IN008 – Política de viajes y gastos
1. Introducción
Se ha creado la Política de viajes y gastos de Okodia para establecer cómo se gestionarán los gastos relacionados con viajes laborales, reservas y otras gestiones de los desplazamientos por motivos de trabajo. Es importante recalcar que, a fin de poder reembolsar a las empleadas los diferentes gastos relacionados con el viaje, todos los gastos abonados directamente por las empleadas deben justificarse mediante la presentación del ticket/factura en cuestión. En caso de ausencia de ticket/factura, dicho coste no podrá ser reembolsado. A continuación, se especifican los pasos a seguir para hacer más fácil el proceso y familiarizaros con ellos.
Nota: Esta política de viajes es aplicable única y exclusivamente a viajes realizados por motivos laborales. No se aplica a viajes realizados por motivos de ocio (por ejemplo Teambuilding, comida de Navidad, etc., aunque estas acciones se propongan desde la empresa).
2. Reserva de viajes
2.1 ¿Cómo hacerlo?
Los viajes deben aprobarse con anterioridad por la Manager correspondiente y por el responsable de la empresa. Para realizar las reservas, será necesario que se rellene el formulario con la información y los horarios necesarios: Tras completar la ficha con todos los datos, se remitirá a la Responsable de Recursos Humanos al siguiente email: hr@okodia.com
2.2 Uso de programas de viajero frecuente
Los empleados pueden utilizar sus programas de viajero frecuente o tarjetas de fidelidad para acumular puntos por desplazamiento o gastos que tengan lugar durante el viaje. Sin embargo, no podrán elegir opciones más caras solo para conseguir puntos en dichos programas.
2.3 Extensiones de ocio
Las extensiones de ocio (extender tu viaje de negocio usando días de vacaciones) están permitidas siempre y cuando:
- Los días de vacaciones hayan sido aprobados por tu Manager.
- La extensión para ocio no interfiera con el propósito del viaje de trabajo.
Las empleadas podrán extender el viaje de trabajo tras la aprobación de su Manager y Okodia pagará el viaje de ida o vuelta, siempre que sea algo planificado y se hagan las reservas de transporte con antelación y no sea una decisión improvisada o de último momento. El precio del billete de ida o de vuelta no deberá superar en más de un 10% al precio del billete que se habría pagado para la fecha de ida o de vuelta del viaje de trabajo. El alojamiento, comida y demás gastos durante los días de vacaciones del empleado correrán a cargo de este y no de la empresa.
3. Categorías de gastos
3.1 Alojamiento
A la hora de reservar alojamiento, la Responsable de RR. HH. considerará las opciones que cumplan con los requisitos necesarios para la comodidad de la empleada. Se tratará de alojamientos individuales, a menos que por algún motivo extraordinario no fuese posible y en cuyo caso se expondrán los motivos a las empleadas afectadas. Deberán contar con las siguientes características:
- dimensiones aceptables (en la medida de lo posible, no menos de 12 m²)
- baño privado
- ascensor
- calefacción
- aire acondicionado
- escritorio para poder trabajar si la estancia es de varios días
- conexión a Internet
Si aún así, la empleada desea mejorar su alojamiento y solicitar una habitación superior, esta deberá abonar la diferencia, ya que esta mejora no correrá a cuenta de la empresa.
3.2 Transporte
3.2.1 Transporte desde el lugar de residencia
En cuanto al transporte, se tendrá en cuenta que reúna las siguientes cualidades:
- Se trate de transporte público
- Se reserve en un horario razonable
- Que las horas de transporte no sean excesivas
En la medida de los posible, se intentará acomodar las peticiones o sugerencias del empleado respecto a sus requisitos o necesidades para el transporte. Si aún así, el empleado desea mejorar su transporte y solicitar uno de categoría superior, deberá abonar la diferencia, ya que esta mejora no correrá a cuenta de la empresa.
3.2.2 Transporte durante la estancia
En cuanto al transporte que se utilice durante los viajes de trabajo, las empleadas deberán presentar los tickets necesarios tras el viaje para que las cantidades abonadas se les reembolsen. Habitualmente, junto con el billete, se puede obtener el ticket justificativo (preferible). En caso de que por cualquier circunstancia no fuera posible, será suficiente la presentación del billete. Los traslados que se reembolsarán serán los estrictamente necesarios para que la empleada se desplace desde el alojamiento al lugar de trabajo (Feria, Reunión, Evento, etc.) y al alojamiento. Cuando los descansos en el lugar de trabajo sean de más de una hora y la empleada decida ir al alojamiento, correrá a cargo de la empresa el desplazamiento al alojamiento. Cualquier desplazamiento o actividad de ocio que se realice fuera de estos supuestos, correrá a cargo de la trabajadora.
