PM001 – Procedimiento general Gestión de Proyectos

Introducción

Información previa

Este procedimiento se ha redactado como modo de estandarizar el trabajo que se realiza desde el Departamento de Gestión de Proyectos, y debe ser la guía mediante la cual deben regirse todos los trabajos de producción.

Cualquier desviación con este Procedimiento (intencionadamente o no) deberá registrarse mediante una Incidencia.

Antes de leer el presente procedimiento es conveniente que te familiarices tanto con la Terminología básica como con los Servidores y herramientas de las que dispone la empresa y los programas que tienes instalados en tu PC.

Gestión de proyectos en Okodia

De forma muy resumida, el trabajo de gestión de proyectos en Okodia consiste básicamente en recibir la solicitud de un cliente, analizar el trabajo, preparar el presupuesto, preparar el pedido, organizar y coordinar al equipo necesario para llevarlo a cabo teniendo en cuenta los plazos, hacer seguimiento durante el proceso, recibirlo de vuelta completado y asegurar la entrega al cliente de un trabajo de calidad.

Cómo obtener un trabajo de calidad:

• Trabajando con traductores nativos, es decir, que traducen a su propia lengua y variante materna. Con ello nos aseguramos de que poseen tanto el dominio gramatical del idioma como el de la propia cultura pudiendo adaptarse al contexto.
• Trabajando con traductores especializados en el área correspondiente al texto que se necesita traducir.
• Utilizando memorias de traducción y bases terminológicas que nos permiten mantener la coherencia con traducciones ya realizadas para el cliente además de utilizar la terminología que prefiere.
• Dando instrucciones precisas según el tipo de trabajo.
• Resolviendo dudas, tanto del cliente como del traductor y haciendo de enlace entre ambos para la resolución de dudas, problemas, conflictos, plazos/coordinación…
• Realizando un proceso de Verificación del trabajo.

Para ello, las gestoras de proyectos deben tener y poner en práctica las siguientes capacidades y habilidades:

• Capacidad de diálogo
• Capacidad de negociación de tarifas y fechas de entrega
• Capacidad de dar instrucciones precisas en otros idiomas
• Capacidad de análisis
• Ser ordenada y metódica
• Capacidad de tener un pensamiento crítico

Es extremadamente importante que las gestoras de proyectos no den nada por válido sin haberlo comprobado previamente.

Entre las funciones y tareas específicas de las gestoras de proyectos se encuentran:

• Identificar los requisitos y especificaciones del proyecto y seguir los procedimientos y especificaciones a lo largo del proyecto.
• Supervisar y controlar (o realizar directamente) el proceso de preparación del proyecto.
• Asignar los recursos técnicos competentes necesarios (traductores, revisores).
• En trabajos largos, se deberá hacer un seguimiento continuo y solicitar entregas parciales. Esto permitirá conocer el progreso del traductor y avanzar paralelamente con la revisión, en caso de ser necesario. Asimismo, servirá para disponer de una parte del trabajo en caso de imprevistos o errores de última hora (no es lo mismo que queden sin entregar 10 000 palabras por una avería en el ordenador del proveedor que que falten 2000 palabras el último día). Para que sea fácil realizar el seguimiento continuo, recomendamos crear un job VER en el que se irá modificando la fecha de entrega a la siguiente fecha en la que queremos o necesitamos realizar ese seguimiento o que el traductor nos haga entregas parciales (en caso de entregas parciales, lógicamente hay que avisar al traductor/revisor).
• Detectar carencias sobre recursos disponibles.
• Preparar/Organizar/Coordinar los recursos documentales necesarios (memorias de traducción, terminología, guías de estilo, etc.).
• En el caso de MTPE, pretraducir el documento con el motor de traducción apropiado.
• Distribuir la información del proyecto necesaria a todas las partes interesadas.
• Controlar el cumplimiento de plazos y planificaciones acordadas.
• Comunicar los cambios que se produzcan con respecto a las especificaciones iniciales.
• Supervisar la conformidad del proyecto con respecto al contrato, tarifas pactadas, especificaciones iniciales, etc.
• Garantizar que se responde a las consultas sobre la traducción.
• Gestionar y administrar los comentarios del cliente.
• Verificar el proyecto conforme a las especificaciones del cliente de manera previa a la entrega al cliente.
• Prestar el servicio.
• Mantener (o ayudar a mantener) los procedimientos operativos.

Organización del Departamento de PM

• Departamento: todas las gestoras de proyectos pertenecen al departamento de trabajo de Gestión de Proyectos (PM) con dirección de e-mail grupal, pm@okodia.com.
• Equipos de trabajo: las gestoras de proyecto están divididas en 2 equipos de trabajo:
  • Médico: se encargan de los trabajos solicitados por clientes de ámbito médico. E-mail: pmm@okodia.com
  • Comercial: se encargan de los trabajos solicitados por clientes no relacionados con el ámbito médico, a excepción del cliente NVCR. E-mail: pmp@okodia.com

Nota: El cliente NVCR (rama RA) se distribuye de forma equitativa entre todo el Departamento de PM.

En todas las fases del proyecto con un cliente o con un proveedor, siempre que el cliente/proveedor o cualquier otra persona nos envíe un correo electrónico con cualquier petición o consulta acusaremos recepción de dicho correo, sea directamente con la respuesta a lo que solicita, o bien con un «Gracias» o similar para que sepa que lo hemos recibido. Ver información adicional en Comunicación interna y en IN003 – Manual de Comunicación corporativa.

Esto NO será de aplicación en caso de que ese correo electrónico que recibamos sea un e-mail automático de alguna de nuestras plataformas, ni será necesario cuando el e-mail que nos envían sea un acuse de recibo (o similar) hacia correos nuestros.

¿Cuándo poner en copia la dirección del equipo al que pertenecemos?

• Comunicaciones con clientes o proveedores: solamente si el contenido del e-mail tiene cierto interés para el resto de compañeros del grupo.
• Comunicaciones con clientes: siempre que confirmemos un trabajo para que el resto del equipo sepa que ese e-mail ya está atendido y que esa tarea o gestión ya está realizada.
• Comunicaciones con proveedores: nunca salvo si consideramos que es importante hacerlo.

Memorias de traducción y bases terminológicas

Memoria de traducción (TM)

Herramienta utilizada para almacenar y reutilizar traducciones previas. Consiste en una base de datos que guarda pares de oraciones o frases en el idioma de origen y su correspondiente traducción en el idioma de destino. Cuando se traduce un nuevo texto con la herramienta TAO, el sistema busca en la memoria de traducción si hay alguna frase similar o idéntica a la que se está traduciendo y muestra la traducción previa para su posible reutilización. Esto permite agilizar el proceso de traducción y mantener la coherencia terminológica.

Disponemos de memorias de traducción estándar con las que podemos trabajar dependiendo del tipo de texto que el cliente envíe, como por ejemplo comercial, medical, legal, tech, financial… y de memorias de traducción específicas de clientes.

Si en algún momento consideramos un cliente debe tener una TM específica para él mismo, deberemos crear una subcarpeta para la TM propia de dicho cliente, en el servidor de Nextcloud, en la ruta \PM\TMs\carpeta de la temática correspondiente. Además, le pediremos a alguno de los administradores de Plunet que añada ese nombre en el programa.

Del mismo modo, si un cliente tiene traducciones humanas y traducciones con MTPE, crearemos un subnivel para las traducciones con MTPE. Ejemplo: \TMs\ES-EN-Medical\CLIENTE\MTPE\es-en-20260318-medical-CLIENTE-mtpe.zip

• Idiomas para la TM:
  • Idioma origen: El idioma de origen siempre será la variante dialectal principal de dicho idioma, independientemente de cualquier indicación diferente respecto a la variante de origen por parte de cualquier cliente. Por ejemplo, en el caso de español sería la variante de España, en el caso de francés sería la variante de Francia, en el caso de italiano la variante de Italia, en el caso de portugués la versión de Portugal, etc. Para inglés, se ha establecido que la variante principal que utilizaremos será siempre la versión US.
  • Idioma destino: Estableceremos la variante real a la que se traducirá. Por ejemplo, francés de Francia o francés de Canadá, portugués de Portugal o Portugués de Brasil/Mozambique…, español de España o español US/MX/AR/Latam…, etc. Excepción: En el caso de inglés (solamente), siempre elegiremos como destino la versión US (a menos que exista o queramos crear una memoria específica para algún cliente en otra variante).

¿En qué formatos deben enviarse a los traductores?

En nuestro caso, al trabajar de forma predeterminada con Trados Studio, el formato predeterminado de las memorias es .sdltm. Este formato es compatible con cualquier usuario de Trados Studio, y se puede utilizar de manera local (en el propio ordenador).

Sin embargo, y por facilitar el mantenimiento y uso de las memorias, para todos los usuarios de Trados Studio se dispone del servidor Groupshare, al que pueden acceder y conectarse directamente a la memoria correspondiente (info para el traductor aquí). En caso de que por cualquier motivo, los usuarios de Trados Studio no pudieran conectarse a Groupshare, se les puede enviar las memorias en formato .sdltm.

En el caso de traductores que trabajan con otras herramientas TAO, como MemoQ, Wordfast, etc., se les puede enviar las memorias en formato .tmx.

Base terminológica (TB)

Base de datos multilingüe utilizada en herramientas TAO para almacenar y gestionar términos y sus traducciones en diferentes idiomas. Permite almacenar tanto los términos preferidos como los prohibidos por cada cliente permitiendo así, mantener la coherencia y consistencia terminológica en los proyectos de traducción. Puede incluir información adicional como definiciones, notas o referencias. Los traductores y revisores deben consultar la termbase (en caso de que el cliente la requiera) durante el proceso de traducción para asegurarse de utilizar los términos correctos.

Son multilingües y multidireccionales. Por ejemplo, tenemos en la termbase los siguientes términos: ES: coche / EN: car / FR: voiture / DE: Auto. Si se necesita la traducción DE>ES de «Auto», aparecerá cómo término preferido «coche». Si la traducción es FR>EN de «voiture», aparecerá como término preferido «car».

Crearemos una termbase para un cliente cuando este requiera de la traducción específica en algunos términos, tanto si nos informa por adelantado como si tras entregar algún trabajo nos lo comunica específicamente o nos envía los documentos con una traducción diferente a la que nosotros dimos para algún término. En este último caso, le consultaríamos si dicha traducción para el término es la que prefiere en todos sus trabajos o sólo era para ese en concreto. Si es para todos sus trabajos, le crearemos una termbase.

Si queremos crear una termbase para algún cliente, se lo pediremos a JMM. Un administrador de Plunet tendrá que añadir también el nombre de dicha termbase en Plunet.

Se encuentran en:

• Groupshare: se pueden utilizar directamente en Trados clicando sobre las opciones de:
  • «Utilizar memoria de traducción basada en servidor» en el paso de Recursos de traducción: se selecciona la TM que corresponda siguiendo la estructura «idioma source-idioma target-temática o cliente».
  • «Utilizar base de datos terminológica MultiTerm basada en servidor» en el paso de Bases de datos terminológicas: se selecciona la termbase específica del cliente que sigue la estructura «nombre del cliente_termbase».

Credenciales: para acceder al servidor tanto nosotros como los proveedores debemos disponer de unas credenciales de acceso. Sólo los administradores del servidor de Groupshare pueden crear dichas credenciales que se anotan en el excel del drive llamado «Owncloud_Groupshare_Iuratum – Okodia». También se puede acceder a este excel desde el apartado «Info» dentro del símbolo de usuario en la esquina superior derecha del panel de Plunet.
Cuando le pasamos a un proveedor un encargo que requiere de la utilización de una TM o una TB debemos mirar en el Excel si ya dispone de credenciales (si es que no lo sabemos ya por trabajos previos). Si no las tiene, habrá que solicitarle al administrador que las cree. Se le da acceso sólo a las memorias de traducción tanto genéricas como de clientes particulares (y TB, si tienen) pero sólo de la temática de la que sea experto. Si se da el caso de que vaya a traducir documentos de alguna otra temática, se deberá solicitar al administrador que le amplíe el acceso a esa otra temática.

• Nextcloud: se deben descargar para poder ser utilizadas.
  La estructura con la que están nombradas las carpetas que contienen las Memorias de traducción es: idioma origen-idioma meta-temática. Ejemplo: EN-ES-Latam-tech.
  Dentro están las memorias maestras que usamos para todos los clientes de una determinada rama (comercial, médico, tecnológico, etc.) y también puede haber memorias específicas de clientes.
  Se guardan en .zip y, al descomprimirlas, se trata de archivos .tmx. Con los .tmx se puede trabajar con la herramienta TAO que se prefiera. Si se necesita en formato .sdltm (específico de Trados), se tendría que crear una TM vacía e importar el .tmx.
  Ejemplo de lo que quiere decir cada abreviatura del nombre de las TM:
  ca-en-20190116-comercial.tmx
  ca = idioma origen (catalán)
  en = idioma meta (inglés)
  2019 = año de la actualización de esa TM
  01 = mes de la actualización de esa TM
  16 = día de la actualización de esa TM
  Las fechas reflejadas en su nombre indican cuándo se ha actualizado dicha memoria y cuál de las versiones que hay en el servidor es la más reciente.
  Las bases terminológicas están guardadas en la carpeta llamada «Terminology».
  Para proveedores que todavía no tienen acceso a ninguno de los servidores, normalmente sólo les damos acceso a Groupshare y no a Nextcloud pero antes de trabajar con Groupshare, a los proveedores se les daba acceso a las memorias de traducción y bases terminológicas de Nextcloud y es por ello que algunos proveedores todavía las usan descargándoselas de ahí.

Credenciales: también son creadas sólo por los administradores del servidor y se encuentran en el mismo Excel. En este caso, sólo se les da acceso a las memorias que estén dentro de la carpeta de su combinación lingüística y temática y a la base terminológica específica que necesiten. Si necesitan que se les de acceso a alguna otra carpeta, habrá que solicitárselo al administrador.

¿En qué formatos deben enviarse a los traductores?

En nuestro caso, al trabajar de forma predeterminada con Trados Studio, el formato predeterminado de las termbases es .sdltb. Este formato es compatible con cualquier usuario de Trados Studio, y se puede utilizar de manera local (en el propio ordenador), bien a través de Trados Studio o bien a través del programa específico Multiterm.

Sin embargo, y por facilitar el mantenimiento y uso de las termbases, para todos los usuarios de Trados Studio se dispone del servidor Groupshare, al que pueden acceder y conectarse directamente a la termbase correspondiente (info para el traductor aquí). En caso de que por cualquier motivo, los usuarios de Trados Studio no pudieran conectarse a Groupshare, se les puede enviar las termbases en formato .sdltb. Este formato también es válido para traductores con MemoQ actual.

En el caso de traductores que trabajan con otras herramientas TAO, como MemoQ (antiguo), Wordfast, etc., se les puede enviar las termbases en formato .tbx. Es decir, el .tbx sirve solamente por si hay que enviárselo a alguien que tenga una versión antigua de memoQ que no pueda importar la base en formato .sdltb.

Este formato (.sdltb) también es el que se utilizará para los QA en Xbench.

Actualización de Memorias de traducción

JMM toma los archivos que guardamos en la carpeta del servidor Nextcloud \PM\TMs\aa-ToUpdate (Ver sección Guardado de documentos y entrega al cliente), actualiza las TMs, las cuelga en Nextcloud y en Groupshare y nos avisa mediante un e-mail.

Los archivos que ya ha utilizado para actualizar las correspondientes TMs, en vez de borrarlos, los archiva en la carpeta \PM\TMs\aa_actualizados, para tenerlos a mano por si en un determinado momento tenemos necesidad de modificar alguno.

JMM actualiza las TMs periódicamente, pero si en un momento dado necesitamos actualizar una TM específica por algún motivo, le enviaremos un e-mail solicitándoselo.

En algunas subcarpetas temáticas veremos, además, una carpeta llamada: «alinear» donde guardamos, excepcionalmente, documentos para los que necesitamos que JMM realice una alineación (si son cortos y sencillos en formato, lo podemos hacer nosotras mismas (ver Alineación con Trados Studio)). Son trabajos que se han realizado por los traductores sin utilizar una herramienta TAO y por lo tanto, para los que no contamos con un archivo bilingüe con el que poder actualizar la memoria. JMM los alinea e incorpora a la memoria correspondiente. Para ello, dentro de alinear, crearíamos una subcarpeta específica con la combinación de idiomas involucrada y con la indicación de si debe ir dentro de la memoria maestra (ej. es-en-master) o dentro de la memoria específica de algún cliente. En ella guardamos archivo source y archivo target. Como ambos tendrán el mismo nombre, añadimos al final del target el código del idioma (ej. _en).

Actualización de termbases

Si en algún momento queremos añadir o modificar términos en alguna termbase, se lo solicitaremos a JMM por correo electrónico. Ver Añadir términos a una base terminológica (TB).

