¡Te damos la bienvenida!

Welcome a Okodia! ¡Estamos encantados de tenerte en nuestra empresa!

En esta pequeña Guía de Bienvenida encontrarás toda la información que necesitas. La hemos diseñado con todo el cariño del mundo para que puedas familiarizarte rápidamente con nuestra empresa (ahora ya también la tuya) y con tus compañeros y compañeras, pero sobre todo, para que comprendas cómo trabajamos y por qué lo hacemos.

Estamos muy ilusionados de tenerte a bordo, así que no te cortes, léela con detenimiento, ya que contiene información importante sobre la empresa y tu puesto de trabajo. Descubre por qué Okodia es única, los recursos que tienes a tu disposición y respuestas a las preguntas más habituales.

Capítulo 1

Información básica sobre la empresa

Bienvenida de Luis, CEO de Okodia

Okodia es para mí casi como un hijo, por lo que soy consciente de la responsabilidad que conlleva cuidarlo y tratarlo como tal. Los valores de la empresa representan, también, el trabajo en equipo, la profesionalidad y el compromiso de todas las personas que formáis parte de ella. Espero y deseo que la ilusión y vitalidad de este primer día no se pierda en ningún momento. Por mi parte, puedes tener por seguro que haré todo lo que esté en mis manos para lograrlo.

Aprovecho estas líneas para darte las gracias por tu confianza en formar parte de nuestra pequeña familia, por depositar tu confianza en Okodia para tu crecimiento profesional, y de nuevo por confiarnos una parte de tu vida. La responsabilidad que tu incorporación nos plantea ahora es alta, y esperamos estar a la altura de dicha confianza.

Finalmente, quiero agradecerte haber creído en nosotros, porque gracias a personas como tú Okodia puede seguir creciendo y desarrollándose con la esperanza puesta en que este crecimiento y desarrollo se realice de forma paralela al tuyo.

Alua égbowàresosú! (¡Bienvenido/a a bordo!)

Historia del Grupo Okodia

El Grupo Okodia da sus primeros pasos en 2004, realizando traducciones muy pequeñas y esporádicas. Poco tiempo después, y de la mano de un cliente importante, Okodia empieza a evolucionar y a conseguir un mayor volumen de negocio, aunque a un ritmo muy controlado, logrando constituirse como Sociedad Limitada a finales de 2011. Poco tiempo después se produce la primera incorporación de personal interno a la empresa.

Sin embargo, es a partir de 2014 cuando se produce un punto de inflexión en la empresa ya que se comienzan a realizar diferentes acciones comerciales a fin de incrementar y consolidar el volumen de negocio, lo que genera una constante incorporación sostenida de personal a la empresa y la creación de diferentes departamentos específicos dentro del Grupo.

A día de hoy, el personal interno en plantilla se compone de unas 20 personas en las áreas de Dirección, Gestión de Proyectos, Ventas, Recursos Humanos y Comunicación, y es ayudado de forma externa, por otras 12-15 personas en las áreas de Desarrollo web, Marketing, Diseño gráfico, Contabilidad, Consultoría… Además, Okodia dispone de una base de datos de casi 2.000 traductores de los que unos 150 reciben trabajo mensualmente.

En Okodia siempre hemos creído que la vida profesional debe poder conciliarse completamente con la vida personal y familiar. Por ese motivo, Okodia no dispone de una oficina física desde la que trabajar, sino que cada una de las personas que trabajan en la empresa lo hace desde su propia casa (o lugar de conveniencia). Por ese motivo, tus nuevos/as compañeros/as trabajan desde lugares como Barcelona, Madrid, Málaga, Valladolid, Valencia, La Rioja, Alicante, Murcia, Argentina… Puedes conocer a algunos/as de tus compañeros/as aquí y a algunos de los traductores con los que trabajamos más habitualmente aquí.

