Guía de buenas prácticas para la Gestión de Proyectos de Traducción

Objetivo de la guía

Garantizar una distribución equitativa del trabajo, optimizar tiempos de respuesta y mejorar la calidad de la gestión de proyectos, promoviendo una colaboración más eficiente entre todas las integrantes del equipo.

Sistema de autoorganización

Elige el método que mejor se adapte a ti:

• Agenda física o digital
• Lista de tareas por día
• Bloques de tiempo o alarmas para revisar bandeja de entrada

Organización del espacio de trabajo

Espacio físico

• Crea un entorno cómodo, con buena iluminación y sin distracciones.
• En la medida de lo posible, mantén tu escritorio (virtual y físico) limpio y ordenado, ya que mejora la concentración y reduce el estrés y la ansiedad.
• Utiliza auriculares con cancelación de ruido si vives en un entorno ruidoso.

Organización digital

• Gmail: merece la pena consultar a alguna de tus compañeras cómo se organiza su bandeja de entrada, porque puede que haya consejos útiles que puedas aplicar en tu día a día. Quizás no (todos) sean útiles por tu forma de trabajar u organización, pero seguro que habrá otros que te serán provechosos:

Tips útiles:

• Crea etiquetas (automáticas, o no) por cliente, tipo de tarea, proyecto… (ej. [Cliente A], [Revisión], [Presupuestos]).
• Activa la vista de “Correo Prioritario” para ver primero lo más relevante (ve a la configuración de Gmail y selecciona la pestaña Recibidos. Desde allí, podrás activar la opción Tipo de bandeja de entrada: Prioritarios.
• Usa colores para destacar lo urgente.
• Archiva o elimina los correos una vez gestionados.
• Usa la estrella ⭐ para tareas importantes que requieren seguimiento. Aprovecha los diferentes colores de estrellitas para darles significado (por ejemplo, 🔴 Urgente, 🟡 Esperando respuesta, 🟢 Completado). Dales el significado que mejor te encaje a ti.
• Activa el panel de vista dividida para consultar correos y responder rápidamente.
• Activa las bandejas de entrada múltiples, para crear bandejas con diferentes filtros.
• No dejes que el espacio usado en tu correo y Drive supere el 80% de tu capacidad. Elimina correos.
• Utiliza respuestas predeterminadas en forma de plantillas.
• Utiliza la función de «posponer» (snooze) emails. Ejemplo de uso, si hay cualquier tema que toque retomar días más tarde o hacer seguimiento (por ej., envías un email y no quieres que se pierda en el limbo si la otra persona no responde), puedes posponerlo para dentro de X días y así «llega» de nuevo a la bandeja de entrada, como si fuera un recordatorio.

Regla de oro:

“No más de una hora sin responder una solicitud en la bandeja de entrada.”

• Ordenador: Utiliza carpetas estructuradas en tu ordenador si guardas archivos localmente, por ejemplo:

/Clientes > Cliente X > Año > Proyecto

01 – Pendientes», «02 – Entregados», «03 – A revisar»

• • Ejemplo compartido por una compañera:

Respecto a la organización en el ordenador, yo por ejemplo dentro de la carpeta del proyecto lo tengo estructurado como 01_Source, 02_Tra, 03_Rev, 04 Entrega y ahí voy metiendo los archivos según corresponda. Puedes tener varias carpeta vacías con esta estructura (o con la que quieras) y luego solo basta con cambiarle el nombre cada vez que tengas un proyecto nuevo. En mi caso las renombro con el número de Order o presupuesto_Combinación de idiomas_Nombre del cliente_Asunto del correo. No hace falta que sea esta misma estructura, pero también me parece útil para renombrar los proyectos de Trados.

Planificación diaria

Nota previa importante: Como PMs, es muy importante no dejar los chequeos para el final, sino tratar de avanzarlo antes.