Clientes

(Ver como proceder en Plunet en la sección Clientes (Customers))

En un primer momento, el contacto de los clientes será con el Departamento de Ventas (SM) por lo que ellas serán las encargadas de crear su ficha, tomar nota del tipo de trabajo que necesitan, la especialidad, sus preferencias de estilo, terminológicas, etc.

Cuando aprueben el primer presupuesto, pasarán a cargo del Departamento de Gestión de Proyectos (PM) (equipo de trabajo de gestoras que por temática corresponda). Revisaremos la ficha del cliente en Plunet, rellenaremos lo que creamos necesario y que falte y ya las posteriores comunicaciones y actualizaciones necesarias las tendremos que realizar nosotras.

Entre otras informaciones, revisaremos, rellenaremos y actualizaremos conforme vayamos necesitando lo siguiente:

• Instrucciones generales: por ejemplo, crear certificado de traducción para cada trabajo o enviar siempre dos presupuestos, uno con tarifa y plazo urgente y otro con tarifa y plazo estándar, etc.
• Preferencias para todos los trabajos solicitados: por ejemplo, traducir de usted o de tú, traducir de forma más literal o natural, dejar los nombres de los productos sin traducir, etc.
• Idioma target: en caso de que el cliente requiera traducciones a idiomas para el que existan diferentes variantes, anotaremos las variantes específicas a las que el cliente suele traducir, para así dejar claro cuál es la variante que el cliente prefiere, por ejemplo, English (UK) o French (Canada).
• TM: en el Departamento de Ventas no trabajan con Memorias de Traducción, por lo que tendremos que anotar nosotras cuál vamos a utilizar habitualmente para el Cliente. Elegiremos la que creamos más adecuada según la temática de los textos. También tendremos que considerar conforme vayamos trabajando con el cliente si le creamos una TM específica.
• Base terminológica: tendremos que considerar si se necesita en cualquier momento de la relación con el cliente.

Nota 1: Algunos clientes disponen de una ficha explicativa amplia en Okopedia (apartado «Clientes»).

Nota 2: Si han pasado 12 meses desde que el cliente solicitó un trabajo por última vez o si hemos tenido problemas con los pagos de los trabajos de los últimos 12 meses (y por lo tanto, hay que solicitar pago por adelantado; estará indicado en el Memo del cliente en Plunet) y recibimos una nueva solicitud por parte del cliente, se la pasaremos al Departamento de Ventas y serán ellas las encargadas de gestionar el cliente de nuevo.

Tarifas

Por norma general, los clientes ya tendrán una lista de precios específica creada en un primer momento desde el Departamento de Ventas. Estos precios quedan establecidos de acuerdo con el tipo de trabajo (solo traducción / traducción + revisión / MTPE) y la especialización de los textos, ya que asumimos que siempre enviarán el mismo tipo de trabajos. Si no fuera el caso y el cliente comienza a enviar trabajos cuya especialidad o servicio difiere del «habitual», deberemos avisar al cliente para establecer una tarifa acorde a cada trabajo en concreto.

Los clientes pueden tener tarifas por palabra, por horas, por minutos, etc. para cada combinación de idiomas y dependiendo del tipo de trabajo se aplicará una u otra.

Los clientes pueden tener diferentes listas de precios (sea por tipo de servicio, tipo de trabajo, tipo de texto o por urgencia) y le aplicaremos una u otra según proceda.

IMPORTANTE: Uno de los trabajos específicos son traducciones con limitación de caracteres. En estos casos, a la tarifa que corresponda al cliente debemos añadir 1 céntimo a fin de compensar el descenso de productividad, ya que los traductores deberán traducir, revisar si cabe, reformular la frase, etc. Lógicamente, debe valorarse qué proporción del trabajo tiene esta limitación a la hora de valorar la tarifa.

En el caso de que en un momento dado no dispongamos de alguna tarifa específica para alguna combinación de idiomas, aplicaremos los siguientes criterios comunes:

• Ver si aparece en las listas de precios estándar.
• Si otro cliente de similares características (especialidad, tipo de servicio, otros pares de idiomas coincidentes…) tiene dichas tarifas, se puede tomar la tarifa que falta.
• En caso de que falte o se tenga dudas, consultar al responsable del departamento, o en su ausencia a la PM o SM con mayor experiencia.

A modo informativo, se enumeran los criterios generales de tarificación:

• Recuento ponderado: se utiliza en traducciones de documentos editables en base a la tarifa por palabra.

Puesto que no cuesta lo mismo (en tiempo, y por lo tanto en precio) traducir una palabra desde cero que traducir/revisar una palabra que ya ha sido previamente traducida en el propio archivo o en traducciones anteriores, el recuento ponderado nos permite calcular el volumen de palabras de los diferentes rangos de coincidencias como si se tratara de palabras nuevas. Se realiza según los porcentajes sobre la tarifa por palabra nueva que aplicamos para los diferentes rangos de coincidencias (fuzzy matches).

Para los clientes, en Okodia aplicamos el 100% de la tarifa por palabra nueva en todos los rangos de coincidencias excepto en las repeticiones y en las coincidencias 100%, para las que aplicamos el 50% de la tarifa nueva. (OJO, ver excepción en el caso de tailandés como idioma origen). Es decir, si la tarifa por palabra del cliente para la combinación de idiomas que corresponda es 0,10€, todas las palabras serán contabilizadas a 0,10€ excepto las que salgan como repeticiones o 100%, que serán contabilizadas a la mitad, es decir, 0,05€. El recuento ponderado de una palabra nueva es 1 mientras que el recuento ponderado de una palabra repetida o 100% es 0,5, ya que es la mitad, o lo que es lo mismo, el recuento ponderado de 2 palabras repetidas o 100% sería el equivalente a una palabra nueva.

¿Por qué en Okodia calculamos a la mitad las repeticiones y 100%? Porque cuando hay una frase que se traduce la primera vez, la siguiente vez que aparece tanto en el mismo documento (repetición) como en una traducción posterior (coincidencia 100%), Trados ya la traduce de forma automática. La contabilizamos al 50%, es decir, a la mitad porque aunque no se deba traducir sí que se debe revisar para asegurarnos de que dentro del nuevo contexto donde está incluida sigue siendo válida. Quizás por dicho nuevo contexto se deba realizar algún cambio.

Ejemplo:

El recuento de palabras de Trados es el siguiente:

Vemos lo siguiente:

• • Total de palabras: 8782
  • Suma de las palabras repetidas y 100%: 1271 palabras (repeticiones: 1163 palabras + 100%: 108 palabras).
  • Resto de palabras: 8782 – 1271= 7511 palabras. (O lo que es lo mismo, la suma de las palabras nuevas (7487) + las del rango 50%-74% (0) + las del rango 75%-84% (8) + las del rango 85%-94% (13) + las del rango 95%-99% (3).

Coste:

Las palabras repetidas y 100% las vamos a cobrar a la mitad, es decir a 0,05€: 1271 palabras x 0,05€= 63,55€

El resto de palabras las vamos a cobrar como palabra nueva, es decir a 0,10€: 7511 palabras x 0,10€= 751,10€.

Coste: 63,55€ + 751,10€= 814,65€

Recuento ponderado: cálculo de palabras que aplicaríamos al total de la tarifa por palabra nueva.

Las palabras repetidas y 100% las vamos a calcular a la mitad: 1271 palabras entre 2= 635,5 palabras.

El resto de palabras las vamos a calcular completamente: 7511 palabras.

Recuento: 8146,5 palabras (7511 + 635,5). Estas son las palabras que le aplicamos al cliente con la tarifa completa por palabra (8146,5 palabras x 0,10= 814,65€). Además, este recuento ponderado representa las palabras sobre las cuales debemos realizar los cálculos para los plazos.

Con la utilización de Plunet este cálculo ya se realiza de forma automática al cargar el log de Trados.

• Pedido mínimo: generalmente (aunque no siempre) corresponde a media hora de trabajo, para cualquier trabajo. En los idiomas nórdicos o idiomas «exóticos», suele corresponder a 1 hora de trabajo. Es importante ser conscientes de que los pedidos mínimos deben aplicarse a cada tipo de trabajo (por ejemplo, en un trabajo de traducción + maquetación podrían corresponder 2 mínimos, uno para traducción y otro para maquetación). En tipos de trabajo alejados no suele haber duda en aplicar un mínimo diferente para cada tipo de trabajo. Pero… ¿qué ocurre en el caso de Traducción / Revisión / Adaptación? Veámoslo mejor con 2 ejemplos:
  • Traducción por palabras de 80 palabras + 2h de TC –> No habría tarifa mínima en las 80 palabras. No es necesario, porque ambas tareas son en sí el mismo tipo de trabajo: traducción, donde además se encargaría el mismo proveedor, en el mismo momento, haciendo la misma función.
  • Traducción por palabras de 80 palabras + 2 horas de revisión –> Si se trata de 1 trabajo solo de «Traducción», no tendría 2 mínimas, porque el mismo proveedor podría hacer la parte de traducción y la de revisión (de una vez). Si es un trabajo de T+R, significa que hay que emplear 2 personas diferentes (igual que cuando se hace DTP), 1 para traducir 80 palabras y otro para revisar 80 palabras + la revisión propiamente dicha. En este caso, esas 80 palabras sí serían un mínimo de traducción.
• Especialización: generalmente corresponde a un incremento del 25% sobre la tarifa estándar (ATENCIÓN: los clientes de ámbitos especializados ya tienen establecida su tarifa en base a una especialización).
• Traducción + revisión: generalmente corresponde a un incremento del 30% sobre la tarifa de sólo traducción. (ATENCIÓN: los clientes que habitualmente requieren este servicio ya tienen su lista de precios establecida en base a la traducción + revisión).
• Traducción jurada: generalmente corresponde a un incremento del 30% sobre la tarifa de sólo traducción. Si el texto es estándar o especializado legal, será un 30% sobre la tarifa estándar, si es especializado no legal será un 30% sobre la tarifa especializada.
• MTPE: suele ser un 30%-40% más económica que la traducción humana (solo traducción). (ATENCIÓN: los clientes que habitualmente requieren este servicio ya tienen su lista de precios establecida en base a MTPE). Ver sección Tarifas del PM003 – Procedimiento general Traducción Automática y Posedición (MTPE).
• Urgencia: generalmente corresponde a un incremento del 35% sobre la tarifa aplicable (estándar, especializada o mínima). Si se trata de clientes de tipo médico, la urgencia corresponde a un incremento del 50%.
  • Esta tarifa se puede establecer de 2 formas distintas dependiendo de lo que creamos más conveniente:
    • mediante un recargo: se selecciona la tarifa habitual del cliente y se añade el recargo del 35% o del 50% (según corresponda). Lo haremos así en casos en que no es habitual que el cliente solicite urgencias y/o queramos que vea claramente que estamos aplicando un recargo y cuál es la diferencia con la tarifa normal.
    • mediante una lista de precios ya establecida en base al tipo de trabajo y la urgencia.
  • Ver Weekend work / Guardia de fin de semana para los casos en los que se debe trabajar en fin de semana.

Plazos

Plazo estándar: en la sección Gestión de trabajos (especificaciones según el tipo de trabajo) se especifican los plazos estándar según el tipo de trabajo. Siempre que se pueda, añadiremos al menos un día de margen para nuestra gestión, imprevistos, etc. Podemos añadir además, 1 día adicional por cada 8000 palabras de traducción (como regla nemotécnica para calcular el plazo con este tiempo extra, se puede pensar que el trabajo será de traducción + revisión aunque realmente sea de traducción y si es un trabajo de traducción + revisión como si fueran dos revisiones*). Además, si el proyecto es multilingüe, debemos añadir un día adicional si nos solicitan más de 5 idiomas implicados y dos días más si nos solicitan más de 9 idiomas.

* Ejemplo: si para Traducción se han 8 días y para Revisión se han calculado 2 días, se puede contar con otros 2 días para ese margen.

IMPORTANTE: Uno de los trabajos específicos son traducciones con limitación de caracteres. En estos casos, el plazo estándar debe reconsiderarse según cada caso concreto, pero es normal que deba ampliarse debido al descenso de productividad, ya que los traductores deberán traducir, revisar si cabe, reformular la frase, etc. Lógicamente, debe valorarse qué proporción del trabajo tiene esta limitación a la hora de valorar el plazo.

Plazo urgente: se considerarán urgentes los siguientes trabajos:

• Plazo de entrega inferior a 24h, independientemente del recuento (debe añadirse un día más en el caso de documentos no editables).
• Plazo de entrega superior a 24h:
  • Traducción solamente: cualquier trabajo superior a 2000 palabras/día*
  • Traducción TC: cualquier trabajo superior a 1500 palabras/día*
  • Traducción + Revisión: cualquier trabajo superior a 1500 palabras/día*
  • Trabajos para clientes nacionales en festivos nacionales: tanto entregas que se deban hacer el día festivo como si por plazo hay que contabilizar el día festivo como día de trabajo. No aplica a clientes extranjeros.

* En este sentido, debemos tener cierta flexibilidad a la hora de valorar si puede ser estándar o urgente, en función, por ejemplo, de la hora a la que nos solicitan el trabajo, del posible aprovechamiento de memorias, idiomas implicados… (Ver ¿Cuándo debe considerarse urgencia? Ejemplos prácticos).

La tarificación establecida en Okodia ha sido convenida internamente a partir de unos criterios que se han considerado lógicos y justos en el sector.

Proveedores

(Ver cómo proceder en Plunet en la sección Proveedores (Resources))

En un primer momento, el contacto de los Proveedores será con el Departamento de Recursos Humanos (HR) por lo que ellas serán las encargadas de evaluar su trabajo, crear su ficha, tomar nota de su tipo de trabajo, combinaciones lingüísticas, especialidad, etc. Es por ello que cuando necesitemos un trabajo para el cual no dispongamos de Proveedores, deberemos informar a Recursos Humanos para que nos ayuden en la búsqueda.

Cuando vayamos a crear su primer encargo, revisaremos la ficha del proveedor en Plunet, seleccionando en Verified By, Project Management.

Posteriormente, nosotras deberemos actualizar la información cuando sea necesario, por ejemplo anotando las fechas de sus vacaciones cuando nos informen de ellas o el feedback dado por un revisor sobre su traducción, si es algo importante a tener en cuenta (sobre todo cuando son nuevos o con quienes se empieza a trabajar), etc.

Cada Proveedor tiene un «status» en función de si es nuevo, está siendo probado, está validado para trabajar, etc. (Ver Qué significan los «Status» en los Resources de Plunet).

• NDA

Acuerdo de confidencialidad que deben firmar los Proveedores antes de que les podamos enviar un documento que hemos recibido de un cliente. Cuando un Proveedor entra por primera vez a su área de Plunet está obligado a aceptar el NDA para poder continuar. Este se guarda de forma automática debajo de la carpeta «Títulos» en la Resource folder con el nombre TC_Contract_código numérico. Si no está ahí, mirar en la carpeta llamada «NDA». En caso de que no lo tuviera, habría que darle acceso a su perfil y decirle que entre y verifique que su perfil es correcto. Así, cuando entre, estará obligado a aceptarlo para continuar. En última instancia, se le puede pasar esta plantilla para que nos la devuelva rellena y firmada. En este caso la guardaremos en Plunet dentro de la carpeta llamada «NDA».

• Tarifas

Cada Proveedor establece sus tarifas por palabra y por hora en el momento de empezar a trabajar con nosotros por lo que todo es tratado en un primer momento desde Recursos Humanos (HR).

Pueden tener diferentes listas de precios (sea por tipo de servicio, tipo de trabajo, tipo de texto o por urgencia) y le aplicaremos una u otra según proceda. Además, algunos proveedores aplican tarifas mínimas y otros no.

• Recuento ponderado

Cada traductor tiene una CAT grid. Son los porcentajes sobre la tarifa por palabra nueva que aplicarán para los diferentes fuzzy matches. En las primeras comunicaciones se les propone la siguiente tabla estándar:

Los traductores podrán aceptarla (en la mayoría de los casos será así) o enviar la suya propia. Nosotros nos adaptaremos siempre y cuando sea razonable.

Para comprender cómo funciona, el porcentaje se puede aplicar a la tarifa o al número de palabras (convirtiéndose así en palabras ponderadas). El resultado final será el mismo. Ejemplo:

Con la utilización de Plunet este cálculo ya se realiza de forma automática al cargar el log de Trados.

Si un Proveedor nos informa de cambios en sus tarifas, siendo cambios mínimos y dentro de los costes habituales de otros traductores similares, podemos registrarlos sin mayor problema. Si fueran cambios importantes (un incremento pronunciado respecto a su tarifa anterior, y/o fuera del coste habitual de otros traductores similares), se lo comunicaremos al Responsable del Departamento.

Solicitudes de clientes

Las solicitudes de los clientes pueden venir por diferentes vías:

• A través de un email.
• A través de una solicitud mediante el área de clientes de Plunet (lo veremos registrado en «Requests» de Plunet).
• A través de las compañeras del Departamento de Ventas (SM).

