductor para analizar quién tiene razón, aplicando las medidas correspondientes.
Si supera el proceso de prueba, se le incorpora a la base de datos de colaboradores para posibles proyectos. En caso negativo, se desestima su candidatura. El resultado de las pruebas de traducción queda registrado en la base de datos de recursos humanos, en un apartado donde aparece la nota objetiva del resultado de la prueba y algún comentario del revisor, si resulta relevante. En el caso de las pruebas realizadas a través de encargos reales, este proceso también queda registrado en Plunet.
El seguimiento de los colaboradores externos es continuo. Cualquier incidencia detectada en su trabajo es registrada en su ficha de Plunet. En función de la trascendencia de esta incidencia o del número de ellas, la Dirección puede tomar la decisión de la deshomologación del colaborador, la cual quedará registrada en Plunet. Mientras esta ficha no recoja lo contrario, el colaborador está activo.
3.3 Necesidades formativas
- Responsable: Responsable de RRHH / Responsable de calidad
La Dirección de OKODIA es la responsable de determinar la competencia necesaria del personal que realiza trabajos que afectan a la calidad del producto o del servicio prestado.
Para identificar las necesidades de formación del personal, la Dirección tiene en cuenta los siguientes aspectos:
- Necesidades productivas o estratégicas de la organización.
- Propuestas realizadas por el propio personal.
- Deficiencias detectadas en el correcto funcionamiento del Sistema.
- Casos puntuales, tales como incorporación de nuevo personal, cambio de puesto o de responsabilidad de personal interno, cambios en los métodos de trabajo, etc.
Las acciones formativas realizadas se registran en Okodemy. La Dirección de OKODIA es la responsable de proporcionar los recursos necesarios para llevar a cabo toda la formación contenida en dicho Plan o de tomar otras medidas para cubrir dichas necesidades. La formación puede realizarse de manera externa o de forma interna en función de las características propias de cada necesidad formativa.
Por el tipo de actividad desarrollada, el personal de OKODIA puede realizar acciones de autoformación según los requisitos de un determinado proyecto (por ejemplo, manejo de una herramienta informática del cliente, etc.). La persona Responsable de calidad valorará en cada caso la inclusión de esta autoformación en el CRM en función de la naturaleza y de las características de la misma.
En el caso de asistir a cursos formativos, cada participante debe valorar su eficacia por medio de la evaluación existente en el CRM, en la que se evalúa si ésta ha sido eficaz o no. Por su parte, la Dirección realiza un análisis anual de la formación realizada a lo largo del año en la Revisión por la Dirección. La persona Responsable de Calidad se encarga de solicitar y guardar los certificados que acreditan la realización de los cursos.
En el caso de la formación interna, la asistencia se registra en Okodemy (Valoración cursos), realizado por la persona que imparte la sesión formativa.
3.4 Nuevas incorporaciones
- Responsable: Responsable de RRHH / Responsable de calidad
En el caso de personal de nueva incorporación, los diferentes Responsables planifican una formación sobre los procesos que le son de aplicación. Además, la persona Responsable de Calidad se encarga de formarle sobre el Sistema de calidad (Política de calidad, procesos, formatos, etc.).
La evaluación de la eficacia de esta formación se lleva a cabo según lo definido en el apartado anterior.