Primera hora del día:

• Echa un vistazo rápido a tu agenda y a los trabajos que ya sabes seguro que tendrás que atender ese día. Eso te ayudará a organizar mentalmente tu día.
• Prioriza solicitudes pendientes de esa misma mañana o del día anterior, o bien prepara/realiza entregas que deban realizarse enseguida.
• Continua con entregas que se harán a lo largo del día (descarga, pasa Xbench, corrector, plantea posibles dudas a los traductores).
• Luego, responde nuevos correos de la bandeja.

Después:

• Mientras los traductores responden a dudas de las entregas que tengas programadas para ese día, revisa la bandeja de entrada por si hubiera nuevas solicitudes que atender. Si no las hay, adelántate y revisa entregas para el día siguiente.
• Avanza trabajo de otros días u ofrece ayuda a tus compañeras si tienes tiempo libre.

Ejemplo de checklist diaria:

✅ Revisar bandeja de entrada

✅ Descargar y preparar entregas del día

✅ Resolver dudas con traductores

✅ Atender nuevas solicitudes

Tips útiles:

• Piensa el orden en el que vas a hacer ciertas tareas y altérnalas. Por ejemplo, ¿necesitas que un traductor o un cliente te dé respuesta a algo para poder continuar? Escríbeles, y mientras esperas respuesta, realiza alguna de las otras tareas (preparar un presupuesto, una entrega, sacar otro trabajo a traducir, echar una mano a alguna compañera…).
• Aplica el concepto KYC (Know Your Customer) a los clientes y a los traductores. Si sabes que cierto traductor tiene tendencia a entregar tarde, a plantear dudas, o a cualquier otro hábito particular (y lo mismo con los clientes), anticípate, da instrucciones todavía más precisas si cabe, prevé problemas y soluciónalos antes de que ocurran, ponte recordatorios para hacer seguimiento…
• Al finalizar el día y antes de cerrar el ordenador, echa un vistazo a tu agenda y proyectos ya previstos para «mañana». Esto te preparará para afrontar el día siguiente con una buena organización mental.

Comunicación con tu equipo

• Mantén una comunicación abierta con tu coordinadora y compañeras.
• Comparte dudas, sugerencias o mejoras sin esperar a reuniones formales.
• Si detectas a una compañera sobrecargada y tú estás más libre, ofrece ayuda. Aplica la máxima Do ut des.

Ejemplo de mensaje proactivo a una compañera:

“¡Hola! He terminado las entregas urgentes y tengo una horita libre. ¿Hay algo con lo que pueda echarte una mano?”

Prioriza la solución de dudas y problemas

Plantéate lo siguiente:

• ¿He buscado la información en Okopedia?
• Si no la he encontrado, o bien no me ha quedado claro, plantea la duda a tus compañeras. Aunque existe una coordinadora, piensa que en la mayoría de situaciones todas tus compañeras pueden ayudarte a resolver dudas. Para evitar sobrecargas innecesarias y que todas las personas puedan aprender, plantea la duda en común, o plantea si alguien te puede ayudar y dirige la duda a una única persona en concreto.
• Una vez resuelto, piensa si eso mismo era una única duda tuya, sin más, o bien si es susceptible de que otras compañeras puedan tenerla, o de que eso mismo pueda ocurrir en el futuro. En caso de que ocurra esto último, dedícale unos minutos a redactarlo/mejorar la redacción existente a fin de poder incorporarlo a Okopedia. Es mucho mejor dedicarle unos minutos en ese mismo momento y dejarlo documentado para el futuro que la existencia de una duda/problema recurrente.
• ¿Es algo que solamente tu coordinadora o un superior jerárquico puede resolver? Dirige la cuestión solamente a esa persona. Si no es algo exclusivo de tu coordinadora o de un superior jerárquico, dirígelo en común.
• ¿Y si es algo que solamente mi coordinadora o un superor jerárquico puede resolver pero no están disponibles para poder hacerlo? Piensa si es algo que puede esperar a que estén disponibles. Si no puede esperar (ejemplo, establecimiento de una tarifa que se desconoce), plantea la duda a otra coordinadora de otro equipo o departamento que creas que te puede ayudar, o en caso de imposibilidad plantea la duda en común con tus compañeras para poder salir del paso.
• ¿Se trata de algo extremadamente urgente o muy sensible? Aplica las soluciones de urgencia.