Cuando recibimos una solicitud de trabajo, lo primero que debemos hacer es entender el tipo de trabajo que se nos solicita y abrir los documentos para ver en detalle qué contienen. Así, si tenemos dudas, se las consultaremos al cliente y, si no las tenemos, sabremos cómo proceder.

También nos fijaremos en la temática de los documentos, si es la habitual del cliente y por lo tanto deberemos aplicar la tarifa y usar la TM habitual o es una temática distinta y debemos valorar si aplicar una tarifa distinta y usar una TM distinta.

Nota: Es probable que un cliente nos pida poder enviarnos los archivos de alguna forma especial porque pesan «mucho». En este sentido, se dispone de un acceso al servidor Owncloud para que los clientes puedan acceder y subir ahí sus archivos. Cuando el usuario accede, debería entrar dentro de la carpeta «Drop» para dejar ahí los archivos. IMPORTANTE: El usuario y contraseña de acceso es la común, por lo que es imprescindible que una vez el cliente haya subido los archivos nos avise para que la PM pueda sacarlos de ahí y dejar la carpeta «drop» vacía de nuevo, de modo que nadie que acceda posteriormente pueda ver esos archivos. Cabe indicar que en ocasiones algún cliente no deja los archivos dentro de la carpeta «Drop», por lo que la PM con su propio usuario no puede ver los archivos. Es tan fácil como entrar vía web con el usuario común y gestionarlo desde ahí.

Análisis

Todos los trabajos de traducción requieren del uso de Trados. Si son documentos editables, tanto para el presupuesto al cliente como para el encargo al proveedor y si no son editables, tras su edición, para el encargo al proveedor. Es importante para ello, usar la TM y TB (si se requiere) correspondiente.

Los clientes tienen anotada en su ficha la TM y la TB (si se requiere) que se debe usar en sus trabajos pero si puntualmente, dicho cliente solicita un trabajo de una temática distinta a la habitual para la que tenemos TM o TB específica, se debe usar la memoria cuya temática real le corresponda. Es decir, si un cliente tiene anotada la TM comercial estándar en su ficha pero lo que envía para traducir es un menú, debemos usar la TM gastronómica. Tenemos TM específicas legales, gastronómicas (para menús)… También tenemos la TB «legal_GDPR_termbase», para documentos con terminología relacionada con la protección de datos, etc.

Cuando creamos el proyecto en Trados, debemos mirar los recuentos con mimo, por si hubiera alguna pista que nos dijera que algún documento se ha traducido anteriormente (por ejemplo, todo o prácticamente traducido o con fuzzies al 100% o 95-99%). Cuando son bastantes documentos, para verlo fácilmente, podemos ordenar la lista de archivos por el porcentaje de progreso haciendo clic en el nombre de la columna una o dos veces, de forma que los archivos que estén traducidos al 100 % salgan justo arriba o abajo del todo. Así se ve mejor que consultando el recuento:

Proceso

¿Crear un presupuesto o crear el pedido directamente?

Como regla general, SIEMPRE se debe preparar un presupuesto antes de comenzar con un trabajo (a menos que el cliente haya indicado expresamente que no necesita presupuestos previos).

Aún así, en aquellos casos en los que el cliente haya indicado expresamente que no necesita presupuestos previos, se le preparará igualmente si:

• El cliente lo indica en su solicitud: quizás lo indica de forma específica para un trabajo en concreto.
• La tarifa que se le vaya a aplicar es diferente de la que tiene por costumbre: por los idiomas solicitados, por la urgencia o por la especialización de los documentos no se le aplica la tarifa habitual que el cliente ya conoce, por lo que hay que informarle de la tarifa que se le va a aplicar.

Tanto si es en el presupuesto previo como si es en pedido directamente, por cada trabajo se debe incluir la siguiente información:

• Información general
  • Cliente y nombre de la persona que hace la solicitud.
  • Nombre de los documentos.
  • Tipo de trabajo.
  • Plazo o fecha de entrega (en caso de pedido, sería directamente la fecha de entrega)
  • Área de especialidad.
  • Norma ISO: si el trabajo es de sólo traducción se establecerá la norma 9001:2015. Si el trabajo es de traducción más revisión, se establecerá las normas 9001:2015 & 17100:2015. Si el trabajo es de MTPE, se establecerán las normas ISO9001:2015 & ISO18587:2020.
  • TM y base terminológica (si se requiere) que se deben utilizar. Ver sección Análisis.
  • Combinación de idiomas: si para los idiomas target solicitados hay distintas variantes, nos aseguraremos de que elegimos la variante correcta (comprobándolo en el perfil del cliente, trabajos anteriores o directamente preguntándoles en el hilo de la solicitud si no está claro).
  • Recuentos
  • Tarifas: es muy importante asegurarse a la hora de crear el presupuesto/pedido que la tarifa aplicada sea la correspondiente a la lista de precios del cliente (lleva el nombre del cliente delante del tipo de tarifa) y no a una lista de precios estándar y que sea la correspondiente al tipo de texto (estándar o especializado) y al tipo de trabajo (sólo traducción o traducción + revisión).

Si tenemos dudas en si elegir una tarifa estándar o especializada para un determinado texto, podemos plantearnos si el texto es estándar/divulgativo o especializado dependiendo del lenguaje utilizado, la audiencia a la que se dirige y el propósito del texto. Características que pueden ayudar a distinguir entre estos tipos de textos:

• • Texto estándar o divulgativo:
    • Lenguaje cotidiano y accesible: Utiliza un lenguaje sencillo y de uso común.
    • Ausencia de términos técnicos: Evita términos especializados y jerga técnica, aunque podría incluir algún término técnico de manera limitada.
    • Dirigido a una audiencia general: Se espera que sea comprendido por una audiencia amplia sin conocimientos especializados en el tema o por personas con algún interés en el tema, pero que no necesariamente tengan conocimientos especializados.
    • Propósito general, educativo o informativo: Puede ser informativo, persuasivo o descriptivo, pero no se centra o no profundiza demasiado en detalles técnicos.
  • Texto especializado:
    • Lenguaje técnico o científico: Utiliza términos específicos del campo de estudio o la disciplina.
    • Dirigido a expertos: Se espera que la audiencia tenga un conocimiento previo en el área específica del texto.
    • Detalles técnicos: Se centra en aspectos técnicos, teorías o metodologías propias del campo especializado.
    • Propósito específico: Puede ser utilizado para comunicar investigaciones, hallazgos científicos, manuales técnicos u otros contenidos que requieran un conocimiento específico del tema.

Nota: Los textos legales (a excepción de traducciones juradas) o de menús de restaurantes se consideran especializados.

Algunos clientes requieren que anotemos además, títulos de estudio (clientes médicos), números de OP, etc.

Además, guardaremos conforme proceda los documentos enviados por el cliente tanto de trabajo como de referencia además de los que preparemos nosotros mismos para la realización del trabajo y anotaremos cualquier requerimiento especial que pida el cliente (si lo hay).

Notas:

1. Si alguno de los requerimientos especiales del cliente precisa de tiempo extra de realización, tanto si es por nuestra parte como si es por parte de un Proveedor externo, como por ejemplo, corregir el formato del archivo traducido (en documentos editables, incluso aunque el formato del original esté mal), se debe valorar si debe presupuestarse aparte o incluirlo en la tarifa del propio trabajo.
2. Si hemos realizado algo de preparación de archivos, como por ejemplo ocultar texto o el proyecto es algo complejo de entender o realizar o ha requerido o requiere de cualquier actuación especial, etc., es importante que lo anotemos en el Memo del trabajo por si por algún motivo, finalmente, se tiene que encargar del trabajo otra Gestora de Proyectos. Así, tendrá claro cómo se ha preparado o cómo debe hacerlo sin tener que investigar. En el Memo de Plunet podemos poner toda la información que pueda ayudar a entender el trabajo, a recordar lo que hemos realizado o debemos realizar o, en definitiva, cualquier información que creamos que nos puede ser útil de forma interna.

• Información specífica: Ver sección Gestión de trabajos (especificaciones según el tipo de trabajo).

Presupuestos

(Ver cómo proceder en Plunet en la sección Presupuestos (Quotes))

La única diferencia con la información que se incluye en el Pedido directo es que, a menos que el cliente especifique una fecha en concreto, en vez de una fecha pondremos el plazo en días laborables.

Los trabajos deben realizarse con las tarifas previamente aprobadas por el Cliente, o bien en base a las tarifas y características de trabajos previos, por lo que aunque un cliente no requiera de presupuestos previos a los trabajos, si por el tipo de trabajo que necesite en un determinado momento, se requiere usar otra tarifa, se preparará Presupuesto para informar al cliente de la nueva tarifa que se le va a aplicar y así que de su consentimiento. En este caso, si se quiere, se puede hacer una excepción con motivo de fidelización, indicándole el coste que hubiera tenido de normal y aplicándole un descuento de fidelización a fin de que el coste final sea el mismo que tiene habitualmente. Por ejemplo, si normalmente envía documentos con temática estándar pero por primera vez envía un documento con temática especializada, habría que aplicarle la tarifa de traducción especializada y hacerle un descuento para que el coste final sea el mismo que si hubiéramos aplicado la tarifa estándar. Cuando le enviamos el presupuesto al cliente, le explicamos que al ser un documento de temática especializada la tarifa es superior como puede ver en el presupuesto pero que ya que es la primera vez que lo solicita, le aplicamos un descuento para que se le quede con el mismo importe que tiene normalmente. Esto sólo se lo haríamos la primera vez y se le indica de la excepcionalildad del mismo.

Una vez creado un presupuesto, lo guardamos en PDF, lo abrimos para verificar que está todo correcto y se lo enviamos al cliente poniendo en copia al equipo de trabajo en el que estemos, para que el resto del equipo sepa que esa solicitud está atendida.

Cuando enviamos a los clientes un Presupuesto, les recalcamos que esperamos su confirmación definitiva para comenzar con el trabajo. Es especialmente importante en casos de traducciones urgentes que esto les quede claro, ya que no podremos comenzar a trabajar en ello hasta que recibamos su confirmación. Además, les indicaremos que en el presupuesto podrán ver el número de días aproximados que se requieren para el trabajo pero que si nos indican para cuándo lo necesitan, haremos lo posible por organizarlo de manera acorde (sea dentro de la misma tarifa que ya aparece en el presupuesto o sea teniendo que modificar el presupuesto previamente para incluir la tarifa urgente en caso de que nos lo pidan en un plazo que consideremos urgente).

Al Cliente se le pueden enviar varios presupuestos para un mismo trabajo con diferentes posibilidades (presupuesto estándar / presupuesto urgente / presupuesto con un servicio u otro / etc.). Del mismo modo, también se puede corregir/modificar un presupuesto ya enviado. (Ver como proceder en Plunet en la sección Corrección de presupuestos o creación de presupuestos alternativos)

Importante: Si el presupuesto es sobre una posible traducción que habría que empezar enseguida o devolver con urgencia, conviene preguntar disponibilidad a uno o varios traductores mientras el cliente nos da su confirmación al presupuesto o, en algunos casos, incluso antes de enviárselo al cliente, para saber si el plazo que nos solicitan sería posible o no y, en base a los plazos que seamos capaces de ofrecer, elaborar de un modo u otro el presupuesto. A los traductores, además de decirles que el encargo todavía no es seguro y de informales de los plazos que necesitaríamos cumplir, podemos enviarles el documento para que se hagan una idea del contenido y el análisis para que vean el recuento exacto.

Conversión de Presupuestos en Pedidos

(Ver cómo proceder en Plunet en la sección Convertir un presupuesto en pedido)

• Clientes nuevos: desde el departamento de SM nos llegará un e-mail con el código del Presupuesto aprobado además de los datos necesarios para poder proceder con el trabajo. En este caso, confirmaremos a SM que nos encargamos del trabajo (no directamente al cliente, ya que SM «nos presenta» y les manda cierta información). Al finalizar el trabajo, sí que nos presentaremos como Gestoras de Proyectos al Cliente y se lo devolveremos directamente a él sin poner en copia a SM. En caso de dudas durante la realización del trabajo se resolverán directamente escribiendo al Cliente (presentándonos como Gestoras de Proyectos, en el primer correo, lógicamente).
• Clientes con los que ya hemos trabajado: ya habremos creado el Presupuesto, así que simplemente convertiremos el Presupuesto en Pedido y contestaremos a su e-mail diciendo que ponemos en marcha el trabajo. Si el Presupuesto lo ha creado una Gestora pero el día que lo aprueban, dicha Gestora no está trabajando y se encarga de convertirlo a Pedido y de pasárselo al Proveedor otra Gestora, se valorará quién debe seguir encargándose del proyecto dependiendo de la complejidad de elaboración que tuvo el Presupuesto o de los días que no trabaja la Gestora, etc. Lo más importante es dejar bien claro quién se va a encargar del seguimiento y entrega para que no se realice un doble trabajo.

En cualquiera de los dos casos:

• Poner fecha de entrega a no ser que en el Presupuesto ya estuviera establecida. Importante: la fecha de entrega al cliente no debe retrasarse a menos que el Cliente dé su autorización para ello. Es decir, si en el presupuesto pone 2 días laborables, la fecha de entrega debe ser la que coincida con esos 2 días de plazo desde su aprobación. Si finalmente no podemos organizarlo para esa fecha o nos surgen imprevistos durante la realización del trabajo que lo impiden, aunque creamos que no hay problema por entregar el trabajo en más días, deberemos comunicárselo al cliente y obtener su aprobación. Crear una Incidencia o no dependerá de si el cliente ha aceptado que entreguemos más tarde o no.
• En el e-mail de confirmación pondremos en copia al equipo de trabajo en el que estemos, para que el resto del equipo sepa que esa solicitud está atendida.

IMPORTANTÍSIMO: Solamente se confirmará al cliente la puesta en marcha del proyecto cuando dicho proyecto se haya puesto efectivamente en marcha, es decir, no se confirmará al cliente la puesta en marcha antes de haberlo puesto realmente en marcha. No es necesario esperar la confirmación de los proveedores para confirmar el trabajo al cliente, pero sí realizarlo en ese orden: el cliente confirma que quiere realizar el proyecto -> lo ponemos en marcha -> confirmamos al cliente que lo ponemos en marcha.

Nota: en las ocasiones en que debemos crear un presupuesto para un pedido ya creado sin presupuesto previo, o bien modificar un presupuesto ya aprobado y convertido en pedido, ver cómo proceder en Plunet en Creación de un presupuesto después de haber creado el pedido o en Modificación de un presupuesto ya pasado a pedido.

Pedidos (sin presupuesto previo)

(Ver cómo proceder en Plunet en la sección Pedidos (Orders))

La única diferencia con la información que se incluye en el Presupuesto es que, según el cálculo que realicemos estableceremos una fecha de entrega.

En el e-mail de confirmación pondremos en copia al equipo de trabajo en el que estemos, para que el resto del equipo sepa que esa solicitud está atendida.

Encargos a proveedores

(Ver cómo proceder en Plunet en la sección Encargos (Jobs))

Nota previa: Antes de asignar un trabajo a un Proveedor hay que asegurarse si hemos trabajado anteriormente con él, ya que en caso contrario hay que revisar su ficha para asegurarnos de que está completa y darle de alta en algunos sistemas. Partimos de la base de que el departamento de HR ha reclutado correctamente a los proveedores cuyo status es aceptable para poder trabajar, que tienen acceso a Plunet y que también se han leído los First steps with Okodia (aunque no se acuerden), por lo que solamente faltaría darles de alta en Groupshare, aunque el primer trabajo no sea de Trados. Para saber si dispone de acceso a Groupshare, simplemente debemos comprobar aquí si tienen usuario y contraseña de acceso y, en caso de que no tengan, crearemos al usuario (o solicitaremos su creación). Por supuesto, si el Proveedor tuviera alguna parte de su ficha incompleta habría que completarla o, si no tuviera acceso a Plunet también habría que dárselo. A modo de resumen se expone a continuación una pequeña checklist de comprobación la primera vez que se trabaje con cualquier Proveedor:

• ¿Tiene acceso a Plunet? -> Si no lo tiene, hay que dárselo. Nota: Con su primer acceso están obligados a aceptar el NDA.
• ¿Tiene toda su información rellena? (Al menos la necesaria para poder trabajar con él/ella): nombre, apellidos, email, teléfono, Properties, Pricelist, archivos (CV, NDA, títulos). -> Si falta algo, solicitárselo o tratar con HR para que lo soliciten.
• ¿Tiene acceso a Groupshare? -> Si no lo tiene, hay que dárselo.

Una vez el Cliente ya ha confirmado el trabajo, y dicho trabajo se ha creado conforme corresponda, deberemos crear el encargo al Proveedor, en el cual seleccionaremos al propio Proveedor, la fecha en que debe entregar el trabajo, las instrucciones, los archivos y el material al que debe tener acceso.

Elegimos al Proveedor en función de quién se adecue más a las necesidades del encargo: tipo de trabajo, combinación lingüística, área de especialidad, tarifas, etc.