Organigrama

En el Organigrama solamente se representan las áreas que disponen de personal interno. Sin embargo, todos los departamentos (independientemente de si las tareas se realizan con personal interno o externo) son los siguientes:

• Interno:
  • Dirección: trata de velar por el buen funcionamiento de la empresa en todos los ámbitos; desde la coordinación de los diferentes equipos a la búsqueda de mejoras, control financiero, análisis estratégicos, etc. Es el departamento del jefe, que es como el Gran Hermano, todo lo ve. Pero tiene que ser así, necesita una visibilida global.
  • Ventas: es el equipo que llamamos SM (Sales Management). Se ocupa de los primeros contactos con clientes nuevos y tratan de atraerlos y hacer un seguimiento más exhaustivo de esas primeras ofertas comerciales. Son el Tinder de la empresa, necesitan hacer crush con los clientes.
  • Recursos Humanos: es el equipo que llamamos HR (Human Resources). A nivel externo, se ocupa de la búsqueda y evaluación de traductores nuevos en las combinaciones que se necesiten. A nivel interno se trata de la búsqueda y evaluación de futuras incorporaciones internas así como de aquellas tareas relacionadas con el equipo humano (búsqueda, gestión y aplicación de beneficios que pueden solicitar los empleados, team building…). Es tu mejor ligue, el equipo que tratará de seducirte, cuidarte y mimarte.
  • Gestión de Proyectos: es el equipo que llamamos PM (Project Management). Tal y como su nombre indica, se ocupa de gestionar proyectos de traducción según las indicaciones del cliente y la coordinación con los traductores. Este equipo está subdividido por temática, del siguiente modo:
    • Comercial: atienden proyectos de temática diversa, y están acostumbradas a trabajar tanto con clientes nuevos como habituales. Se las ven con muchos tipos de archivos diferentes y con encargos de lo más creativos.
    • Medical: reciben proyectos de temas médicos, especialmente de clientes habituales. Buscan la exactitud de la exactitud.
  • Facturación: Se encarga de facturar a los clientes todos aquellos trabajos realizados, así como de gestionar todas las facturas que envían los traductores. Aunque no sale de su bolsillo es como Rockefeller moviendo el dinero arriba y abajo.
  • Comunicación: Es el equipo que trata de hacer llegar al resto de usuarios todo lo que necesitamos que se haga saber. Intentan plasmar visualmente y por escrito todos nuestros pensamientos, y lograr que, antes de que alguien llegue a Okodia, ya nos conozca. Realizan un trabajo de hormiguita, poniendo un granito de arena aquí, otro allá… tratando siempre de lograr un equilibrio perfecto entre la belleza, la persuasión y lo que quiere Mr. Google.
  • Desarrollo / IT: Se encarga de crear las herramientas y aplicaciones web necesarias para el correcto funcionamiento de la empresa. Siempre los verás picando código y haciendo magia con variables.
• Externo:
  • Marketing: Se encarga de trazar la estrategia de negocio a fin de incrementar las ventas, desde múltiples perspectivas, tanto online como offline, y de coordinar esas acciones comerciales con el equipo de Ventas y Comunicación. También realiza múltiples análisis para tener una fotografía de la situación actual en todo momento y poder actuar en consecuencia. Es capaz de encontrar el mejor rumbo en cualquier mapa incierto.
  • Traductores: Como podrás imaginar, trasladan el contenido de un idioma a otro idioma diferente. Son capaces de hacer poesía con las palabras.

Además de estos equipos principales, hay algunas otras personas (externas) que no tienen asignado un equipo propio, por la propia labor que realizan, de forma muy específica: consultoría de Calidad, Asesoría Fiscal y Laboral, soporte técnico para preparación de archivos o utilización de herramientas específicas…

En el apartado «Contactos» de esta guía puedes ver los datos de contacto de cada uno de los equipos principales.

Qué ofrecemos a nuestros clientes

En Okodia abarcamos un gran abanico de servicios lingüísticos, como traducciones propiamente dichas, traducciones juradas, revisiones, interpretaciones, subtitulaciones, locuciones, maquetación multilingüe…

A fin de dar cabida a todo este conjunto de servicios lingüísticos, el Grupo Okodia está formado por una serie de marcas específicas a través de las cuales nos encuentran nuestros clientes, como son:

Okodia: Es el corazón de la empresa y la marca por la cual nos damos a conocer al gran público, con la que realizamos la mayoría de nuestra comunicación y la que aglutina el conjunto de servicios.