Equilibrio en la carga de trabajo

Evita extremos:

• No te sobrecargues, pero tampoco permitas que tus compañeras lo estén si tú puedes asumir más carga.
• No acapares tareas por compromiso ni evites tareas por comodidad.

Consejo práctico:

Al asignar o recibir nuevos trabajos, pregúntate:

¿Tengo la capacidad real de gestionar esto ahora sin comprometer calidad ni plazos? ¿Pueden el resto de mis compañeras encargarse o debo hacer el esfuerzo?

• Revisa cada mañana tu carga vs. la de otras compañeras y colaborad en equipo para que todo salga de la manera más fluida posible.

Ejemplo de plantilla para autorrevisión diaria (puedes tener esta información en tu agenda o en un Excel):

Tarea	Urgente	Tiempo estimado	Asignada	Estado
Revisión entrega Cliente X	✅	45 min	Yo	Pendiente

Gestión de solicitudes y correos

• No dejes solicitudes sin responder más de 1 hora. Acordad entre el equipo cuándo se harán un parón técnico para repartir el trabajo que haya llegado. Por ejemplo, a cada hora en punto se revisan las solicitudes nuevas y se reparten.
• Aplica la regla de los 5 minutos: si algo puede hacerse ya y te va a llevar menos de 5 minutos, hazlo, no lo pospongas.

Tip: Crea respuestas predefinidas para peticiones comunes en Gmail.

(Ej. para urgencias: “Hemos recibido tu solicitud y estamos gestionando el presupuesto y organizando al equipo para esta urgencia, te decimos algo lo antes posible.”)

Organización de proyectos en Plunet

Antes de cambiar de tarea, deja el proyecto 100% listo:

• Usa todo lo que Plunet puede ofrecer que ya está creado de manera predeterminada para ahorrarte tiempo de gestión: templates, workflows… Si hay algo que suele ser repetitivo y no está automatizado plantea en voz alta la posibilidad de automatizarlo.

• • Si se necesita preparar archivos, encárgalos ya.

• Crea y deja configurados los «Jobs» (fechas de entrega, instrucciones, carpetas a las que dar acceso al traductor, elige al traductor, elige al revisor…) aunque falten archivos por enviar. Esto evita que tengas que ir y volver sobre el mismo proyecto varias veces y minimiza tu tiempo de gestión, puesto que además evitas que se te escapen detalles del proyecto.
• Confirma al cliente que has puesto en marcha el proyecto solamente cuando realmente lo hayas puesto en marcha.

Anticipación de riesgos

• En trabajos largos, ve haciendo seguimiento continuo, por ejemplo preguntando cada 2-3 días cómo va, cuál es el progreso, etc. Además, solicita entregas parciales (esto te servirá para saber cómo avanza el traductor y para ir avanzando con la revisión del trabajo, en caso de ser necesario). También te servirá para tener parte del trabajo en caso de fallos o errores de último momento. (No es lo mismo que no se entreguen 10K palabras en último momento porque se ha roto el pc del proveedor que que falten 2K palabras del último día).
• Comunícate proactivamente con traductores:

“¿Vas bien de tiempo? ¿Necesitas resolver alguna duda?”

Esto evita contratiempos de última hora y también estrechas relaciones con los traductores, ya que te verán como una gestora preocupada no solo por el propio trabajo, si no también por ellos.

Prioridades claras

• Atiende primero solicitudes urgentes en la bandeja.
• Luego, entregas del día.
• Alterna tareas pensando en poder hacer unas tareas mientras te responden a otras.
• Después, tareas de días siguientes y organización interna del equipo.