Intentaremos para un mismo Cliente, una misma combinación de idiomas y una misma temática trabajar siempre con el mismo equipo de Proveedores, dado que a la larga acabarán conociendo al Cliente, sus tipos de trabajos, etc., lo que incrementará la calidad del resultado final y la facilidad para realizar el encargo. Para ello, Plunet nos ofrece la opción de buscar el Proveedor que mejor se adecue a nuestro trabajo añadiendo, eliminando o cambiando el orden de los distintos filtros en los apartados «Selection criteria» y «Ranking criteria». Además, debemos consultar otros encargos previos (finalizados) y la calidad (puntuación de valoración) del traductor que vayamos a elegir.

Debemos tener en cuenta también que el margen de beneficio que nos quede tras la asignación del encargo debería ser de al menos el 30-35%. Si no hay más remedio que pasarle el encargo a un proveedor con el que nos quede menos margen deberemos intentar que sea lo más cerca posible al 30-35%.

Importante: para trabajos de Track Changes, miraremos siempre si hemos traducido alguna de las versiones anteriores del documento y, si lo hemos hecho, intentaremos asignarle el encargo al mismo equipo de traductores. Si hemos trabajado en varias versiones con distintos traductores porque no pudiera encargarse siempre el mismo, nos fijaremos en las versiones más actuales y en las que más se haya trabajado. Por ejemplo, se realizó la traducción de la primera versión del documento al completo por una persona y luego se realizó un trabajo de TC por otra persona (porque la primera no podía hacerlo) pero este trabajo era muy pequeño, entonces trataremos de asignárselo al equipo que trabajó en la versión completa. Lo importante es que tratemos de que trabajen las mismas personas porque aunque vayan a emplear la misma terminología que aparece en el documento, la forma de traducir de cada persona es distinta y debemos tratar de mantener la consistencia lo máximo posible, además de que el mayor conocimiento del trabajo previo hará que puedan trabajarlo de una forma más ágil y segura.

Hay ocasiones en las que un Cliente nos envía varios trabajos pequeñitos de la misma combinación de idiomas y con documentos de la misma especialidad. Los Pedidos los crearemos por separado conforme nos los haya ido mandando pero para evitar tarifas mínimas con los traductores y/o facilitar la gestión, se pueden sacar varios Pedidos juntos en un único encargo al Proveedor. (Ver como proceder en Plunet en la sección Gestión de pedidos conjuntos en un único encargo).

También hay ocasiones en las que un Cliente nos solicita la traducción de textos de diferentes idiomas source (dentro de un mismo documento o en diferentes documentos) hacia un mismo idioma target que podemos gestionar en un único encargo para evitar tarifas mínimas con los traductores y/o facilitar la gestión o en distintos encargos. (Ver como proceder en Plunet en la sección Gestión alternativa de diferentes idiomas source hacia un mismo idioma target.)

Podemos consultar disponibilidad e información previa a los Proveedores, si lo creemos conveniente aunque, normalmente, a los proveedores con los que ya hemos trabajado, para encargos sencillos y con un plazo razonable, no suele ser necesario consultar disponibilidad previamente.

Debemos fijar la fecha (y hora) de entrega del Proveedor teniendo en cuenta que quede el margen necesario para la Verificación/Gestión con el siguiente paso del proceso (traducción, revisión, maquetación…) e incluso posibles contratiempos.

Debemos dar al Proveedor todas las instrucciones que sean necesarias para la realización del encargo, además de indicarle qué pasos específicos debe realizar: en Plunet al seleccionar el tipo de trabajo, ya aparecen las instrucciones generales que debe seguir para dicho tipo de trabajo. Podemos añadir y eliminar las que consideremos necesarias pero además podemos añadir consideraciones específicas por escrito. Es necesario dejarlo todo bien claro.

Debemos darle acceso a las carpetas/archivos que necesite para llevar a cabo su trabajo. A traductores y revisores, además de los archivos de trabajo necesarios, siempre se les dará acceso a los archivos de referencia que haya mandado el cliente (si los hay), a la TM que corresponda y a la base terminológica que corresponda (si procede).

(Ver como proceder en Plunet en la sección Pestaña SPECIFICATION)

Creamos el encargo (se creará una OP que servirá al Proveedor para hacer su factura), se lo enviamos y esperamos su confirmación.

IMPORTANTE: hasta que no recibimos confirmación del Proveedor no damos un encargo por asignado, debemos seguir pendientes de que nos confirme si podrá ocuparse, no lo damos por hecho.

En el caso de que haya encargos que deban realizarse con posterioridad o en paralelo a otros (por ejemplo, una revisión o una maquetación después de una traducción, la creación de unos gráficos mientras se traduce el resto de texto, etc.), habrá que coordinar a todo el equipo, preavisando en la medida de lo posible sobre las fechas en las que empezarán su tarea.

Nota: hay trabajos que realizamos las propias Gestoras de Proyectos que probablemente puedan ser realizadas por un Proveedor externo. Si creemos que puede ser así y por tiempo y costes nos encaja, no hay problema por hacerlo e incluso sería conveniente ya que nos permitiría disponer de más tiempo para otros trabajos. Si, por ejemplo, un cliente nos solicita corregir el formato del archivo traducido (en archivos editables, incluso aunque el formato del original esté mal), no es necesario que lo hagamos nosotras mismas, se lo podemos solicitar a algún proveedor que realice labores de preparación de archivos. En cualquier caso, apliquemos la lógica y el sentido común: ¿lleva más tiempo hacerlo una misma o solicitar a otra persona dicho trabajo (o explicarle cómo hacerlo)?

Ver sección Gestión de trabajos (especificaciones según el tipo de trabajo), para saber la documentación e información a incluir dependiendo del tipo de trabajo.

¡ATENCIÓN! Trabajos de T+R donde hay mayoría de repeticiones/100% fuzzies: En trabajos de traducción y revisión de más de 3000 palabras, si más de la mitad corresponde a coincidencias del 100% (100% fuzzies) y/o repeticiones internas, bloquearemos esos segmentos (excpeto la primera ocurrencia de cada repetición interna) antes de enviar el encargo al traductor para que no los traduzca ni los revise y, por lo tanto, no se le paguen. Se bloquearán para que queden a 0 en su análisis. Una vez que el traductor entregue el trabajo, desbloquearemos todos los segmentos para que el revisor sí que pueda revisar la totalidad del contenido del documento.

Gestión de trabajos (especificaciones según el tipo de trabajo)

Nota previa: de forma generalizada, es importante avisar al cliente de qué se ha considerado para el presupuesto cuando se envíe, a fin de que quede claro en el email qué contempla o qué incluye. Esto es especialmente relevante en trabajos con algún tipo de particularidad más allá de una traducción completa (trabajos de traducción parcial, TC, etc.).

En el caso concreto de TC, por lo tanto, también es importante indicar al cliente qué cubre el presupuesto, en qué nos hemos basado. Esto lo realizaremos para evitar tener que mirar si los documentos clean+TC que envían coinciden, etc. Es decir, no los compararemos en cada solicitud sino que iremos de forma directa (y únicamente) a la versión TC. En este sentido, al enviar el presupuesto, mencionaremos una coletilla tipo «based on the TC version».

Traducción

Presupuesto/Pedido

Procederemos de una forma u otra dependiendo del formato de los archivos, como se explica a continuación.

Archivos editables

Los procesamos en Trados (ver sección Análisis).

(Ver curso de formación en Creating Projects with Trados Studio)

Nota: en el caso de que un documento contenga menos de 150 palabras, no es realmente necesario procesarlo por Trados (ni PMs ni traductores) -aunque no pasa nada por hacerlo siguiendo el procedimiento habitual de traducción de archivos editables-, a menos que se considere que su utilización pueda ser relevante debido a traducciones previas o terminología. En caso de no procesarlo, el documento se guardará tal cual y el recuento será el que se indique en el propio documento.

• Guardamos:
  • Los archivos originales que manda el cliente.
  • Los sdlxliff
  • El log (análisis de Trados)
• Recuento de palabras:

Siguiendo la información del recuento que nos da Trados, aplicaremos el recuento ponderado.

Nota: En caso de traducción de los mismos documentos a distintos idiomas, si tras analizarlos nos dan distintos recuentos y la diferencia no es significativa, el número de palabras que contabilizaremos para todos los idiomas dentro de ese pedido será el del idioma cuyo recuento sea más favorable para nosotras. Si la diferencia entre idiomas fuera sustancial sí conviene incluir el recuento correspondiente a cada idioma (podría ser que se hubiera traducido previamente algún archivo similar a alguno de los idiomas pero a otros no) y en caso de que se considere necesario se explica al cliente el porqué de esa diferencia en los recuentos.

• Plazo:
  • Sólo traducción: 2000 palabras por día (según el recuento ponderado).
  • Traducción + revisión: Al plazo de la traducción le sumamos el cálculo de 8000 palabras (según el recuento de palabras totales) por día para la revisión.

PDF o archivos no editables

Convertimos los documentos a word (directamente desde Adobe Acrobat, o bien lo procesamos con ABBYY o alguna herramienta similar) y sin arreglarlo nos fijamos en que está todo el texto en formato editable.

• Guardamos:

Los archivos originales que manda el cliente.

• Recuento de palabras:

El que da el Word convertido (sin arreglarlo) más un 10% (debido al trabajo de procesamiento de textos/preparación de archivos). Particularidades de clientes: Ver ficha cliente PSI en Okopedia.

• Plazo:
  • Preparación del documento: al menos un día para la conversión correcta del documento a formato editable. Añadiremos más días en caso de ser un documento largo o varios documentos (en caso de dudas o de no saber realmente si se necesita más tiempo es necesario consultar anteriormente con el Proveedor).
  • Sólo traducción: al plazo de la preparación le sumaremos el cálculo de 2000 palabras por día para la traducción.
  • Traducción + revisión: al plazo de la preparación + el de la traducción le sumaremos el cálculo de 8000 palabras por día para la revisión.

Notas:

• En caso de pensar que el cliente podría disponer del documento en formato editable, se lo pedimos. Si nos lo pasa, procederíamos en base a dicho archivo editable.
• Si es la primera vez que el cliente nos envía un documento en pdf, habría que informarle de que lo que le entregaremos será un documento en word sin maquetar aunque con el formato de texto lo más parecido posible al original. Si nos indica que quiere el mismo formato en pdf o vemos que el pdf es un claro candidato a requerir de maquetación, le ofreceremos la posibilidad de hacerlo (ver sección Maquetación).

Documentos con particularidades

Conversiones automáticas a word

Se trata de documentos que originalmente eran PDF y que el cliente ha convertido a word con un OCR pero no está bien formateado ya que tiene saltos de página, cortes en frases, etc. Habría que consultar con el cliente si tiene el word (o documento) original verdadero o si sería mejor que nos pasara el PDF y nosotras hacer la conversión y preparación de archivo (el tratamiento sería el que se hace con documentos PDF), o bien incluir un recargo por el tiempo adicional que conllevará la preparación correcta del documento.

Documento editable que contiene imágenes con texto no editable

Habría que consultar con el cliente (en el caso de que no tengamos ya algo previamente estipulado para él) si necesita la traducción de las imágenes no editables del documento y, en caso afirmativo, ver si necesita la traducción del texto escrito en formato plano (dejaríamos el texto escrito debajo de la imagen) o si necesita la imagen con el formato que tiene y con el texto sustituido. En los dos casos, al recuento del documento habría que sumarle el recuento del texto no editable + el 10% del mismo. Además, en el segundo caso, habría que aplicar un cargo de maquetación de 20 minutos por imagen con redondeos al alza de 15 minutos (imágenes «sencillas» como pueden ser un gráfico, una tabla, etc. no una página completa en formato imagen o una imagen de un catálogo/revista donde hay un fondo que es a su vez una imagen, etc.). En cuanto al plazo, debemos prever si se necesitará algún día adicional para ello o si se podrá realizar en paralelo al trabajo de traducción.

Nota: Para facilitar el cálculo se dispone de una calculadora específica aquí.

En trabajos grandes (tipo un protocolo de un cliente pharma) donde tan solo hay 1-2 imágenes, podemos obviar este coste si así se suele hacer con el cliente en cuestión.

(Ver Ejemplo – Edición de imágenes dentro de encargos de traducción)

Documento con parte de texto que no se necesita traducir

• Documento editable: ocultar el texto en el propio documento o bloquear los segmentos en el sdlxliff. (Ver en la sección 2. Varios -> Documentos con partes que no se necesitan traducir). Hay que tener en cuenta que el texto que se oculta en el propio documento no aparecerá en el sdlxliff y por lo tanto el traductor no lo verá ni lo tendrá en cuenta (a no ser que se fije en el documento original). El texto que aparece bloqueado en el sdlxliff sí será visto por el traductor y por lo tanto suponemos que lo tendrá en cuenta aunque no lo pueda modificar, así que antes de decidir la forma de proceder debemos plantearnos si queremos que el traductor tenga en cuenta dicho texto o no. Por ejemplo, el texto a traducir ES>EN es el siguiente:

President of the IRB

El presidente de la junta será elegido en una votación…

«Presidente» se puede traducir de diferentes formas, «President», «Chair», «Head»… Si ocultamos el texto en inglés y el traductor no lo ve, pondrá el término que él elija. Si lo bloqueamos en el sdlxliff y por lo tanto, el traductor lo ve, utilizará el término «President» siendo consistente con el texto que ya aparece.

Además, sólo se pueden ocultar frases o párrafos completos y no partes de frases.

Importante: si se oculta texto en el documento, hay que dejarlo escrito en el Memo del pedido para acordarse de que hay que desocultarlo antes de la entrega al cliente (acordarse uno mismo o informar a otro gestor en caso de que por alguna razón tuviera que encargarse).

• Documento no editable:
  • El texto, aunque no se debe traducir, se debe incluir en el documento final: Habría que contabilizar sólo el texto que se debe traducir pero al recuento añadirle el 10% de todo el texto (también del texto que no se debe traducir). Durante el proceso de trabajo, se convertirá todo el texto a word y se procederá como si de un archivo editable se tratara ocultando o bloqueando los textos que no se tengan que traducir.
  • El texto ni se debe traducir ni se debe incluir en el documento final: Sólo habría que contabilizar el texto que deba ser traducido + el 10% de dicho texto.

Documento editable que contiene bibliografías

Las publicaciones oficiales (libros publicados, con un ISBN/ISSN o código numérico asignado) no se traducen por lo que dicho texto se ocultaría o bloquearía en Trados para no contabilizarlo. El resto de publicaciones «menores», como tesis, charlas, posters, presentaciones, discursos, etc. sí son traducibles. De todos modos, se lo comentaremos al cliente para informarle de que lo haremos así y que nos informe de cómo prefiere que dejemos las publicaciones que sí se traducen (sólo la traducción o la publicación original + la traducción entre corchetes o alguna otra forma). Además, es importante mirar bien las publicaciones no traducibles porque en ocasiones contienen palabras sueltas que sí deberían traducirse: frases como «pendiente de publicación», «con la ayuda del equipo de neurólogos de…» o fechas y lugares.

Documento editable que contiene hiperíndices/referencias cruzadas

Se ha desarrollado una macro que nos permite saber el total de hipervínculos y referencias cruzadas dentro de un documento Word y realiza el cálculo del tiempo que llevaría revisarlas/crearlas cuando no salgan bien. Será útil en casos en que necesitemos calcular este tiempo para presupuestarlo a un cliente.

No es de obligatorio uso para ningún tipo de trabajo en concreto (salvo la siguiente EXCEPCIÓN). Se ha desarrollado para cualquier proyecto en el que resulte útil:

• Si nos piden revisar todas las referencias cruzadas de un documento.
• Si, en un proyecto con cambios marcados, hubiera que revisar todas las referencias cruzadas (incluso fuera de las partes con track changes) por si no se actualizan todas de manera automática.

EXCEPCIÓN: se usará la macro para presupuestar (cuando lo solicite expresamente el cliente) la revisión de referencias cruzadas en proyectos para PSI de actualización con track changes de protocolos o manuales del investigador (o documentos similares con gran número de referencias cruzadas).

La macro también funciona en documentos que tienen cambios marcados pero analiza el documento entero, es decir, no puede analizar solo las partes con cambios marcados.

Si en algún caso se necesita analizar únicamente ciertas partes de un documento, habrá que pasar la macro por una copia que solo contenga esa(s) parte(s).

Alternativamente, se pueden realizar búsquedas de las palabras clave que suelen preceder a las referencias cruzadas más habituales: “section”, “table”, “figure”, “annex”… (o en cualquier otro idioma) y contar manualmente el número de referencias. (Atención: solo tener en cuenta los resultados que van seguidos de un número). Calculamos 1,5 minutos por referencia para su revisión/creación.

Encontramos aquí la macro y se ejecuta del siguiente modo:

• Recomendamos aislar el/los documento(s) que queremos analizar en una carpeta, ya que la macro está configurada para analizar todos los documentos que encuentre en la carpeta que seleccionemos.
• Abrimos el Word (o uno cualquiera, en caso de ser varios) y seguimos estas instrucciones para importar la macro.
• Una vez importada, en el menú Ejecutar, seleccionamos “Ejecutar macro”. Se abre un menú que indica la macro “ContarReferenciasYHipervinculos”. Seleccionamos “Ejecutar”.
• Se abre un nuevo Word que ofrece el recuento de los elementos encontrados en cada Word y el tiempo estimado.

