CD005 – Compras y proveedores
1. Proceso
1.1 Nombre del proceso
Gestión de Compras y Proveedores
1.2 Propietario del proceso
- Dpto. Administración
- Dpto. RR. HH.
- Dirección
1.3 Misión, objetivos y finalidad del proceso
Acorde al capítulo 8.4 de la norma ISO 9001:2015 y al capítulo 3.1 de la Norma ISO 17100:2015, gestionar el control de los procesos, productos y servicios suministrados externamente.
1.4 Actividades realizadas en el proceso
- Identificación de necesidades de compra.
- Evaluación y reevaluación de proveedores y subcontratistas.
- Realización de compra o pedido vía e-commerce, teléfono, mail o en persona.
- Verificación de pedido o compra.
1.5 Entradas
- Identificación necesidades de compra
1.6 Salidas
- Almacenamiento productos adquiridos
- Verificación producto o servicio prestado
1.7 Recursos afectados
- Puestos implicados
- Responsable de calidad
- Responsable de Administración
- Responsable de RR. HH.
- Personal de OKODIA
- Infraestructura
- Equipamiento informático (ordenadores y servidores)
1.8 Información documentada aplicable
- Documentos
- Manual de calidad
- Procedimiento CD004 – RRHH.
- Registros
- Pedido
- Albarán
- Factura
- Incidencia (Informe de No conformidad)
- Informe de revisión por la Dirección
- Indicadores
2. Diagrama de flujo
3. Actividades
3.1 Identificación de necesidades de compra / contratación
- Responsable: Personal afectado / Dirección / Administración / RR. HH.
Por la actividad, modelo de negocio y tamaño empresarial, las compras realizadas en OKODIA se limitan casi en exclusiva a material informático, mobiliario o papelería.
Cualquier trabajador de OKODIA puede identificar necesidades de compra, transmitiéndosela a la Dirección, al Dpto. de RR. HH. o al Dpto. de Administración, encargándose de la adecuada identificación de los requisitos de compra.
3.2 Subcontratación de servicios
- Responsable: Gestor de proyecto
Por el modelo de negocio de OKODIA, la subcontratación de personal es una práctica continua. Cuando esto sucede, el Gestor de proyectos asociado al proyecto busca en la base de datos de colaboradores externos la persona o personas más adecuadas en función de su perfil y de sus conocimientos y experiencia profesional y técnica.
OKODIA dispone de una base de datos de colaboradores externos que cumplen con los requisitos técnicos y profesionales necesarios, tal y como se describe en el procedimiento CD004 – RRHH.
En determinadas ocasiones, estos servicios son subcontratados a empresas especializadas a las que se les puede solicitar la evidencia del cumplimiento de lo especificado en las correspondientes Fichas de perfil del puesto. En estos casos, el control efectuado por OKODIA es al servicio prestado por la empresa en su totalidad, no al traductor/revisor concreto del trabajo subcontratado. La homologación de este tipo de proveedores y su seguimiento se realiza según lo indicado en los siguientes puntos del presente Procedimiento.
3.3 Realización del pedido
- Responsable: Dirección / Administración / RR. HH.
Además de lo descrito anteriormente, OKODIA puede necesitar la contratación de otros servicios (por ejemplo, el mantenimiento del sistema informático) o la compra de cualquier material.
En estos casos, OKODIA firma el correspondiente contrato en el que se especifican las condiciones del mismo y los servicios a prestar o realiza un pedido. La Dirección es la encargada de realizar el control y seguimiento de los trabajos.
La compra es realizada por la Dirección o por el Dpto. de Administración o RR. HH. cuando se detecta la necesidad, bien sea telefónicamente o mediante correo electrónico, aunque también puede realizarse directamente en la tienda.
En el caso de que se realice el pedido, habitualmente en el propio formato del proveedor, comprueban con el propio pedido si está todo lo solicitado y si llega en buenas condiciones a su recepción. Una vez remitida la factura por el proveedor, la envían a la Gestoría. Se guarda una copia escaneada de pedido y de factura, no guardando copia del albarán.
En el caso de una compra realizada directamente en las instalaciones del proveedor, solamente se guarda copia de la factura.