Okomeds: Son nuestros servicios especializados en traducciones médicas y de ciencias de la vida. Se trata de un servicio muy específico orientado a empresas médicas, farmacéuticas y CRO.

Kelsen & Hart: Se trata de los servicios especializados en traducciones de ámbito jurídico y legal, enfocado a empresas muy especializadas en este ámbito.

Okosmetics: Se trata de los servicios especializados en traducciones de ámbito cosmético, enfocado a empresas del sector.

Iuratum: Es una tienda virtual para la solicitud de traducciones juradas, enfocada principalmente a Particulares, donde toda la gestión se realiza de forma automática o semiautomática.

Oqodia: Con este cambio de letra tratamos de visibilizar la diferencia entre traducciones escritas y traducciones orales, ofreciendo servicios de interpretación.

Okngo: Es nuestro proyecto solidario y nuestro granito de arena hacia entidades sin demasiados recursos o sin ánimo de lucro. Queremos esforzarnos en conseguir un mundo mejor.

Cabe destacar que aunque la mayoría de clientes existentes nos conocen solamente como “Okodia”, muchos de los clientes nuevos que llegan a la empresa nos comienzan conociendo a través de algunas de estas otras marcas.

Puedes ver los teléfonos de contacto de cada marca aquí.

Capítulo 2

Normas básicas generales

Comunicación interna

Redacción

Desde tu incorporación a la empresa, y en el ámbito laboral, cada vez que escribes o que hablas estás representando la imagen corporativa de la empresa. Esta imagen empresarial se proyecta siempre desde dentro hacia fuera.

Para Okodia, su mayor activo es el capital humano, del que desde este momento formas parte. Por este motivo es primordial que cada vez que te comuniques con alguien pienses que estás hablando de una parte de ti, representando los valores, seriedad y profesionalidad de la marca.

Del mismo modo, es posible que en ciertos momentos sientas cierta soledad al trabajar desde tu propia casa. Sin embargo, formas parte de un equipo, en el que todos/as tus compañeros/as están contigo, así como los traductores con los que trabajamos. En este sentido, es muy importante que hables de “nosotros” en lugar de “ellos”. Ponemos algunos ejemplos:

Evidentemente existen numerosas posibilidades y no hay una única posibilidad correcta. Sin embargo, es importante tener en cuenta que la idea es transmitir que tenemos a los traductores y al resto del personal con nosotros, que forman parte de nuestro equipo, y que somos nosotros quienes controlamos la situación de nuestro equipo. En realidad, el hecho de que fiscalmente los traductores sean internos o externos es indiferente para el cliente, pero la imagen que se transmite sí es completamente distinta.

Por otro lado, habrá situaciones en las que la propia tensión del momento, la carga de trabajo, los nervios, un mal día, o una mala respuesta por parte de alguien nos tiente a responder en caliente, también de malas maneras. En estos casos es importante recordar que aunque desde un punto de vista personal podríamos decir muchas cosas (y ninguna buena) estamos hablando en nombre de la empresa, representando su imagen. Respiremos hondo, contemos hasta 10, e incluso comentémoslo con algún compañero. Seguro que existe una forma de poder responder de forma elegante y profesional.

Puedes ampliar en mayor profundidad en el IN003 – Manual de Comunicación corporativa.

Imagen corporativa

Okodia trata de conseguir y mantener una imagen homogénea y coherente con la filosofía de la empresa, en papelería, comunicación social y marketing, facturación, presupuestos y, en general, cualquier tipo de documento que se elabora desde las diferentes áreas de la empresa y que tienen o pueden llegar a tener difusión, tanto interna como externa.

En este sentido, es importante utilizar las plantillas de documentos ya existentes a fin de lograr y mantener esta imagen homogénea.

Puedes ampliar en mayor profundidad en el IN002 – Manual de identidad corporativa.

Uso del email

Okodia te facilita una cuenta de correo electrónico corporativa @okodia.com para tu uso laboral. En algunos casos, y si fuera necesario, se facilitarán también otras cuentas de correo electrónico de las otras marcas del Grupo.

Toda la comunicación escrita que se realice en nombre de la empresa deberá realizarse siempre mediante la utilización de la cuenta de correo corporativa (o alguna de las otras marcas del Grupo, cuando corresponda).