Archivos InDesign

Son archivos editables pero Trados solo los admite en formato .idml, por lo que si el cliente nos los manda en .indd debemos convertirlos a .idml. Deberemos consultar al cliente si requiere que nos encarguemos también de la maquetación del archivo target o no.

Archivos .cdr

Son archivos editables pero para poder trabajar con ellos deberemos convertirlos a .rtf mediante Sysfilter (ver sección 1. CorelDraw). La tarea de Sysfilter deberemos solicitársela a JMM.

Otros archivos

En caso de necesitar información sobre otro tipo de archivos, indicarlo en el apartado de Comentarios de este artículo a fin de poder redactarlo.

Preparador de archivos (si se necesita)

Si el documento es un PDF, se tendrá que crear un encargo (Job) de preparación de archivos para el proveedor adecuado. Hay proveedores que contabilizan estos trabajos por páginas y otros con un presupuesto por cada encargo. Este proveedor se encargará de convertir el PDF en word (o excel, ppt, etc.) y a partir de aquí se tratará como cualquier trabajo de traducción con archivos editables.

Excepción: En caso de ser un documento muy pequeñito, muy fácil o de un trabajo muy urgente, podemos encargarnos nosotras mismas de la preparación del documento, en función de si hacerlo de este modo simplifica/agiliza el trabajo de preparación.

Traductor

• Le damos acceso a:
  • Archivos originales: tanto si son editables como si son no editables (en este caso, se incluye también los archivos creados en word). El traductor deberá usarlos como referencia visual.
  • Archivos sdlxliff: serán los documentos que deba traducir. Excepciones:
    • Paquete de Trados: para proveedores que lo prefieren. Se lo prepararemos sin mayor problema y, para poder tenerlo en cuenta en futuros trabajos, lo dejaremos anotado en su perfil.
    • Word bilingüe: para proveedores que no trabajan con herramientas TAO. Lo extraeremos desde la tarea «Exportar para revisión bilingüe» de Trados (ver sección 5.3 Preparing files in Trados Studio for non-CAT-tool users). Hay que indicarle al traductor que hay que traducir la columna de la derecha con el control de cambios activado, que no debe haber saltos de párrafo y que no se deben modificar las etiquetas. Este procedimiento se puede utilizar para traducciones sencillas.
    • Enlace al proyecto en Groupshare: para proveedores que no trabajan con herramientas TAO (ver Groupshare Projects and Online Editor). Este procedimiento se debe usar para traducciones más complejas que requieran del uso de TM, termbase, etc.
• Recuento de palabras:

Siguiendo el recuento que nos de Trados, aplicaremos el recuento ponderado.

NOTA IMPORTANTE: desde el departamento de Ventas, y con el objetivo de ganar a un cliente nuevo, se realizan los presupuestos sin utilizar TMs, y sin contabilizar la totalidad de las repeticiones internas, por lo que en estos casos en los que el cliente aprueba un presupuesto en el que se han contabilizado las repeticiones a 0, en la medida de lo posible, es importante que al traductor se le indique que NO las revise* sino que las acepte tal cual. Se pondrán a coste 0 en la tabla de sus precios en el encargo. Las coincidencias 100% funcionarán como siempre dentro del recuento para el traductor (tendrá que revisarlas, como de costumbre).

*Es importante aplicar el sentido común: es probable que, dentro de los precios establecidos del traductor, aplique un 10 % de su tarifa completa para las repeticiones, por lo que el recuento de las repeticiones internas correspondería a unas pocas palabras nuevas, lo cual sería un coste tan pequeño que no tendría sentido «descontarlas». Cuando informamos al traductor de la cuestión de las repeticiones, conviene indicarle que se trata de algo puntual que ha pedido el cliente para este encargo en particular. Esto facilitará que lo acepten. Sin embargo, si el traductor es generalmente «conflictivo» o si probamos a hacer esto con algún traductor y se queja de ello, seamos flexibles, y valoremos si se pueden contabilizar como de costumbre. Lógicamente si la tabla del traductor es superior, por ejemplo 30%, la diferencia de coste posiblemente sea mayor y sí nos interese pelearlo un poco.

• Plazo: 2500 palabras por día (según el recuento ponderado).
• Nos entregará:
  • Sdlxliff traducidos
  • Archivos target.

Revisor (si es un trabajo de Traducción + Revisión)

• Le damos acceso a:
  • Archivos originales: tanto si son editables como si son no editables (en este caso, se incluye también los archivos creados en word). El revisor deberá usarlos como referencia visual.
  • Archivos sdlxliff traducidos: serán los documentos que deba revisar.
• Recuento: Sobre la totalidad de las palabras (porque se debe revisar todo independientemente de los fuzzies que haya) contabilizaremos a 1500 palabras por hora. (Excepciones: hay algunos revisores que aplican una tarifa de revisión por palabras).
• Plazo: 12000 palabras por día
• Nos entregará:
  • Sdlxliff revisados. No es necesario que entregue el documento con control de cambios.
  • Archivos target.
  • Feedback sobre la traducción.

Inclusión de cambios

Hay clientes que nos solicitan trabajos en los que nos envían un documento original con cambios marcados (TC, track changes) y nos piden insertarlos en la traducción previa de ese documento en otro idioma.

Es importante revisar que los documentos que ha mandado el cliente sean los correctos, es decir, que el documento en el que hay que incluir los cambios sea el documento en el idioma target y la versión anterior correcta.

Presupuesto/Pedido

• Guardamos:
  • Documento original con cambios marcados
  • Documento que se debe actualizar
• Recuento:

Generalmente, estos trabajos los contabilizamos por tiempo. Dicho tiempo lo calculamos según el volumen de palabras modificadas. Calcularemos a:

• • Sólo traducción:
    • 250 palabras nuevas por hora para adiciones (Additions)
    • 250 palabras nuevas por hora para palabras movidas (Moves)
    • 1000 palabras eliminadas por hora (Deletions)
  • Traducción + revisión. Al cálculo de tiempo de la traducción le sumamos para la revisión:
    • 800 palabras nuevas/movidas por hora
    • 1000 palabras eliminadas por hora

Redondeos al alza, en bloques de 30 minutos (0,5 horas).

—

Nota 1: en caso de que haya cambios que afecten a imágenes, ver sección Documento editable que contiene imágenes con texto no editable.

Nota 2: si el documento target donde se deben incluir los cambios es un PDF, le solicitaremos al cliente el documento en word. Si no lo tiene, tendremos que convertirlo (File preparation – PRE), por lo que al cálculo del tiempo que hacemos para incluir los cambios tendremos que añadirle el tiempo que nos va a llevar convertirlo. Puesto que tenemos establecido que la edición de un PDF es un 10% del coste de traducción, calcularemos el 10% del volumen de palabras del documento. Dicho volumen de palabras lo multiplicaremos por el coste de traducción por palabra y el resultado lo dividiremos por el coste por horas. El resultado será el volumen de tiempo que añadiremos al tiempo de inclusión de track changes.

Ejemplo: si el PDF tiene 4500 palabras, el 10% son 450 palabras. Si el coste de traducción por palabra es de 0,10 EUR, el coste de la edición será 450 x 0,10= 45EUR. Si esos 45 EUR los dividimos entre el coste por hora del cliente (pongamos a 45 EUR), el resultado sería 45 EUR dividido entre 45 EUR/h = 1h. Y sería esta hora la que añadiríamos a las horas de TC.

Si el tiempo de dedicación al File Preparation es muy alto respecto al tiempo de dedicación a la inclusión de cambios, convendría informar al cliente de que es tanto tiempo debido al trabajo de conversión del PDF a documento editable. Por el contrario, si no existe esa gran diferencia, a priori no sería necesario preavisar al cliente de ello. En cualquier caso, si el cliente pide alguna explicación porque le parece mucho tiempo para llevar a cabo la inclusión de los cambios marcados, se lo podemos justificar indicándole que para poder incluir los cambios en el documento debemos convertirlo a word y dicho trabajo de conversión lleva ese tiempo.

—

En los idiomas más comunes, para el cliente, el recuento mínimo de TC será:

• • sólo traducción: 0,75 horas
  • traducción + revisión: 1 hora

Excepción: para trabajos muy pequeños (sólo una frase, una fecha, algún número…):

• • sólo traducción: 0,5 horas
  • traducción + revisión: 0,75 horas
  • En casos excepcionales donde por ejemplo, acabamos de entregar una traducción y el cliente nos pide hacer un cambio mínimo, podemos hacerlo sin contabilizar nada, como un favor al cliente.

Excepción 1: Consultar mínimos para los idiomas nórdicos o idiomas poco habituales para nosotros.

Excepción 2: En ocasiones excepcionales y casos puntuales podríamos contabilizarlos por palabras si, por ejemplo:

• • llega un documento donde solo hay unos párrafos enteros añadidos
  • el archivo tiene tantos cambios que es más sencillo traducir de 0 y comparar los documentos que hacer los cambios manualmente con TC: habría que comentarlo con el cliente y contar con su aprobación (y asegurarse de que entienda bien lo que vamos a hacer) porque se le entregará la versión actualizada del documento pero los cambios que aparezcan pueden no ser exactamente los mismos que aparecen en el documento original con TC, y esto podría representar un problema según lo que necesite hacer el cliente posteriormente.

• Plazo:
  • Sólo traducción: 1500 palabras o 6 horas por día.
  • Traducción + revisión: al plazo de la traducción le sumaremos el cálculo de 5000 palabras o 6 horas por día para la revisión.

Traductor

Debe incluir los cambios directamente en el documento target utilizando la opción de track changes.

Nunca se debe cambiar nada en partes sin TC sin que sea visible (ni siquiera typos) y, aunque sea un typo o un error muy claro, mejor no hacer el cambio directamente, sino añadir un comentario para informar al cliente. Se pueden añadir comentarios en partes sin TC si el traductor o nosotras vemos cuestiones que deberían corregirse, sean typos, errores de terminología, inconsistencias de terminología que consideremos importantes…, evitando cambios puramente preferenciales.

• Le damos acceso a:
  • Documento original con cambios marcados
  • Documento que se debe actualizar
• Recuento:

Generalmente, estos trabajos los contabilizamos por tiempo. Dicho tiempo lo calculamos según el volumen de palabras añadidas. Calcularemos a:

• • 350 palabras añadidas por hora
  • No se tienen en cuenta las palabras eliminadas.

Redondeos a la baja, en bloques de 15 minutos (0,25 horas).

Al finalizar, el traductor debería indicar el tiempo real empleado y si es distinto al calculado se lo modificaremos.

Excepción: cuando lo que cambia son párrafos completos o implican tablas o formatos especiales, se puede extraer el texto en un documento aparte y prepararlo con Trados para solicitarle al traductor que lo traduzca usando su herramienta TAO habitual y que, posteriormente, inserte los textos donde corresponda en los archivos que se han de actualizar. En este caso, estos textos se contabilizarían por palabras según el recuento de Trados y por tiempo para el resto de cambios que haya. Esto es beneficioso para nosotros porque nos permite integrar estas traducciones en la TM además de que nos ayuda con nuestro control de calidad con Xbench (ver Resource 02 – Xbench, Guía rápida).

• Plazo: 2000 palabras o 6 horas por día.

Revisor (si es un trabajo de traducción + revisión)

• Le damos acceso a:
  • Documento original con cambios marcados
  • Documento target con los cambios ya incluidos por el traductor.
• Recuento:
  • 1200 palabras añadidas por hora
  • No se tienen en cuenta las palabras eliminadas.

• Plazo: 7000 palabras o 6 horas por día

Si en una solicitud de traducción más revisión, nos piden traducir un archivo completo y después utilizar nuestra traducción como archivo de destino para actualizarlo a distintas versiones, se debe traducir y revisar primero el archivo completo y luego proceder a la traducción y revisión de los cambios.

En casos puntuales en que interese más hacerlo de otro modo (proveedores que ofrezcan una alta garantía de calidad, plazos muy ajustados, documentos cortos donde no se esperen muchos cambios en la revisión…) se puede realizar la traducción de todos los documentos en una única fase y su revisión posterior. Si el revisor realiza correcciones en el documento que sirve como base para el resto, la PM deberá implementarlas también en el resto de documentos que se hayan elaborado a partir de ese (o pedírselo al revisor ).

Nota 1: para facilitar los cálculos se dispone de una calculadora específica aquí.

Nota 2: si se ha traducido parte de los cambios en un sdlxliff, tenemos varias opciones dependiendo del tipo de trabajo, cantidad de bloques, traductores o idiomas implicados, etc., guiémonos por el sentido común a la hora de elegir cómo proceder (en caso de dudas, siempre es bueno consultar a otras compañeras para conocer su opinión sobre diferentes acercamientos a la hora de gestionarlo):

• al revisor solo le entregamos el documento target actualizado. Una vez nos entregue el documento revisado, incluiremos nosotras mismas los cambios que haya realizado en esos textos en el sdlxliff
• al revisor le entregamos el sdlxliff con los textos traducidos y el documento actualizado sin incluir dichos textos. Una vez el revisor revise el sdlxliff, incluirá dichos textos en el archivo actualizado
• al revisor le entregamos el sdlxliff con los textos traducidos y el documento actualizado sin incluir dichos textos. El revisor entregará el sdlxliff revisado y el documento actualizado revisado sin incluir dichos textos. Seremos nosotros mismos los que incluyamos los textos del sdlxliff una vez hayamos realizado nuestro trabajo de vertificación.

Revisión

El cliente nos envía ya el texto en el idioma target.

Si el cliente no especifica algo distinto, realizaremos los cambios con track changes.

Presupuesto/Pedido

Revisión monolingüe

El cliente solo nos envía el texto en el idioma target, no hay idioma source. El trabajo consiste en revisar los errores gramaticales, la fluidez del texto y lo que el cliente requiera de la revisión. No se puede contrastar con ningún original puesto que no existe un idioma «original».

• Guardamos:

Documento con el texto a revisar

• Recuento:

Generalmente, estos trabajos los contabilizamos por tiempo en base al volumen del idioma target. Calculamos a:

• • 1500 palabras por hora
• Plazo:
  • 12000 palabras por día
• Notas:
  • Recuento mínimo: 0,5 horas. Ver nota.
  • Redondeos al alza, en bloques de 30 minutos (0,5 horas).

Revisión bilingüe

El trabajo consiste en revisar el idioma target en comparación con el idioma source. Además de revisar los errores gramaticales, la fluidez del texto y lo que el cliente requiera de la revisión, hay que asegurarse de que el texto en el idioma target cuadre con lo que dice el texto del idioma source. No se puede añadir u omitir nada (a menos que esas adiciones u omisiones sean un requisito del cliente). Si el cliente requiere la adaptación del idioma target además de la revisión se hará dentro del propio proceso de revisión (ver sección Revisión + Adaptación).

• Guardamos:
  • Documento con el texto a revisar
  • Documento con el texto en el idioma source

• Recuento:

Generalmente, estos trabajos los contabilizamos por tiempo en base al volumen del idioma source. Además, hay que tener en cuenta la calidad del texto target. Si no tenemos capacidad suficiente para evaluarla siguiendo nuestro propio criterio, le consultaremos a algún traductor, pidiéndole evaluación a través de un correo electrónico. Calcularemos a:

• • Calidad estándar: 875 palabras por hora. Este es el cálculo habitual.
  • Alta calidad: 1000 palabras por hora
  • Baja calidad: Proponemos retraducción al cliente.
• Plazo:
  • Calidad estándar: 7000 palabras por día. Este es el cálculo habitual.
  • Alta calidad: 8000 palabras por día.
  • Baja calidad: Proponemos retraducción al cliente.
• Notas:
  • Recuento mínimo: 0,5 horas. Ver nota.
  • Redondeos al alza, en bloques de 30 minutos (0,5 horas).
  • Para facilitar el cálculo se dispone de una calculadora específica aquí.

Excepciones: Para algunos clientes, el trabajo se contabiliza por palabras en vez de por tiempo. Esta información estará especificada en el memo de dicho cliente.

Revisión + Adaptación

El trabajo consiste en revisar el idioma target en comparación con el idioma source, además de adaptar la variante del idioma target en el mismo momento/proceso. Por ejemplo, un cliente tiene una traducción inglés > español (España) y quiere revisarla y adaptarla a la vez a español (Latam). Además de realizar la revisión bilingüe del apartado anterior, hay que aplicar los cambios necesarios para que el texto final se corresponda con la variante de idioma especificada por el cliente.

• Guardamos:
  • Documento con el texto a revisar+adaptar
  • Documento con el texto en el idioma source

• Recuento:

Generalmente, estos trabajos los contabilizamos por tiempo en base al volumen del idioma source. A menos que la calidad de la traducción sea baja, en cuyo caso propondremos retraducción al cliente, consideraremos que la calidad de lo que nos envían es estándar. En este sentido, calcularemos a: 750 palabras/hora.