3.2.3 Uso del vehículo personal
En caso de que se quiera utilizar el vehículo personal para los desplazamientos a la zona de la actividad (por cercanía al lugar de residencia, por ejemplo) se abonarán hasta un máximo de 100 euros por dicho desplazamiento. El kilometraje será el que marque el convenio. Es importante tener en cuenta que, a partir de los 0,26€/km, el resto del importe está sujeto a tributación IRPF dado que así lo establece la AEAT.
3.3 Dietas
Las dietas de las empleadas serán las que marque el convenio durante el año en el que se lleven a cabo los desplazamientos. Para poder reembolsar estos importes es imprescindible (sin excepción) que las empleadas presenten los tickets correspondientes hasta un máximo de esa cantidad por día. Dado que estas cantidades en algunos casos no son realistas por el elevado coste de vida de algunas ciudades fuera de España, Okodia prevé que estos importes puedan aumentarse, llegado el caso, dentro de unos límites que se consideren razonables. En caso de que se diese dicha situación y fuese necesario ampliar las cantidades asignadas a las dietas, deberemos tener en cuenta que los importes exentos de tributación por gastos de manutención dentro del territorio español son de hasta 53,34€/diarios como máximo y en el extranjero de hasta 91,34€/día (en caso de pernocta) y de 26,68€/día en España o 48,08€/día en el extranjero (en caso de que no exista pernocta).
A nivel aclarativo, «media dieta» se considera una comida principal (comida o cena), mientras que «dieta completa» se considera 2 comidas principales (comida y cena). Los desayunos no están incluidos en esas dietas y se tratará de que el alojamiento lo incluya. En caso de que el alojamiento no incluya desayuno, este podrá reembolsarse como gasto, previa justificación mediante ticket, con un importe máximo de 7 € (10 € si ocurre en aeropuerto/estación), salvo excepciones debidamente justificadas.
3.4 Uso del teléfono personal
En general, dada la naturaleza de las actividades que se llevan a cabo en las distintas ferias y reuniones, no debería ser necesario el uso del teléfono personal. Sin embargo, en caso de que fuese necesario, se contempla abonar los gastos telefónicos de las llamadas que se hayan debido realizar con motivo del trabajo.
3.5 Gastos de representación
En caso de que durante los eventos a los que acudan las empleadas surjan reuniones tales como desayunos, comidas, cenas o cafés con clientes, los gastos derivados de dichas reuniones serán cubiertos por la empresa. Se autoriza expresamente a las empleadas a poder invitar a las personas con las que se reúna cuando dicha invitación esté destinada a que la trabajadora represente, promocione, consolide o mejore la relación e imagen de la empresa delante de los clientes o proveedores. En este caso, al igual que con el resto de gastos, la empleada deberá presentar la factura o ticket correspondiente y enviarla a hr@okodia.com.
3.6 Compras no reembolsables
Los gastos de ocio o no relacionados con el motivo del viaje no serán reembolsables. Aquí tienes algunos ejemplos (lista no exhaustiva):
- Compras a bordo de un vuelo
- Cargo por exceso de equipaje
- Cuidado de niños, cuidado y/o alojamiento de mascotas
- Ropa o artículos de aseo
- Membresía de clubes de aerolíneas
- Compras de minibar o facturas de bar
- Servicio de lavandería o tintorería
- Multas de estacionamiento o infracciones de tráfico
- Tarifas de cambio de billete de avión
- Transporte ferroviario de primera clase
- Alquiler de vehículos Premium, Lujo o Élite
- Películas, entretenimiento en línea o periódicos
- Uso de spa y club de salud
- Flores, dulces y pastelería
- Servicio de habitaciones
- Camas o ropa de cama adicionales
- Pérdida o robo de bienes
- Daños a vehículos personales
- Seguro adicional de agencias de alquiler de automóviles
3.7 Reembolsos
En caso de que la empleada deba abonar directamente algún gasto, es requisito indispensable que se presente el ticket correspondiente a fin de que la empresa lo pueda reembolsar. En ningún caso de realizarán reembolsos sin el ticket correspondiente.
4. Seguro de asistencia en viaje
4.1 Salud
Todas las empleadas que cuenten con un seguro de salud contratado por la empresa ya disponen de un seguro adicional de asistencia de salud en viaje (para el extranjero) incluido en la póliza. En los viajes nacionales son las coberturas habituales del seguro de salud. En caso de que la empleada no cuente con dicho seguro puede solicitar a la empresa que contrate un seguro de asistencia en viaje para los días que dure el viaje de trabajo, si así lo desea.