IN003 – Manual de Comunicación corporativa

Introducción

La estructura organizacional del Grupo Okodia, la dispersión geográfica de todos los empleados internos y externos, así como de los colaboradores y la necesidad de coordinar actividades para lograr un entendimiento entre todo el equipo humano, hacen necesario contar con un sistema eficaz de comunicación que permita alinear los principales mensajes de la organización, genere un fuerte sentido de pertenencia a la empresa y promueva óptimas relaciones interpersonales. Asimismo, es importante tener presente que “todo comunica”: desde los e-mails que mandamos a nuestros clientes, proveedores, compañeros y demás colaboradores, hasta los mensajes que publicamos en las redes sociales. Las cosas que decimos y la forma en que lo hacemos conforman la imagen que tienen los demás acerca de Okodia.

Por ello, consideramos que desarrollar una eficiente comunicación interna y externa es clave para formar una cultura corporativa integrada y que contribuya al cumplimiento de los objetivos de la empresa.

Definición

Este manual determina cómo debemos gestionar la comunicación interna y externa de Okodia. Su aplicación y cumplimiento es responsabilidad de todos los empleados, tanto internos como externos y, por lo tanto, debemos tener en cuenta que:

• todos los colaboradores somos responsables de la comunicación que realizamos, sea voluntaria o involuntaria. Los responsables de cada departamento son los principales encargados de mantener informada a la empresa y al personal a su cargo, así como de promover una comunicación de doble vía dentro de sus equipos de trabajo;
• contamos con un estilo propio de comunicación, alineado a nuestra cultura corporativa, que se caracteriza por ser horizontal, participativa, cálida, veraz, efectiva y responsable;
• priorizamos la comunicación directa, sea vía e-mail, mensajería instantánea o telefónica como principales canales de comunicación, dirigiéndonos a nuestro interlocutor de manera adecuada, profesional, seria, rigurosa y responsable, siempre con el máximo respeto;
• consideramos nuestra información como un activo de la compañía y velamos por su seguridad;
• utilizamos adecuadamente nuestra marca e identidad corporativa, dentro y fuera de la organización;
• cuando participamos en redes sociales lo hacemos a título personal. En caso de referirnos a Okodia, tendremos en consideración las implicaciones que tendrán nuestras acciones;
• evitaremos, en la medida de lo posible, realizar comunicaciones profesionales fuera de los horarios habituales de trabajo, tanto por la imagen profesional de la empresa como por la salud y descanso de los empleados.

Objetivos

Los objetivos de este manual de comunicación son:

• definir nuestra política de comunicación corporativa, común a todos nuestros empleados;
• asegurar la coherencia y transparencia en todas nuestras comunicaciones internas y externas;
• definir nuestra comunicación vía e-mail, mensajería instantánea o telefónica;
• determinar nuestro enfoque de comunicación en los medios sociales;
• establecer los responsables de la comunicación.

Canales y medios

Toda comunicación acerca de Okodia debe ser honesta y transparente, estar basada en información veraz y estar en consonancia con valores corporativos y estrategia empresarial de Okodia.

Comunicación vía e-mail

El correo electrónico es el principal canal de comunicación externo de Okodia. Por ello, en este apartado definimos cómo debemos usar el correo electrónico de Okodia y cómo debemos comunicarnos con nuestros clientes, proveedores, compañeros y demás colaboradores.

Esta normativa afecta a todas las personas que cuentan con un e-mail de trabajo @okodia.com, @okomeds.com, @iuratum.es, @kelsen-hart.es, @okngo.org, @okosmetics.com u otros dominios asociados a la empresa Okodia SLU.

Como empleado interno o externo de Okodia debes tener en cuenta que:

• somos una agencia de traducción y tu escritura refleja cómo es nuestra agencia. Recuerda escribir de forma correcta, respetando las normas ortográficas y gramaticales de la lengua (ej.: uso de signos de puntuación iniciales, tildes, etc.)
• cualquier comunicación profesional relacionada con Okodia o en nombre de Okodia debe realizarse desde la cuenta profesional asignada. Bajo ningún concepto deberá realizarse desde cuentas personales;
• cada cuenta de correo electrónico es de uso estrictamente profesional y está asociada a una persona responsable de la misma. Por lo tanto, no se debe usar la cuenta de correo profesional para enviar o recibir e-mails de carácter personal;
• no se debe enviar mensajes que atenten contra la seguridad e integridad de clientes, proveedores, compañeros y otros colaboradores de Okodia. Queda prohibido enviar mensajes despectivos, engañosos o falsos, que ataquen o abusen de clientes, proveedores, compañeros u otros colaboradores de Okodia;
• no se debe difundir información confidencial, ni revelar información que desacredite o pueda perjudicar a Okodia;
• en la medida de lo posible, debe evitarse enviar o recibir mensajes de correo electrónico cuyo tamaño supere los 5 MB (incluyendo todos los archivos adjuntos del mensaje). En el caso de necesitar incluir archivos adjuntos pesados en el correo electrónico, se recomienda utilizar medios alternativos seguros de nuestro propio servidor;
• en caso de recepción de correo de dudosa procedencia o sospechoso de contener virus, debe consultarse con el responsable o con algún compañero una segunda opinión antes de decidir abrirlo y poder poner en peligro el material informático o documentación confidencial;
• la persona asignada a la cuenta de correo electrónico es responsable de mantener depurado su buzón para evitar la saturación del mismo, así como de guardar la información de su correo que considere importante;
• no se debe enviar, recibir, bajar, copiar o ejecutar vídeos, música, gráficos, ni otros archivos no relacionados con la actividad de Okodia;
• no se debe usar el correo electrónico de forma que interfiera en el normal desarrollo del trabajo profesional desempeñado en Okodia;
• en caso de no poder dar una respuesta inmediata o en un plazo de tiempo razonable a nuestro interlocutor siempre se debe confirmar recepción del e-mail. Nuestro interlocutor debe saber que hemos recibido su correo y que estamos trabajando en su solicitud.

Comunicación vía mensajería instantánea o telefónica

A menudo el correo electrónico puede resultar un canal de comunicación lento y puede ralentizar el desempeño de nuestras tareas. También puede ser necesario obtener una respuesta o confirmación inmediata de nuestro interlocutor. Del mismo modo, la dispersión geográfica de nuestros compañeros y la ausencia de una oficina física desfavorecen las relaciones interpersonales de los empleados y colaboradores.

A fin de poder subsanar, en la medida de lo posible, estas circunstancias, se recomienda la utilización de vías de comunicación directas, como son:

• mensajería instantánea, normalmente para la comunicación directa con nuestros compañeros. Por comodidad con la integración del correo electrónico se suele utilizar Hangouts/Meet. En cualquier caso, se permite la utilización de otra herramienta de mensajería instantánea que pueda resultar más cómoda;
• Skype, normalmente para la comunicación directa con colaboradores externos, por ser una herramienta de uso ampliamente extendido y ser un híbrido entre el canal escrito y el oral. En caso de necesitarse, se dispone de un usuario común para todos los empleados con saldo para poder realizar llamadas al exterior. El usuario es: okodia;
• teléfono, normalmente para la comunicación directa con el exterior. Las líneas telefónicas se encuentran abiertas en horario de 9h a 18h para llamadas entrantes y en todo momento para llamadas salientes. También pueden utilizarse para comunicarse de forma directa con la extensión de cualquier compañero que disponga de línea telefónica.

Medios de comunicación social

En Okodia somos conscientes de que la comunicación empresarial no puede plantearse sin tener en cuenta los medios sociales, siempre y cuando sean utilizados correctamente para evitar problemas potenciales derivados de su mal uso. En consecuencia, todos los empleados de Okodia deben usar el sentido común en sus comunicaciones a través de los medios sociales, teniendo presentes la confidencialidad con la compañía y sus clientes y proveedores.

Como empleado de Okodia no se deben usar los medios sociales para:

• difundir información corporativa (confidencial o no). Es decir, publicar/compartir datos de Okodia, en ningún formato (fotos, textos, vídeos, etc.), sin la autorización previa de la Dirección. Se autoriza expresamente la utilización de los medios sociales para la difusión de posibles ofertas de trabajo siempre y cuando no se desvele información confidencial;
• participar en cualquier actividad o revelar información que desacredite o pueda perjudicar a Okodia;
• atacar o abusar de clientes, proveedores, compañeros u otros colaboradores de Okodia. Los empleados deben comunicarse siempre con educación y respeto, siendo profesionales;
• publicar comentarios o enviar mensajes despectivos, engañosos o falsos;
• publicar comentarios o enviar mensajes anónimos o con pseudónimos. Los empleados deben usar siempre su nombre real e identificarse como trabajadores/colaboradores de Okodia cuando sea necesario;
• crear un grupo, página, blog, etc. que mencione a Okodia sin la aprobación previa de la Dirección. Se autorizan expresamente las tareas de Linkbuilding desarrolladas desde el departamento de Marketing;
• usar los medios sociales de forma que interfieran en el normal desarrollo del trabajo desempeñado en Okodia.