• Plazo:
  • Calidad estándar: 6000 palabras por día.
• Notas:
  • Recuento mínimo: 0,5 horas. Ver nota.
  • Redondeos al alza, en bloques de 30 minutos (0,5 horas).
• Registro en Plunet:

Si el cliente lo enfoca como una «revisión» a la que hay que realizar, además, adaptación, lo registraremos como «Hour(s) Review». En cambio, si lo enfoca como una «adaptación» a la que hay que realizar, además, revisión, lo registraremos como «Hour(s) Adaptation». Ver ficha cliente PSI en Okopedia.

Revisor monolingüe

• Le damos acceso a:
  • Documento con el texto a revisar

• Recuento: 2000 palabras por hora

• Plazo: 16000 palabras por día

Revisor bilingüe y Revisor+Adaptador bilingüe

• Le damos acceso a:
  • Documento con el texto a revisar
  • Documento con el texto en el idioma source

• Recuento:

Hay que tener en cuenta la calidad del texto target. Si no tenemos capacidad suficiente de evaluarla siguiendo nuestro propio criterio, le consultaremos al traductor. Calcularemos a:

• • Calidad estándar: 1000 palabras por hora. Este es el cálculo habitual.
  • Alta calidad: 1500 palabras por hora.
• Plazo:
  • Calidad estándar: 8000 palabras por día. Este es el cálculo habitual.
  • Alta calidad: 12000 palabras por día.

Notas:

• Redondeos a la baja, en bloques de 15 minutos (0,25 horas).
• Para facilitar el cálculo se dispone de una calculadora específica aquí.
• Excepciones: hay algunos revisores que aplican una tarifa de revisión por palabras.

Adaptación

El trabajo consiste en adaptar el texto a otra variante de un mismo idioma. Por ejemplo, adaptar un texto de español de España a español de Argentina: ej.: Conducir un coche –> Manejar un auto.

No se tiene en cuenta ningún documento en otro idioma, sino que la adaptación se realiza de forma monolingüe.

Se tratará igual que un trabajo de revisión bilingüe utilizando los recuentos y plazos de una revisión de alta calidad.

Consultar con el cliente si debemos dejar los cambios que realicemos visibles con track changes o no.

Conciliación de traducciones

En el proceso de una «linguistic validation», los clientes podrían pedir que se realicen 2 FWT con 2 traductores diferentes y luego se haga una conciliación con otro traductor para obtener una FWT final. Las dos FWT se presupuestan como dos traducciones normales. La Conciliación de las dos FWT se cotiza como revisión de calidad estándar, pero debemos calcular un volumen de entre 1,5 y 2 revisiones (convendría consultar previamente con los posibles traductores que se implicarán en la Conciliación).

A la hora de gestionar el trabajo, simplemente hay que tener en cuenta que al traductor que se encargue de la conciliación hay que enviarle el archivo source y las dos traducciones FWT iniciales en formato target. No es necesario ni útil enviar estas traducciones en sdlxliff porque será difícil que pueda incorporar los cambios en uno de ellos.

Back-translations

Los trabajos de back-translation (BT) son trabajos específicos que realizamos para clientes médicos, principalmente, aunque también se pueden realizar para otros clientes que así lo soliciten.

A efectos prácticos, son trabajos de traducción «normales», contabilizados por palabra, pero tienen una finalidad específica. Consisten en volver a traducir una traducción (la que conoceríamos como forward translation [FWT]) a su idioma original. En nuestro caso, en el 99% de casos será de nuevo a inglés. En caso de que un cliente pida una back-translation hacia otro idioma diferente del inglés, consulta con tu responsable para asegurarnos completamente y valorar con el cliente si quizás podrían estar equivocados.

La finalidad es la de buscar posibles incoherencias o errores entre la traducción y su original, así como evaluar la existencia de posibles errores o ambigüedades en el documento original. De ese modo, en el paso de Reconciliación se podrá comprobar que todo es correcto y no hay conceptos que se hayan traducido mal o que tengan dobles significados que puedan dar lugar a error, e incluso detectar posibles errores en el documento inicial, etc.

Presupuesto/Pedido

• El cliente solicita solo la BT: procedemos del mismo modo que si se tratase de una traducción normal.
• El cliente solicita a la vez la FWT y su posterior BT: para la FWT procederemos del mismo modo que si se tratase de una traducción normal. Para la BT contabilizamos el total de palabras (sin aplicar descuentos por repeticiones o fuzzies) y, además, le añadimos un 10% para compensar la expansión del texto de una lengua a otra. Si la diferencia entre ambos recuentos es grande, podremos justificar la reducción de volumen en la primera explicándole al cliente que hemos podido mejorar el recuento gracias a las similitudes con anteriores traducciones, pero que esto es algo que no podemos realizar con las BTs puesto que no sabemos qué texto va a resultar de la FWT, a las que además, debemos añadir en torno a un 10% de palabras, por el incremento en volumen que suele realizarse tras la traducción de un idioma a otro. En caso de trabajos de track changes, como el tiempo de la FWT debe calcularse en base al recuento de palabras añadidas, movidas y eliminadas, a dichos recuentos les añadiremos el 10% para calcular el tiempo de la BT. De manera estándar solemos redondear a +10%, aunque en aquí se puede ver la información exacta para cada idioma y la expansión del texto.
• Particularidades de clientes: Ver ficha cliente PSI en Okopedia.

Traductor

El proceso es el de una traducción normal, usando la herramienta TAO habitual. Sin embargo, es MUY IMPORTANTE indicarle al traductor que se trata de una BT para que realice una traducción lo más fiel y literal posible al original, tanto en contenido como en formato. Esto significa, por lo tanto, que si el traductor encuentra errores en el original que no sean ortográficos debe replicarlos. Del mismo modo, y por si estuviéramos a tiempo de arreglarlo en la FWT, en todos los errores, cosas que le descuadren o cuestiones que crea que merece la pena comprobar convendría que insertase un comentario en la traducción para avisarnos de lo que cree que falla. Los errores ortográficos no deben replicarlos pero sí dejar un comentario para poder arreglarlos en la forward translation. Conviene enfatizarles a los traductores que sean explicativos con los comentarios que nos transmiten (que escriban en inglés, no en su idioma materno, y que expliquen con claridad cuál es el error). Por ejemplo:

«Please note this is a back-translation. In terms of the procedure, it is a normal translation, however BTs need to be very accurate and exact with regards to the source document, which means both the content and also the layout must be replicated in your translation. If you find some typo in the source text, there is no need to recreate it in the target language, of course. Please provide the right translation for that segment and insert a comment in your translation to let us know about this typo. If there is any potential mistake, any element from the source text which feels awkward to you, a wrong choice of a term or a potential mistranslation originating from the forward translation process, keep your translation as literal as possible (do not overcorrect any mistake) and insert a comment in English explaining the exact nature of the mistake, so we can check the forward translation or the original source text and/or share this information with our client».

Algunas veces nos piden, en una misma solicitud, realizar una traducción y posteriormente su BT, y otras veces solicitan solamente la BT (la FWT quizás la la hayamos hecho meses atrás o incluso no habernos encargado de ella nosotros).

Importante: El traductor que realiza la BT nunca debe ver los primeros originales para no dejarse influir en su traducción. Puntualmente, si consultamos disponibilidad para la BT a un traductor sin tener todavía la FT informándole de la longitud, tipo de texto, etc. y aún así nos pide ver el contenido del archivo original antes de confirmarnos su aceptación, podemos enviarle algún material previo similar o, en caso de tenerlo, algún fragmento/párrafo como muestra pero nunca se debe compartir con él el documento original.

Entrega

• Sólo BT: analizamos los comentarios que ha dejado el traductor (por eso se pide al traductor que explique la naturaleza exacta de las cuestiones que encuentra) y decidimos qué comentarios son relevantes para el cliente y cuáles no (si acaso alguno no lo es). Es habitual que reformulemos los relevantes para explicárselos al cliente como corresponda. Posteriormente, el cliente determinará si quiere realizar algún paso posterior (corregir la FWT, realizar una comparison/reconciliation*, etc.).

Si somos nosotros quienes hemos realizado la FWT poco tiempo antes y en la BT se detectan errores, sí podríamos reenviarles la FWT corregida (si nos hemos ocupado de ella pero fue hace meses o años, no estaríamos a tiempo y por lo tanto habría que valorar el hecho de decirles que si quieren que corrijamos la FWT).

• FWT + BT seguidas: los problemas encontrados en el proceso de BT que sean por errores en la FWT los solventaremos antes de enviarle las traducciones al cliente. Una vez solventemos el error en la FWT, eliminaremos también ese comentario de la BT (y si el error era de significado, habrá que corregir también la BT una vez hayamos corregido la FWT).

Si hay errores en el original que se han «acarreado» a la FWT y de esta a la BT, idealmente indicaremos la cuestión con un comentario tanto en la FWT como en la BT. Si a raíz de nuestros comentarios el cliente decidiera corregir el source, entonces (si nos lo solicitara) podríamos solventar el error en la FWT y en la BT.

Comparación/Reconciliación

Nota previa aclaratoria: Algunos clientes, llaman reconciliación a la revisión de los cambios o comentarios con dudas que nos envían en traducciones que les hemos realizado, pero no se refieren a este tipo de Reconciliation. Ver cómo proceder en dicho caso en la sección Seguimiento.

Los clientes nos pueden solicitar que realicemos los siguientes trabajos tras una BT:

• Comparación (Comparison): se trata de trabajo de revisión monolingüe comparando los primeros originales con las correspondientes BTs. La finalidad de este proceso, en general, es detectar incoherencias importantes relacionadas con el contenido y el significado. Aunque las cuestiones que surjan en esta comparación no sean graves, se las comentaremos al cliente para que él mismo valore su relevancia (en alguna comparación pueden surgir errores, pero generalmente se trata de analizar la conveniencia de un término u otro, cuestiones de sinónimos, ausencia de algún término, etc.).

Recordemos que el revisor que se ocupa de la comparación no ve ni trabaja con las forward translations en el otro idioma, solo usa los materiales del mismo idioma (originales y BTs), así que no analiza de dónde pueden venir las cuestiones que detecta.

Puede ocurrir que en la comparación el revisor detecte alguna incoherencia pero que esta en realidad no sea grave y esté justificada por cómo se ha traducido un término en la FWT. Es habitual que en algunas cuestiones encontradas en la comparación, reformulemos los comentarios que le enviaremos al cliente para vincular en las explicaciones no solo los originales con las BTs (ej. «en los originales esto sale como X y en las BTs como Y») sino integrar también las forward translations en aquellos casos en que esté involucrada y sea el motivo de que un determinado término aparezca así en la BT, sin que sea incorrecto.

• Reconciliación (Reconciliation): Ver nota previa aclaratoria. Se trata de que, tras el trabajo de comparación, se realicen esas correcciones necesarias tanto en la forward translation como en la back-translation, según dónde corresponda.

Cada uno de estos trabajos (dependiendo de lo que el cliente solicite) se contabiliza por tiempo como si de revisiones de calidad estándar se tratara tanto para el cliente como para el proveedor.

Maquetación

Los trabajos de maquetación suelen llevarse a cabo tras realizar las traducciones y únicamente si el cliente lo solicita, si bien es cierto que normalmente los clientes no saben si necesitan maquetación o no. Por ejemplo, es habitual que nos pasen un documento y que, si no les decimos nada, esperen que se les devuelva ya maquetado. En los casos donde se detecte o se sepa que se le devolverá sin maquetar es imprescindible avisar de forma proactiva al cliente de ello para plantearle la posibilidad de maquetarlo y, en caso de que no quiera, que esté informado de qué se le va a devolver.

Antes de proceder a la maquetación de una traducción realizada, hay que pasarle al cliente el documento bilingüe (revisión bilingüe de Trados) para que lo revise y modifique lo que considere necesario porque en caso de que el cliente quisiera hacer cambios en el texto tras la maquetación, este trabajo se debería presupuestar (o al menos valorar el motivo de dichos cambios por si fuera algo que debiéramos asumir de forma interna).

Puesto que la maquetación se realiza después de la traducción, es importante avisar al maquetador de cuándo le enviaremos el trabajo para maquetar, a fin de que pueda reservarse el tiempo.

Cuando recibimos un pdf, podemos ver en las propiedades del documento con qué programa se ha generado y así solicitar al cliente los archivos necesarios:

Presupuesto/Pedido

• Archivos editables: normalmente serán InDesign (.indd o .idml) o Corel Draw (.cdr). Para la maquetación de documentos InDesign, el cliente debe pasarnos el paquete entero con fuentes, imágenes, enlaces, etc. (Ver guía rápida de uso de InDesign)
  • Recuento: número de páginas.
  • Recuento mínimo: si el número de páginas aplicado a la tarifa es inferior a la tarifa mínima, se debe aplicar la tarifa mínima.
  • Plazo: al menos un día. En caso de dudas, consultar con el proveedor.

• Archivos no editables: habría que hacer la maquetación sobre el propio documento, generalmente un pdf.
  • Recuento: estos trabajos los contabilizaríamos por tiempo tras consultar al o los proveedores.
  • Recuento mínimo: el que indique Plunet para cada combinación lingüística.
  • Plazo: al menos un día. En caso de dudas, consultar con el proveedor.

Nota: Tratamos los archivos .ai (Illustrator) como archivos no editables porque las herramientas de traducción así los consideran pero se puede realizar la maquetación sobre ellos por lo que si vemos que el pdf ha sido creado a partir de un .ai, se lo pediremos al cliente para facilitar la maquetación.

Maquetador

• Archivos editables:
  • Le damos acceso a:
    • Paquete con los archivos originales
    • Archivos traducidos en el formato original (.idml o .cdr).
• Archivos no editables:
  • Le damos acceso a:
    • Traducción preferiblemente en un word con tabla bilingüe
    • Documento original (normalmente pdf)

Traducción Automática y Posedición (MTPE)

Ver PM003 – Procedimiento general Traducción Automática y Posedición (MTPE).

Traducciones juradas

Ver PM004 – Procedimiento Traducciones Juradas.

Trabajos audiovisuales

Ver PM005 – Procedimiento Audiovisual.

Tabla resumen recuentos/plazos

URGENCIAS: (+35 % o +50 % si cliente médico)

• Plazo de entrega inferior a 24h (+1 día laborables si es un documento no editable)
• Plazo de entrega superior a 24h:
  • Traducción: + 2000 palabras/día*
  • TC: + 1500 palabras/día*
  • Traducción + Revisión: + 1500 palabras/día*
  • Trabajos para clientes nacionales en festivos nacionales: tanto entregas que se deban hacer el día festivo como si por plazo hay que contabilizar el día festivo como día de trabajo. No aplica a clientes extranjeros.

* Se puede tener cierta flexibilidad a la hora de valorar si puede ser estándar o urgente, en función de la hora a la que nos solicitan el trabajo, del aprovechamiento de memorias, idiomas implicados…

MÍNIMOS:

Revisión monolingüe y bilingüe: 0,5h

Track Changes:

Solo traducción: 0,75h

Traducción + revisión: 1h

Track Changes (si son trabajos muy pequeños como añadir una frase, modificar una fecha o una cifra):

Solo traducción: 0,5h

Traducción + revisión: 0,75h

Verificación del trabajo

Nota previa importante: Como PMs, es muy importante no dejar los chequeos para el final, sino tratar de avanzarlo antes.

(Ver cómo proceder en Plunet en la sección Entregas (Delivery))

Recepción y verificación de archivos

Antes de realizar la verificación de los archivos, es necesario asegurarse de que los proveedores entregan el material que se les solicita por la vía indicada (sea e-mail o sistema de gestión) y conforme se les solicita, es decir:

• que los archivos entregados sean en el formato adecuado. Si no es así, les pediremos que entreguen los documentos correctos.
• que hayan seguido las instrucciones dadas: En Plunet, el proveedor, debe rellenar la checklist que se corresponde con las instrucciones especificadas para su trabajo confirmando (o no) que las ha seguido. Si el proveedor ha marcado algo como realizado pero de alguna manera nos damos cuenta de que no ha sido así, se lo diremos. Por ejemplo, puede haber marcado la opción de «Run Xbench» pero cuando realizamos nuestra revisión con Xbench nos aparecen muchas inconsistencias. Eso significaría que o bien no lo ha pasado y nos está mintiendo o lo ha hecho de forma incorrecta y deberíamos indicarle la manera correcta de proceder.
• en encargos de revisión dentro de trabajos de traducción más revisión, que el revisor dé feedback sobre la traducción. En Plunet, para poder hacer entrega del encargo, debe rellenarlo obligatoriamente pero si el proveedor nos hace la entrega por e-mail, se lo solicitaremos y lo anotaremos nosotros mismos.