3.4 Evaluación de proveedores
- Responsable: Dirección / Gestor de proyectos
OKODIA evalúa y reevalúa a los proveedores y subcontratistas en función de su capacidad de suministrar productos o servicios de acuerdo a los requisitos especificados. La organización controla a sus proveedores y subcontratistas a través de Plunet, realizando un seguimiento periódico de su capacidad.
OKODIA homologa directamente como Históricos a todos los proveedores y subcontratistas con los que trabajaba con anterioridad a la entrada en función del Sistema de calidad en la organización, ya que su fiabilidad está probada por su experiencia de trabajo con OKODIA.
Con posterioridad, la organización puede homologar a prueba a nuevos proveedores / subcontratistas en función del cumplimiento de alguno de los siguientes criterios:
- Referencias. Se homologarán los proveedores y subcontratistas referenciados y/o recomendados por trabajadores o clientes de OKODIA o por otros proveedores o subcontratistas ya homologados. Su homologación se llevará a cabo siempre y cuando la organización ofrezca una calidad, una profesionalidad, una disponibilidad y una capacidad de respuesta óptima para el cumplimiento de nuestros requerimientos.
- Precio. Precios y facilidades de pago ajustadas a nuestros requerimientos
- Plazos de entrega de productos o de prestación de servicios. Cumplimiento de los plazos acordados de entrega del producto o de la realización del servicio solicitado.
Al resto de proveedores y subcontratistas no homologados inicialmente como Históricos, la empresa les prueba durante los siguientes 12 meses de servicio o los primeros 4 pedidos. Una vez transcurrido dicho periodo de prueba, si no se han producido incidencias, los proveedores y subcontratistas serán homologados automáticamente. En el caso de que se hayan detectado deficiencias, la Dirección decidirá si se le somete a un período de prueba adicional o se le retira la homologación. Cualquiera que se la decisión adoptada, debe reflejarse en Plunet. El control sobre los traductores freelance queda registrado en Plunet.
3.5 ¿Producto / servicio no conforme?
- Responsable: Responsable de calidad
La verificación posterior de los pedidos realizados se lleva a cabo comprobando el albarán a la recepción del material. Una vez conforme, el albarán se descarta y la factura se envía a la Gestoría para su contabilización.
En el caso de que alguno de los productos o servicios contratados no sea conforme o no cumpla con los requisitos inicialmente establecidos por OKODIA, se registrará la correspondiente Incidencia (Informe de No conformidad) para su tratamiento y resolución.
El Responsable de Calidad recogerá esta Incidencia en el CRM para su control, y será tenida en cuenta para la posterior reevaluación del proveedor afectado.
El tratamiento, seguimiento y cierre de la No conformidad se realizará según lo establecido en el CD002 – No conformidades y acciones correctivas.
3.6 Reevaluación de proveedores / subcontratistas
La persona Responsable de calidad realizará un seguimiento de los productos y servicios ofrecidos por los proveedores y subcontratistas desde su fecha de homologación.
Si durante este seguimiento se detecta que alguno de los proveedores homologados ha dejado de cumplir los criterios inicialmente exigidos, se le podrá anular como proveedor homologado, indicándolo en la casilla correspondiente del CRM/Plunet. Este incumplimiento quedará registrado mediante una Incidencia (Informe de no conformidad).
El número de no conformidades aceptadas para cualquiera de los criterios de homologación de proveedores y subcontratistas es de 3, siendo deshomologados en caso de producirse más de 3 no conformidades referentes a un mismo criterio de homologación.
La Dirección de OKODIA considerará la posibilidad de excluir a un proveedor / subcontratista por una falta grave.
La reevaluación se realiza una vez al año, teniéndose en cuenta los criterios establecidos para la homologación. Esta reevaluación se lleva a cabo en la Revisión del Sistema por la Dirección, analizando el servicio prestado por cada uno de ellos, así como las posibles no conformidades detectadas a lo largo del período. El resultado de esta reevaluación quedará registrado en el Informe de revisión por la Dirección.
Esta reevaluación también puede hacerse de forma extraordinaria en los casos de incidentes graves o por notificación del proveedor de un cambio en sus servicios. En todo caso habrá que dejar constancia del resultado.
3.7 Liberación del producto/servicio contratado
Si no se detectan incidencias ni deficiencias en los productos o servicios suministrados, o estas ya han sido resueltas, el Responsable correspondiente verifica su conformidad con el mismo.