Como empleado de Okodia, formas una parte importante de nuestra comunidad virtual. Por ello, te animamos a participar en nuestro blog, podcast, página web, grupo de LinkedIn y nuestros perfiles sociales de Facebook, X, Instagram… publicando tus comentarios, expresando tus opiniones profesionales, participando en posibles debates y concursos, etc. Además, te invitamos a proponer nuevos contenidos que crees que pueden aportar valor a nuestros clientes y colaboradores, demostrar nuestro know-how, y reforzar nuestra marca (por ejemplo, si tienes una idea para un nuevo artículo). Para ello, debes ponerte en contacto directamente con marketing@okodia.com para que se pueda valorar tu propuesta.

Reseñas y feedback

En ocasiones los traductores nos piden que demos feedback sobre su trabajo, y suelen hacerlo para plataformas como ProZ o Google. Puesto que lo habitual es que sean las propias PMs quienes saben realmente cómo es su trabajo, se deja absoluta libertad en la PM que reciba dicha solicitud para poder escribir la reseña que solicita el traductor. Por supuesto, deben respetarse en todo momento las normas básicas de comunicación corporativa de este artículo.

Comunicación escrita y oral

Como empleado de Okodia, cada vez que escribes o que hablas estás representando la imagen corporativa de la empresa. Esta imagen empresarial se proyecta siempre desde dentro hacia fuera.

Para Okodia, su mayor activo es el capital humano, por este motivo es primordial que cada vez que te comuniques con alguien pienses que estás hablando de una parte de ti, representando los valores, seriedad y profesionalidad de la marca.

Todos formamos parte de un equipo, en el que todos/as tus compañeros/as están contigo, así como los traductores con los que trabajamos. En este sentido, es muy importante que hables de “nosotros” en lugar de “ellos”. Ponemos algunos ejemplos:

❌ A EVITAR

Hemos preguntado a algunos traductores de nuestra confianza…

Vamos a tratar de contactar cuanto antes con la traductora de vuestros textos

We have asked our trusted translator for this combination for availability and she is quite busy these days

✔️ CORRECTO

• Estamos viendo con algunos de nuestros mejores traductores…
• Estamos tratando de organizarlo con nuestro equipo de traductores…

Vamos a tratar de mirarlo/revisarlo/comprobarlo/traducirlo cuanto antes con la traductora de vuestros textos…

We are trying to reorganise the jobs of the usual translator of this combination…

Evidentemente existen numerosas posibilidades y no hay una única posibilidad correcta. Sin embargo, es importante tener en cuenta que la idea es transmitir que tenemos a los traductores y al resto del personal con nosotros, que forman parte de nuestro equipo, y que somos nosotros quienes controlamos la situación de nuestro equipo.

Del mismo modo, y en caso de tener que gestionar alguna Queja, es importante que te familiarices anteriormente con la IN010 – Gestión de Incidencias y Felicitaciones y con la IN014 – Guía para la gestión de quejas de clientes.

Material para los medios de comunicación

Todo aquel material que se elabore para los medios de comunicación (por ejemplo, una nota de prensa) debe realizarse de forma profesional y reflejar los valores de Okodia. Dicho material debe:

• cumplir con todas las políticas y procedimientos de Okodia;
• respetar la imagen corporativa de la empresa (ver IN002 – Manual de identidad corporativa);
• ser revisado y aprobado por la Dirección de Okodia antes de su publicación.

Responsabilidades

Es responsabilidad de todos los empleados:

• realizar el trabajo que le ha sido encomendado de acuerdo con este manual y los procedimientos de Okodia;
• identificar cualquier incumplimiento de este manual y comunicarlo a su Responsable de departamento.

Conclusión

Con la correcta implementación de este Manual de Comunicación corporativa, Okodia pretende ser más eficiente, velar por los valores empresariales e imagen de marca del grupo, así como por los de sus empleados y colaboradores.

¡Muchas gracias por tu colaboración!