Analizaremos además, los comentarios dejados por los proveedores (si los hay). Nos aseguraremos de que los hemos visto todos mostrando los comentarios en «Lista»:

En caso de que se encuentre algo que no encaje, surjan dudas o haya algún posible error, procederemos a notificarlo al proveedor implicado para su solución. A menos que estemos absolutamente seguras de cómo resolverlo, siempre deberemos consultarlo.

Generalmente, asumiremos que el contenido del texto traducido es correcto, ya que además en muchos casos seremos incapaces de entender el idioma de destino.

Según el tipo de trabajo, recibiremos unos documentos u otros, sobre los que haremos distintas comprobaciones:

• Traducción o traducción + revisión (y TC en los que se ha utilizado sdlxliff):
  • Sdlxliff:
    • QA con Xbench (ver Resource 02 – Xbench, Guía rápida) con todas las comprobaciones posibles activadas: texto sin traducir, dobles espacios entre palabras, corrector ortográfico, errores en las cifras, inconsistencias en la traducción, uso adecuado de la terminología específica… Se debe incorporar además, la checklist «símbolos» para que se puedan detectar posibles errores en determinados símbolos (ver cómo añadir una checklist en Xbench) marcando la casilla de «Ignore tags» para evitar muchos falsos positivos:

• • • Lectura rápida en diagonal en Trados.
    • Ver posibles comentarios que hayan podido dejar.
    • Si se realizan cambios o nos entregan el documento con cambios marcados (en caso de revisión, aunque no es necesario que nos los entreguen con TC), los aceptaremos y extraeremos de nuevo el archivo target.
  • Archivo target: desocultaremos el texto oculto (si lo habíamos ocultado) e incluiremos las imágenes maquetadas (si era necesario). Después, realizaremos el control de calidad final.
• Trabajos con control de cambios (TC):
  • Archivo target con cambios marcados:
    • Nos aseguraremos de que todos los cambios han sido realizados.
    • Nos aseguraremos de que los cambios han sido realizados por un autor anónimo mirando siempre la información de los autores tanto en Archivo>Información:

como en Revisar>Mostrar revisiones>Personas específicas:

Lo miraremos siempre en los dos lados, ya que la información que aparece puede ser distinta. Si no, lo anonimizaremos nosotras: ver Cambiar o unificar el autor en archivos de cambios (TC) y comentarios en Word.

• • • En trabajos de traducción + revisión de TC, si el traductor ha añadido algo pero el revisor lo ha eliminado, aceptaremos dicha eliminación para no confundir al cliente. Ver ¿Qué hacer cuando en un trabajo de traducción + revisión de track changes, el revisor ha eliminado texto que el traductor había añadido?
    • Generaremos los documentos limpios para así, poder hacer el control de calidad final que nos ayudará a ver además de errores en sí y de formato, si hay palabras que quedan pegadas (sin espacios) o espacios dobles. Además, nos fijaremos en que la paginación (en caso de que la haya) sea correcta mirando en varias páginas del documento (ver este enlace si se necesitan incluir números de página automáticos).
    • Si se necesita hacer algún cambio, dicho cambio se tendrá que hacer en el documento con control de cambios para que quede reflejado.
• Back-translations
  • Verificación como si de una traducción normal se tratara.
  • Ver especificaciones de entrega en el apartado Gestión de trabajos (especificaciones según el tipo de trabajo).
• Maquetación:
  • Paquete/archivos maquetados (en caso de archivos editables)
  • PDF: control de calidad final

En cualquier caso, debemos tener en cuenta que la parte de QA que se realiza desde PM es un trabajo que suele llevar mucho tiempo a nivel interno (utilización correcta de la terminología, seguimiento de las pautas de la guía de estilo e instrucciones, arreglos de formato tras entregas, etc.).

Por todo ello, es importante ser consciente de que se puede dar las instrucciones exactas a personal externo a fin de evitar invertir toda esa cantidad de tiempo a nivel interno y, de este modo, que la PM encargada solo tenga que hacer una revisión menos exhaustiva y más llevadera.

De todos modos, esto no es obligatorio, ya que probablemente la externalización de ese paso dependerá posiblemente del tipo de trabajo, volumen, traductores e idiomas implicados, etc., por lo que la decisión de gestionarlo de una manera u otra quedará en manos de la PM encargada.

Control de calidad final

Sobre el archivo target, limpio o maquetado, según corresponda, haremos las siguientes comprobaciones:

• Revisión ortográfica.
• Lectura rápida en diagonal del documento de destino comparado con el documento original.
• Ver posibles comentarios que el proveedor haya podido dejar y valorar si realizar alguna consulta a cliente/proveedor, dejar o eliminar. En caso de dejar algún comentario para el cliente, lo dejaremos hablando en primera persona del plural, como por ejemplo, creemos que sería mejor…, nos hemos dado cuenta de…, etc.
• Revisión del formato del documento: está todo el texto, no hay páginas descuadradas, se han procesado las imágenes de forma correcta…
• Revisión del formato del texto: negritas, cursivas, subrayados, números e importes, fechas, direcciones, apartados, guiones, numeraciones, tablas (asegurarse de que todo el texto dentro de las celdas es visible)…
• Encabezados y pies de página (es IMPORTANTE revisarlos siempre, ya que para muchos traductores suele pasar desapercibido, e incluso aplicar cualquier preferencia específica de clientes. Revisarlos en diferentes páginas para garantizar que son correctos a lo largo de todo el documento). Además, nos fijaremos en que la paginación (en caso de que la haya) sea correcta (ver este enlace si se necesitan incluir números de página automáticos).
• Actualización del índice, si lo hay.
• Revisión de indicaciones generales o específicas para el trabajo en cuestión del cliente.

En Plunet, anotaremos el feedback correspondiente al deadline del encargo entregado por el proveedor y rellenaremos la checklist correspondiente al encargo de VER con los pasos que hayamos realizado o no porque no sean necesarios para el trabajo en cuestión.

Guardado de documentos y entrega al cliente

• sdlxliff (si lo hay): se guardarán en el servidor Sharepoint/Nextcloud/Owncloud, dentro de \PM\TMs\aa-ToUpdate, dentro de la rama que corresponda y de la carpeta del cliente que corresponda (si es que el cliente tiene una TM específica). Importante notar que, dentro de aa-ToUpdate hay una carpeta específica (TraduccionesAutomaticas) para los trabajos realizados con MTPE, y cuya estructura interna será la misma que para el resto de TMs con traducción humana.

Antes de guardar los sdlxliff (uno por cada archivo que se ha traducido), los nombraremos del siguiente modo: en-es-AGR-CCY-textocuevas.docx.sdlxliff donde:

• • en = idioma origen
  • es = idioma destino. En caso de que haya variantes, también habría que indicarlas. Por ejemplo «es-us» sería la variante de español estadounidense.
  • AGR = código traductor (disponible en el excel de accesos a Groupshare cuyo enlace directo aparece en el apartado «Info» dentro del símbolo de usuario en la esquina superior derecha del panel de Plunet > Accesos traductores/clientes. Si no aparece el código utilizaremos la primera letra del nombre, la primera letra del primer apellido y la primera letra del segundo apellido o en su defecto la última letra del primer apellido y lo anotaremos en el excel para que aparezca para futuros trabajos. Las siglas no deben coincidir con otras que ya existan.)
  • CCY = código revisor, en caso de ser un trabajo de traducción + revisión (disponible en el excel de accesos a Groupshare cuyo enlace directo aparece en el apartado «Info» dentro del símbolo de usuario en la esquina superior derecha del panel de Plunet > Accesos traductores/clientes. Si no aparece el código utilizaremos la primera letra del nombre, la primera letra del primer apellido y la primera letra del segundo apellido o en su defecto la última letra del primer apellido).
  • textocuevas.docx = nombre del archivo que se ha traducido
  • .sdlxliff = extensión de la herramienta TAO utilizada. Las más habituales son:
    • .sdlxliff -> Trados Studio
    • .doc / .bak -> Trados 2007
    • .mqxliff -> MemoQ
    • .txlf -> Wordfast
    • .tmx ->TM específica del proyecto (Wordfast, Deja Vu, etc.).

• Archivos finales: se guardarán dentro de la carpeta correspondiente de Plunet.
  • Formato: el mismo que los originales excepto que sean archivos no editables (y no debamos encargarnos de la maquetación final) en cuyo caso, serán archivos en Word/Excel/Powerpoint sin maquetar aunque con el formato de texto lo más parecido posible al original.
  • Nombre: a menos que exista una preferencia por parte del cliente, mismo nombre que los archivos originales o mismo nombre añadiéndole «_código del idioma» al final (ej.: _EN, _FR, etc.). En caso de que se trate de una traducción a varios idiomas, añadiremos «_código del idioma» al final (ej.: _EN, _FR, etc.).
• Certificado de traducción, si el cliente lo requiere (normalmente, clientes médicos): se creará en el apartado Certificados de traducción del CRM, incluyendo los datos que correspondan en cada caso. El pdf que se genere se nombrará en función de las indicaciones del cliente (anotadas en su memo de Plunet o ficha correspondiente de la Okopedia) y se guardará junto con los archivos finales en la carpeta correspondiente de Plunet.

Se entregarán al cliente los archivos finales y certificados (si se requieren) preferentemente mediante el sistema de gestión (Ver cómo proceder en Plunet en la sección Entrega final al cliente). En ocasiones puntuales o si el cliente lo requiere, se pueden hacer las entregas en el propio hilo de e-mail de la solicitud, y siempre «Respondiendo a todos» (sin necesidad de copiar al grupo de trabajo a menos que se requiera por algún motivo).

IMPORTANTE: Para poder realizar una buena trazabilidad, si tras el envío de los documentos, los recibimos de vuelta por parte del cliente (con cambios, finales…) o nosotros debemos enviarlos de nuevo, por ejemplo, con alguna modificación, los guardaremos tal y como se indica aquí.

Albarán

Nota: Solamente afecta a aquellos clientes que lo requieran por sus procesos internos.

Algunos clientes solicitan que, junto con la entrega del trabajo, se les envíe un albarán. Este albarán lo generaremos nosotras a la hora de realizar la entrega al cliente, del siguiente modo:

• Abrir el diálogo de entrega

• En el paso 3, marca la casilla de «Delivery note as PDF attachment». (Nota: Solamente se puede marcar con las opciones de realizar la entrega como adjunto, mediante enlace de descarga o a través del portal del cliente).

Al finalizar todos los pasos del diálogo de entrega, podremos obtener el albarán en pdf. Como siempre, es imprescindible abrir el documento antes de enviarlo para verificar que la información aparece correctamente.

En el envío al cliente, junto con la entrega de archivos, debe solicitase al cliente que devuelva el albarán firmado/sellado, puesto que el albarán sirve para que él confirme recepción. Si no lo hace en ese momento habrá que reclamárselo hasta que lo envíe.

Una vez nos devuelva el albarán firmado, debemos reenviarlo a Facturación para que puedan utilizarlo en la emisión de la factura.

Facturación

Una vez finalizado el trabajo, es el departamento de Administración quien se encarga de estos trámites, tanto para los clientes como para los proveedores.

Para los clientes, las facturas se emiten, generalmente, una vez al mes. De forma estándar, se realizan 3 ciclos de facturación: principios de mes, mitad de mes y final de mes, en función en las fechas estipuladas para cada cliente. También se realiza facturación puntual en caso de que el cliente lo requiera.

En el caso de los proveedores, normalmente se realiza un único pago al mes, durante la última semana del mes.

En las ocasiones en las que los clientes nos solicitan que les enviemos la factura, habría que consultar primeramente cuándo se les factura (información que aparece en el apartado de properties en su perfil de Plunet). Luego se le comunica al cliente que la factura se emitirá X día. Si la necesita antes, nos pondremos en contacto con el departamento de Administración para que la emita.

Si se nos solicita alguna información que escape a nuestro control o trabajo o si recibimos facturas por parte de proveedores, reenviaremos los e-mails al departamento de Administración (invoices@okodia.com) para que responda o proceda según el caso.

Incidencias/Felicitaciones

Debido a la norma de calidad ISO9001 implantada por Okodia, deben registrarse en el CRM todas las Incidencias y Felicitaciones que puedan surgir a lo largo de la gestión del trabajo. Ver IN010 – Gestión de Incidencias y Felicitaciones.

Se indica a continuación qué se entiende por cada uno de estos conceptos:

• Felicitación: Cualquier e-mail o llamada telefónica donde la otra persona muestre un agradecimiento relevante (no un simple «gracias»). Las felicitaciones pueden venir por parte de cualquier persona implicada (cliente, proveedor, compañero/a…). Se registrará en el apartado Calidad > Felicitaciones del CRM.
• Incidencia: Cualquier problema relevante que pueda surgir en el proceso de trabajo y nos obligue a no seguir el procedimiento habitual. A modo de ejemplo: una queja recibida por parte de un cliente, una queja de un proveedor o alguna compañera, un retraso en el tiempo de entrega previamente establecido para un trabajo, el incumplimiento de alguna parte de los Procedimientos, un error relevante… En definitiva, cualquier situación que impida llevar nuestro trabajo adelante del modo previsto. Se registrará en el apartado Calidad > Incidencias del CRM.

A modo meramente informativo y no siendo necesario que las PMs hagan nada con ella, se indica que existe para uso interno una fórmula para poder evaluar el grado de satisfacción de los clientes, que consiste en asignar un valor numérico a las quejas (fundadas o infundadas), a las felicitaciones, y a los trabajos sin queja ni felicitación.

El valor que damos a cada uno de ellos es el siguiente:

En la mayoría de casos siempre estaremos en un 7.

Seguimiento

Memo

Plunet dispone de diferentes Memos en función de si se trata del Cliente, Proveedor, contacto del cliente, facturación, Order, Presupuesto, etc., y en cada uno de ellos se registra diferente información según el caso.

En las diferentes situaciones que nos podemos encontrar durante el día a día, puede darse el caso de que se anote información para realizar un seguimiento de algo en concreto, como por ejemplo un aviso para aplicar al cliente un descuento hasta la fecha XXX, o un aviso sobre qué hacer cuando se envíen próximos trabajos a un traductor, etc.

En estas situaciones, es IMPORTANTÍSIMO realizar lo que se indica en la nota cada una de las personas que hagan algo relacionado con ello. Por ejemplo, si una nota dice que hay que realizar 3 revisiones a un traductor en específico a raiz de la incidencia XXX, cuando una PM asigne un trabajo a ese proveedor, la PM deberá ser consciente de que ese proveedor tiene que llevar una revisión. En el momento en el que esto se realiza, la PM deberá actualizar el Memo a «2 revisiones» (o bien anotar una nota adicional diciendo que se ha realizado ya 1 revisión), y así sucesivamente hasta que se hayan cumplido esas 3 revisiones. En este último caso, la PM podrá borrar directamente esa nota, ya que no afectará más a futuro. Otro ejemplo podría ser cuando se indica que un cliente tiene derecho a un presupuesto hasta la fecha XXX, o si tiene un presupuesto puntual específico. En función de la nota, la PM deberá realizar el seguimiento y actualización oportuna en el Memo y borrar dicha nota cuando se realice por última vez.

Revisión de cambios realizados por el cliente

A veces, el cliente realiza cambios en los documentos que le hemos entregado y quiere que los revisemos o pone comentarios sobre dudas que tiene. Si, a simple vista, consideramos que el 90% de las correcciones son por errores nuestros o el tiempo que nos lleva revisar esos cambios/comentarios es inferior a media hora, lo hacemos sin añadir coste y lo asumimos internamente, pero si el tiempo que nos lleva es mayor y los cambios parecen preferenciales o en texto que nosotros no hemos traducido (por ejemplo, en un trabajo de TC, fuera de la zona de cambios), debemos presupuestarlo.

• En caso de ser cambios: vemos el volumen de cambios que han hecho y lo calculamos como si fuera una revisión de track changes. En este caso se deben agrupar (sumar) las palabras añadidas, modificadas y eliminadas.
• En caso de ser comentarios: debemos asegurarnos de qué es lo que necesita el cliente (que contestemos a los comentarios, que hagamos los cambios directamente en el documento, etc.). Cálculo estándar por comentario:
  • Traducción: 3 minutos. Este tiempo incluye la revisión de los comentarios, incluyendo respuesta a los comentarios, realización de cambios o lo que se necesite, además de la actualización del sdlxliff de la traducción y revisión de la terminología si se considera necesario.
  • Back-translation + correspondiente forward translation: 5 minutos. Este tiempo incluye la revisión de los comentarios, incluyendo respuesta a los comentarios, realización de cambios o lo que se necesite tanto de la BT como de la FWT, además de la actualización de los sdlxliff de la forward translation y de la back-translation y revisión de la terminología si se considera necesario.

Para el cálculo del tiempo que contabilizar/presupuestar, deberemos tener en cuenta además un mínimo de gestión de 15 minutos. Por ejemplo, en el caso de Comentarios (solo traducción), si hubiera 4 comentarios, contabilizaríamos 15 minutos de gestión + 12 minutos de comentarios (4 comentarios x 3 minutos cada uno), es decir, 27 minutos.

