CD010 – Posedición
1. Proceso
1.1 Nombre del proceso
Posedición
1.2 Propietario del proceso
Resp. Calidad
1.3 Misión, objetivos y finalidad del proceso
Establecer la sistemática seguida por OKODIA para el proceso de posedición de los resultados de una traducción automática según los requisitos y directrices establecidos por la Norma UNE-ISO 18587.
1.4 Actividades realizadas en el proceso
- Preparación de la documentación enviada por el cliente.
- Selección de los colaboradores (equipo del proyecto).
- Planificación del proyecto
- Control de la traducción, revisión y verificación de la traducción.
- Control de los colaboradores.
- Liberación de los servicios
1.5 Entradas
- Solicitud del cliente
- Presupuesto aceptado
- Documentación del cliente
1.6 Salidas
- Traducción revisada.
1.7 Recursos afectados
- Puestos implicados
- Gestor de proyecto
- Poseditor
- Dirección
- Infraestructura
- Equipamiento informático (ordenadores y servidores)
- “Nube”
1.8 Información documentada aplicable
- Documentos
- Manual de calidad
- Procedimiento CD004 – RRHH.
- Procedimiento CD007 – Comercial.
- Registros
- Correos electrónicos de asignación y aceptación de recursos.
- Órdenes de trabajo / PO
- Memoria de traducción.
- Glosarios.
- Versión original del cliente.
- Versión del preedición (si procede)
- Versión del poseditor (si procede)
- Versión maquetada (si procede)
- Versión corregida por el cliente (si procede).
- Versión final.
- Correos electrónicos de envío y aceptación del cliente.
- Factura.
- Checklist
- Indicadores
2. Diagrama de flujo
3. Actividades
3.1 Gestión de los proyectos
- Responsable: Gestor de proyectos
Una vez aceptado el presupuesto, el Gestor de proyectos se encarga de convertir el presupuesto en un proyecto activo a través del programa Plunet, herramienta que también se utiliza para la gestión de los proyectos.
Plunet se encarga de guardar la trazabilidad entre el presupuesto enviado, su aceptación, el proyecto puesto en marcha y las PO enviadas a los traductores a través de las diferentes áreas de trabajo que tiene definidas (Clientes, Proyectos, Traductores).
Una vez que el presupuesto ha sido aceptado o que el cliente ha enviado su pedido, el proyecto se da de alta con la siguiente codificación O-0123, donde:
- O = Pedido / Proyecto
- 0123 = número correlativo que le asigna el programa comenzando en 0001.
El número de presupuesto y el número de pedido no tienen porqué coincidir.
De manera previa a la designación del equipo y al inicio del proyecto, el Gestor de proyectos puede que tenga que analizar los archivos y prepararlos para su traducción, posedición, maquetación, etc., si es que no se ha hecho en la fase anterior de preparación el presupuesto.
A continuación el Gestor de proyectos se encarga de guardar los documentos y materiales relacionados en la estructura de carpetas creada por Plunet.
3.2 Posedición
- Responsable: Gestor de proyectos
El Gestor de proyectos analiza el texto y en caso de considerarlo necesario preedita o modifica previamente su contenido antes de someterlo a la traducción automática para facilitar su procesamiento automático y mejorar la calidad final del proceso.
En este proceso de preedición pueden realizarse, entre otras, las siguientes tareas:
- Revisión ortográfica.
- Partición de oraciones a frases más breves.
- Utilización del mismo sinónimo.
- Marcar nombres propios y direcciones para evitar su traducción.
Este proceso es recomendable en el caso de que el documento vaya a traducirse a más de tres lenguas o en el caso de que el documento vaya a traducirse a una lengua que vaya a ser de origen en una segunda traducción a otra combinación de lenguas, y siempre tras la aprobación del cliente.
3.3 Traducción
- Responsable: Gestor de proyectos / Poseditor
El Gestor de proyectos se encarga de realizar la traducción del texto mediante el motor de traducción automática.
