Ejemplo – Presupuestar trabajos de control de cambios (Track changes / TC)
1. Ejemplo – Presupuestar trabajos de control de cambios (Track changes / TC)
Procedimiento de referencia: PM001 – Procedimiento general Gestión de Proyectos
En este ejemplo práctico se pretende explicar cómo evaluar el volumen de trabajo para poder presupuestar documentos con control de cambios (Track Changes).
¿Qué son los track changes o el control de cambios?
Imagínate que el cliente nos pasa un documento en inglés para traducir a francés. Lo traducimos y se lo enviamos.
Ya tiene el documento original en inglés y el documento traducido en francés pero resulta que ahora tienen que cambiar alguna cosa del documento en inglés. Cambian 3 frases, por ejemplo. Ahora quieren que esas 3 frases se cambien también en el documento en francés. (Por supuesto, también podría ser que el cliente ya disponga de esa primera versión traducida y ahora haya que aplicar la traducción de dichos cambios).
Entonces mandan el documento con los cambios que han realizado marcados (track changes) para que sepamos rápidamente qué cambios le debemos hacer al documento en francés.
Dejan los cambios marcados para que veamos fácilmente cuáles son y traducirlos.
En estos casos, en lugar de valorar el volumen de palabras, calculamos este trabajo por tiempo (hours translation).
El tiempo lo calculamos contabilizando más o menos las palabras que han cambiado en el documento.
Hay dos formas de contabilizar las palabras:
- Forma manual: Copiando y pegando las frases cambiadas en un word aparte. Copia y pega los añadidos en un Word y las eliminaciones en otro.
No es necesario que sea algo exacto, palabra por palabra. Con que sea aproximado vale; y por ejemplo, si en una frase, solo cambia una palabra, se contabiliza dicha palabra pero si cambian 5 palabras en una frase de 8 palabras, se contabiliza la frase entera. Recuerda, algo aproximado.
Si en vez de copiar una palabra suelta, quieres contabilizarlas tú en tu cabeza, te vas sumando las palabras sueltas y solo copias y pegas las frases y luego lo sumas todo, puedes hacerlo.
Es decir, lo que pegues en el word no sirve de nada, solo para saber cuántos cambios hay.
Otra opción para esta forma manual sería, en lugar de copiar/pegar, simplemente eliminar aquello que no ha cambiado. El resultado a fin de cuentas es el mismo.
- Forma automática: Abre word.
Luego ve en Sharepoint a PM -> Templates -> Macro TC (también disponible en Página de descargas / Macros).
Ahí tienes una carpeta con un par de archivos y también unas instrucciones. Añade esos archivos conforme te dicen las instrucciones del servidor Sharepoint (también se puede ver el vídeo formativo «Cómo crear macros con Word«).
Parecerá que no pasa nada pero sí, se te añaden los archivos.
Luego vuelves al documento normal y le das a Programador -> Macros y te saldrán 3 opciones:
Si le das a la segunda te salen las palabras añadidas y si le das a la tercera, te salen las palabras añadidas y también las eliminadas.
Es posible que haya diferencia entre lo que te dice uno y otro.
Si funciona, debemos utilizar el que más palabras nos da que suele ser el GetTCStats (puesto que también nos dice información sobre las eliminadas).
Para calcular el tiempo para la orden del cliente, se calcula a 250 palabras incluidas por hora y a 1000 palabras eliminadas por hora.
Si por ejemplo hubiera 229 palabras añadidas y 176 palabras eliminadas, tendrías que dividir 229 entre 250 y 176 entre 1000.
229:250= 0,91. redondeamos a 1 hora.
176:1000=0,17, redondeamos a media hora.
El tiempo que presupuestaríamos es 1,5 horas.
Como siempre al cliente le redondeamos para arriba y en medias horas.