Siempre redondearemos al alza, en bloques de 30 minutos (0,5 horas).

Nota: Para facilitar los cálculos se dispone de una calculadora específica aquí.

Si sabemos revisar los cambios/solucionar las dudas nosotras mismas, lo hacemos. Si no, deberemos escribir al proveedor que se ha encargado del trabajo (si es de solo traducción, al traductor y si es de traducción + revisión, al revisor) para que lo revise él.

A tener en cuenta si el trabajo se presupuesta:

• Pondremos en el presupuesto «título del documento_review of changes/comments»
• Anotaremos en el Memo que este trabajo trata de la revisión de las dudas o comentarios de la traducción realizada en el pedido O-XXXXX.
• Consejo: una vez que el cliente confirme y lo pasemos a pedido, crearemos un enlace bidireccional al pedido en el que se tradujo en documento para que nos ayude a relacionarlos fácilmente además de la explicación del Memo.
• En caso de que el trabajo se le haya presupuestado al cliente por ser muchos cambios o por ser cambios out of scope, al proveedor también se le debería pagar el tiempo que le lleve como si de un trabajo de revisión se tratara.
• El documento o documentos revisados se guardarán en el propio Pedido.
• Si finalmente se demuestra que los errores eran principalmente nuestros, eliminaremos el pedido, nos disculparemos con el cliente y le indicaremos que finalmente no realizaremos ningún cargo por la revisión realizada. Guardaremos los documentos tal y como se indica en el paso «A tener en cuenta si el trabajo no se presupuesta».

A tener en cuenta si el trabajo no se presupuesta:

• Guardaremos tanto los documentos que nos mande el cliente como los que les devolvamos nosotras, todas las versiones, tanto si son con cambios, o con comentarios o finales. Para ello, crearemos subcarpetas dentro de la carpeta «Final» del propio pedido con el nombre según el siguiente formato: “20240225-documentos enviados por el cliente con cambios para revisar”, donde 20240225 es la fecha en que nos entrega el cliente o le devolvemos nosotros y lo posterior al guion es el texto que explique lo que es. No hay un texto fijo, lo explicaremos de la forma que creamos más conveniente.

Corrección de errores

Si un cliente nos comunica un posible error, primero comprobaremos si realmente lo es. Si se confirma, lo corregiremos donde se haya detectado y revisaremos proactivamente si ese mismo error aparece en otras partes del trabajo.

Adicionalmente, aplicaremos los cambios que corresponda tal y como se indica en el apartado siguiente (Actualización de traducción / terminología) y crearemos la Incidencia correspondiente.

Actualización de traducción / terminología

Tanto si realizamos cambios en los documentos tras nuestra revisión como si el cliente nos envía los documentos con cambios realizados por él mismo, debemos actualizar los sdlxliff que guardamos en el momento en que verificamos nuestra traducción:

• Si el sdlxliff todavía no se ha utilizado para actualizar la TM: se encontrará en el servidor de Owncloud/Nextcloud/Sharepoint, en la ruta \PM\TMs\aa-ToUpdate.
• Si el sdlxliff ya fue utilizado para actualizar la TM: se encontrará en el servidor de Owncloud/Nextcloud/Sharepoint, en la ruta \PM\TMs\aa-ToUpdate\aa_actualizados.

En función de la cantidad de cambios realizados, esto puede realizarse manualmente, o bien de forma automática con la opción de Retrofit de Trados Studio.

NOTA IMPORTANTE: Es frecuente que ocurra que Retrofit no funcione correctamente. En esos casos, es conveniente valorar si el volumen de cambios permite incorporarlos manualmente (relativamente pocos cambios), o si hay tantos cambios que merece más la pena alinear el documento source con la traducción final (cambios aceptados), revisar dicha alineación, confirmar todas las alineaciones y enviar los segmentos a una memoria nueva para posteriormente incluir esa memoria recién creada en la memoria principal. Nuevamente, en función de los idiomas implicados o del volumen de alineación, esto podría realizarlo la propia PM o solicitarlo a alguien externo.

En ambos casos, una vez actualizado, lo volveremos a guardar en \PM\TMs\aa-ToUpdate (eliminando el anterior si estaba aquí). De ese modo, se reutilizará para la siguiente actualización de memorias.

En caso de que se trate de términos que consideremos relevantes, avisaremos a JMM para que incluya/actualice dichos términos en la base terminológica propia del cliente.

Solución de problemas, situaciones frecuentes

Dudas

Si surgen dudas por parte del proveedor o del cliente, en primer lugar comprobaremos si nosotras mismas somos capaces de solucionarlas. En caso contrario, preguntaremos por e-mail a la persona de quien necesitemos la respuesta (cliente/proveedor) e informaremos a la otra parte de que lo consultamos con la otra parte implicada.

Una vez tengamos la duda resuelta informaremos además a cualquier otro proveedor implicado en el trabajo si lo creemos conveniente. Por ejemplo, si el trabajo es multilingüe y la duda la tiene uno de los traductores, además de resolverle la duda a dicho traductor, se les debe comunicar al resto de traductores para garantizar la coherencia (al menos con esa duda resuelta) entre los diferentes idiomas.

Por el contrario, y aunque sea obvio, en caso de dudas sobre nuestro propio trabajo/proceso, consultaremos a alguna compañera o bien al responsable del Departamento.

El cliente quiere cancelar un pedido que ya está en marcha

Lo primero que haremos será consultar con el proveedor cómo va y decirle que no continúe porque el cliente quiere cancelar el trabajo.

Si todavía no se ha realizado nada del trabajo o sólo se ha realizado un poco pero el proveedor dice que no hay problema por cancelarlo, podemos cancelar el pedido al cliente sin problema. También cancelaremos el encargo del proveedor.

Si ya se ha realizado algo del trabajo, procederemos de una forma u otra dependiendo de la fase en la que esté:

• PRE: si ya se ha realizado la preparación de archivos y dicha preparación está presupuestada, se facturará y el resto del pedido se eliminará. Si la preparación de archivos entra dentro del recuento de palabras y por lo tanto no se factura aparte, si es poco volumen, asumiremos el coste del encargo del proveedor internamente, no le facturaremos nada al cliente y cancelaremos el pedido. Si son muchos documentos o con muchas páginas, cobraremos un tiempo por la preparación de los archivos y le explicaremos al cliente, que dicho tiempo debemos aplicarlo porque hemos estado trabajando en dicha preparación previa de archivos. El resto del pedido se eliminará.
• TRA (en trabajos de solo traducción):
  • si el traductor nos informa de que está a punto de enviarnos la traducción o incluso nos la envía en ese momento, le comunicaremos al cliente que no podemos cancelarlo en este punto. O bien le indicamos que lo tendremos listo en un rato, o directamente le enviamos ya la traducción (previa verificación) si la tenemos lista (o incluso si la teníamos ya lista para entregar cuando escribió el cliente). Se facturará el trabajo completo.
  • si el traductor ha traducido sólo una parte: le pediremos que nos pase el trabajo que ya ha realizado. Realizaremos el trabajo de verificación de dicha parte y le pasaremos al cliente el archivo de destino que incluirá el texto traducido y el resto de texto en idioma source. Facturaremos al cliente y pagaremos al proveedor sólo por el texto traducido.
  • si el traductor ha traducido todo o casi todo el texto pero sólo de forma preliminar y quiere darle otra vuelta para conseguir la calidad requerida: le indicaremos al cliente que ya no podemos cancelar el trabajo porque está ya traducido aunque no finalizado y le daremos la opción de enviarle dicha versión preliminar en el momento o de esperar a que tengamos la traducción finalizada con la calidad necesaria. En ambos casos, realizaremos el paso de verificación. Facturaremos al cliente y pagaremos al proveedor la totalidad del trabajo.
• TRA (en trabajos de traducción + revisión):
  • si al trabajo se le aplica una tarifa por palabras por traducción y revisión: tanto si es entrega parcial como si es entrega final (sin el paso de revisión) se modificará la lista de precios a la de solo traducción y se facturará el trabajo parcial o completo con la tarifa de solo traducción.
  • si al trabajo se le aplica una tarifa por palabras por solo traducción y aparte una tarifa horaria para la revisión: se eliminará el cargo de revisión puesto que no se va a proceder a dicho paso y se facturará el trabajo parcial o completo con la tarifa por palabras que tenía.
• TRA (en trabajos de track changes): se calculará el trabajo realizado en tiempo y dicho tiempo se facturará al cliente y se pagará al proveedor conforme corresponda.
• RVW:
  • si todavía no se ha realizado nada o muy poco pero al proveedor no le importa cancelarlo: cancelaremos el paso y aplicaremos la tarifa como comentado anteriormente.
  • si ya está avanzada, no se cancelará nada y se terminará el trabajo conforme corresponde.
• DTP/SUB:
  • si todavía no se ha realizado nada o muy poco pero al proveedor no le importa cancelarlo: cancelaremos el paso.
  • si el trabajo ya está avanzado, no se cancelará nada y se terminará el trabajo conforme corresponde.

Nota: en cualquiera de los casos que requieran modificar el importe del pedido, siempre que dicho pedido provenga de un presupuesto tendremos que modificar también el presupuesto y no solamente el pedido para evitar malentendidos a la hora de facturarlo. Enviaremos el presupuesto corregido al cliente, con las explicaciones que sean pertinentes para que sepan finalmente qué se va a facturar.

El cliente quiere parar hasta nueva orden un pedido que ya está en marcha

• Informaremos al o a los proveedores para que paren de trabajar hasta nueva orden.
• Ampliaremos la fecha de entrega al cliente unos días para irle preguntando. Cómo máximo ampliaremos la fecha hasta un mes después.
  • Si el pedido se reanuda por parte del cliente, calcularemos de nuevo plazos tanto para el pedido como para los encargos de los proveedores, informaremos sobre ellos a ambas partes y continuaremos con el trabajo como normalmente.
  • Si tras un mes el pedido no se reanuda, el trabajo se considerará cancelado y se procederá conforme indica el apartado El cliente quiere cancelar un pedido que ya está en marcha.
  • Si el pedido se reanuda con otro u otros documentos diferentes/actualizados:
    • si son completamente distintos o tras compararlos hay muchos cambios, cancelaremos el pedido conforme se indica en el apartado El cliente quiere cancelar un pedido que ya está en marcha y realizaremos un nuevo presupuesto/pedido conforme a los nuevos documentos. Nota: actualizaremos la TM con el trabajo anterior para que se tenga en cuenta en el nuevo proyecto.
    • si tras compararlos hay algunos cambios: se puede valorar el terminar con la traducción de los documentos anteriores y después incluir los cambios como si de un trabajo de track changes se tratara (o bien mediante la actualización de la TM, según se considere mejor). El tiempo calculado para este trabajo se facturará al cliente (le indicaremos antes de proceder) y se le pagará al proveedor. Nota: si el trabajo está poco avanzado por el proveedor quizás no le importe sustituir un documento por otro y seguir con el trabajo como normalmente sin necesidad de añadir tiempo ni coste extra.

El proveedor no nos entrega el trabajo

Si el plazo de entrega del proveedor ha pasado y no ha entregado, Plunet le enviará un e-mail de forma automática. Si pasado un poco de tiempo seguimos sin respuesta, le escribiremos de nuevo y/o le llamaremos por teléfono y si pasado un tiempo seguimos igual le llamaremos necesariamente por teléfono.

Si no obtenemos respuesta por ninguna vía, valoraremos cómo proceder según el plazo de entrega al cliente:

• si tenemos bastante plazo: podemos esperar a ver si finalmente, quizás por la noche o al día siguiente, nos responde. De todos modos, aún así, convendría ir preguntando disponibilidades a otros proveedores por si no nos responde ni al día siguiente o si, aunque nos responda, su respuesta no es satisfactoria.
• si no tenemos mucho plazo, consultaremos con el cliente si podemos aplazar la entrega.
  • Si podemos aplazar la entrega: consultaremos disponibilidades a otros proveedores y valoraremos si reasignarlo directamente al nuevo proveedor y cancelar el encargo del proveedor anterior o si esperar un poco a ver si responde.
  • Si no podemos aplazar la entrega: consultaremos disponibilidades a otros proveedores y trataremos de reasignarlo para el plazo previsto aunque tengamos que pagar tarifa urgente y el margen de beneficio no sea el deseado. Cancelaremos el encargo no entregado a tiempo informando al proveedor.

Crearemos una Incidencia al proveedor y pondremos una nota en el Memo del proveedor dependiendo de lo que nos diga cuando nos responda para tenerlo en cuenta en futuros posibles trabajos.

Si no llegamos a tiempo con la entrega al cliente, tendremos que crear una Incidencia de cliente (en caso de que la Incidencia sea doble [por el proveedor y de rebote al cliente], no es necesario crear dos Incidencias, sino que con una donde se incluya simplemente toda la información es suficiente).

El proveedor nos entrega un trabajo de baja calidad

Si por algún motivo, tenemos la sensación de que un proveedor nos ha entregado una traducción de muy baja calidad y que no podemos entregar al cliente, le comunicaremos nuestras inquietudes y le solicitaremos respuestas y, en su caso, cambios en la traducción o una retraducción.

Si sus respuestas no nos satisfacen o no nos fiamos de los cambios/retraducción que nos pueda enviar, solicitaremos la revisión por parte de un proveedor de confianza aunque no se nos haya solicitado por parte del cliente y el beneficio final del trabajo no vaya a ser el deseado.

En caso de que se confirme esa baja calidad, al proveedor le abriremos una Incidencia, pondremos una nota en el Memo para tenerlo en cuenta en futuros trabajos y consideraremos si pagarle o no por el trabajo. En este último caso debería consultarse con el Responsable del Departamento o Dirección.

El proveedor nos entrega una traducción realizada con traducción automática en un trabajo que no es de MTPE

Si en un sdlxliff entregado por un traductor vemos algunos segmentos con las abreviaturas TA o NMT, significará que el traductor ha utilizado un motor de traducción automática, lo que en trabajos que no son de MTPE está totalmente prohibido. Haremos lo siguiente:

• Le pediremos al traductor explicaciones y le indicaremos que tal y como pone en la orden de pedido que se realiza en cada solicitud, está totalmente prohibido utilizar un motor de traducción automática, con o sin posedición, por lo que no podemos aceptar su trabajo tal cual.
• Abriremos una Incidencia con toda la información.
• Valoraremos cómo proceder en función de si conocemos al traductor, su fiabilidad, su respuesta al respecto… Es conveniente comentarlo con otros compañeros para ver diferentes puntos de vista para así tomar la mejor decisión, en función de la situación y del plazo disponible para poder entregar al cliente:
  • Si es un traductor en quien confiamos y creemos que ha podido ser un despiste, le podemos pedir que realice de nuevo la traducción sin utilizar ninguna herramienta de traducción automática.
  • Si es un traductor nuevo o no nos fiamos del todo de él, trataremos de mandarle el trabajo a otro traductor. Por supuesto, la traducción realizada con traducción automática quedará cancelada y no se le pagará.
  • Según el plazo y la confianza en el traductor, podremos valorar realizar una revisión exhaustiva (en caso de que no se haya hecho ya) a fin de garantizar una entrega de calidad al cliente, como si todo el proceso se hubiera realizado de forma humana.

Sea como sea, en caso de que sea posible ampliaremos el plazo de entrega para que se pueda realizar la nueva traducción.

• Si no es posible realizar una nueva traducción dentro del plazo dado al cliente, trataremos de conseguir una ampliación en el plazo de entrega.
• Es recomendable poner una nota en el Memo del proveedor para que nos fijemos en próximos trabajos si realiza TA o no, en caso de que no se desvalide finalmente.

Estructura interna de Nextcloud/Owncloud: carpetas obsoletas

CLIENTS

Está formado por una serie de carpetas (una por cliente). El nombre de cada carpeta es, generalmente, un código de cuatro letras y corresponde con el código que dicho cliente tenía en el antiguo sistema de gestión Projetex (actualmente cada cliente tiene su propia carpeta en Plunet, pero se conserva en este servidor por si hubiera información relevante no transferida).

En esta carpeta se almacenaban documentos relevantes del cliente: tarifas, glosarios específicos, NDAs, contratos…

EXPERTS

Está formado por una serie de carpetas (una por proveedor). El nombre de cada carpeta es, generalmente, un código de tres letras y corresponde con el código que dicho profesional tenía en Projetex (actualmente cada proveedor tiene su propia carpeta en Plunet, pero se conserva en este servidor por si hubiera información relevante no transferida).

Dentro de cada carpeta de encontraremos distintas informaciones sobre los proveedores, entre las que se encuentran, normalmente:

• CV: Currículum
• NDA: Acuerdo de confidencialidad y no competencia
• Prices: Archivo .cat que contiene su CAT grid.
• Other Documents: Otros documentos interesantes del proveedor.
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TEMPLATES

Distintas plantillas de certificados, filtros de herramientas TAO, correctores ortográficos en otros idiomas para Word, guía de uso de Iuratum, guías de estilo, macros, etc. (Actualmente está en desuso y todo se debería encontrar en el CRM).