Una vez generada la traducción, o bien de manera parcial en función del proyecto o de las necesidades del cliente, el Gestor de proyectos envía el resultado al poseditor para su posedición, acompañándola de la PO correspondiente. La entrega es recogida por el Gestor del proyecto en Plunet.
El Gestor de proyectos debe de informar al poseditor en el mensaje de envío del nivel estimado de utilidad del resultado de la traducción automática.
Además, en el caso de acuerdo específico con el cliente, el Gestor debe de informar al poseditor de los siguientes requisitos para garantizar su cumplimiento:
- Seguimiento de la terminología del cliente o cualquier otro material de referencia proporcionado.
- Cumplimiento de cualquier directriz propia o del estilo del cliente (incluido el registro y las convenciones locales).
- Cumplimiento de las directrices de posedición.
Una vez finalizada, el poseditor envía los documentos al Gestor del proyectos.
3.4 Revisión
- Responsable: Gestor de proyectos / Poseditor
El Gestor de proyectos revisa el documento y los posibles cambios realizados por el poseditor. El texto es verificado para comprobar su adecuación a las especificaciones del cliente y del proyecto.
El Gestor de proyectos cumplimenta el Check list de verificación del proyecto, el cual es archivado en Plunet.
El Gestor de proyectos envía un correo electrónico al poseditor para conocer su opinión y satisfacción con el texto recibido. Su valoración debe servir para ir mejorando la herramienta de traducción automática.
3.5 Verificación, liberación y entrega
- Responsable: Gestor de proyectos
Una vez comprobado, se prepara para la entrega, la cual se realiza por el mismo método que lo envió, fundamentalmente correo electrónico. En el caso de envíos de archivos muy pesados, se genera un enlace de descarga protegido por contraseña en el servidor de OKODIA para garantizar la confidencialidad. En algunos casos podría ser necesario recurrir a servicios externos, como SwissTransfer, Dropbox, Drive, etc.
El proceso de verificación queda registrado en Plunet con la fecha de envío de la traducción, ya que se trata de procesos consecutivos, como evidencia de la liberación del servicio al cliente.
3.6 Comentarios del cliente y otros servicios de valor añadido
- Responsable: Gestor de proyectos
Si el cliente envía correcciones, si tiene razón, se genera una nueva versión del archivo que es subida a una subcarpeta específica, generándose tantas como versiones finales del archivo se generen en este proceso de revisión por cliente. El nombre del archivo no se modifica salvo que el cliente pida que se identifiquen las diferentes versiones generadas. En este proceso de revisión por parte del cliente puede generarse una nueva actualización de la memoria de traducción, dependiendo del tipo de trabajo.
En caso de que el cliente haya solicitado la maquetación del texto, el envío de la traducción se realizará en función de sus requisitos. En algunos casos se les puede enviar primero una versión de la traducción sin maquetar para una corrección inicial, y después de maquetada se les envía una segunda versión del documento para la corrección final. En otros casos se maqueta primero y el cliente introduce directamente sus correcciones en la versión final.
3.7 Cierre del proyecto y facturación
- Responsable: Gestor de proyectos / Soporte técnico / Responsable de Administración
Una vez finalizado el proyecto, la documentación que se ha generado es guardada en el servidor y gestionada de la siguiente manera:
- La memoria de traducción se guarda en la carpeta de Memorias de traducción, la cual está ordenada por pares de idiomas y sector (por ejemplo ES-EN-Medical).
- Los archivos bilingües con los que posteriormente se actualizan las memorias se guardan en una carpeta. Esta actualización se realiza cada 15 días aproximadamente, o bajo petición expresa del Gestor de proyectos.
- Los correos electrónicos se quedan almacenados en el webmail.
- Los trabajos finales se quedan dentro de la estructura de carpetas de Plunet.
En caso de clientes nuevos, se suele facturar a los pocos días. En caso de clientes ya existentes se factura una vez al mes incluyendo todos los trabajos realizados el mes anterior, excepto si algún cliente lo pide en otras fechas diferentes.