Del mismo modo, el uso de la firma corporativa será de uso obligatorio en la comunicación de los emails, siempre que el propio contenido del email o redactado no lo impida de forma justificada (por ejemplo cuando se responde a un correo entre líneas).

Cada usuario es responsable de la utilización de su correo electrónico, contraseña y la confidencialidad de los datos que se transmitan. En caso de que se sospeche que la cuenta está siendo accedida por personas no autorizadas, deberá notificarse inmediatamente a su responsable además de proceder al cambio inmediato de contraseña.

La política de almacenamiento de Okodia permite una utilización máxima de 30 GB, repartidas del siguiente modo:
– Correo: 20 GB
– Drive: 10 GB

Confidencialidad

Cuando las empresas confían en Okodia para sus trabajos lo hacen sabiendo que existe un compromiso por la confidencialidad de la información y datos que nos transmiten. Asimismo, esta confianza se deposita automáticamente en todo el equipo humano que forma parte de la empresa y que tiene acceso a dichos datos, por lo que es extremadamente importante ser cautelosos con la información que manejamos, tanto interna como externa.

Además de tener en cuenta en todo momento que hemos firmado un acuerdo de confidencialidad (NDA) al que estamos ligados de forma legal, debemos aplicar el sentido común en todo momento, tanto en nuestras comunicaciones internas como externas y sociales, incluso en nuestros ámbitos más personales e íntimos.

Opiniones/Sugerencias/Quejas

Igual que en una relación de pareja o de amistad, creemos que la comunicación en Okodia es fundamental tanto para su éxito como para tu propio bienestar y satisfacción.

Por ese motivo, la empresa tratará de ser honesta y transparente contigo, y estará interesada en escucharte y ayudarte siempre que sea posible. En este sentido te animamos a aportar ideas y sugerencias, mostrar tu opinión sobre cualquier cuestión, tanto positiva como negativa, expresar tu malestar o una queja, felicitar a un compañero/a por un gran trabajo… Tu feedback y críticas constructivas son las que nos hacen crecer.

Recuerda además que, si tienes alguna idea o iniciativa que te gustaría que la empresa llevase a cabo, tienes habilitado el buzón de sugerencias (llamado «Okoideas» en el apartado Okocio, del CRM) para poder sugerirlo. El desarrollo de nuevas ideas y mejoras depende de tu propia iniciativa.

Capítulo 3

Normas laborales generales

Funciones del puesto de trabajo

Durante los primeros días de tu incorporación se te asignará una persona de Okodia para que te apoye con la formación necesaria. Además de la formación específica que recibas y las explicaciones sobre nuestros procesos de trabajo, preferencias, qué hacer en cada momento, etc., somos conscientes de que el día a día puede hacer que algunas cuestiones se vean en mayor o menor detalle y que incluso a lo largo del tiempo algunas se olviden.

Por ese motivo, contamos con Procedimientos generales de trabajo para cada departamento donde intentamos plasmar qué hacemos y cómo lo hacemos de forma ordenada y consistente entre toda la empresa para que, llegado el caso, puedan consultarse y aplicarse. Puedes consultar los Procedimientos generales de tu departamento en el CRM > Recursos > Okopedia.

Del mismo modo, y en el caso de que exista alguna duda, imprecisión o cualquier cuestión relevante, siempre podrás acudir a tu responsable para solventar cualquier duda o cuestión relevante.

Todos los equipos internos con más de una persona en plantilla cuentan con una Responsable/Coordinadora de equipo (en caso de equipos unipersonales, este cargo directo recae en Dirección). Con tu Responsable, además, tendrás reuniones periódicas, te ayudará a gestionar cualquier cuestión con tus horarios/vacaciones, posibles incidencias, toma de decisiones, etc.

Puedes ampliar la información sobre el perfil de tu puesto de trabajo (y de otros puestos de trabajo) en el CRM > Calidad > Perfil de puesto

Material de oficina

Aunque nuestro modo de trabajo siempre es en modalidad teletrabajo, debes recordar que estás trabajando para Okodia, que Okodia es una empresa y que por lo tanto Okodia está obligada (tanto legalmente como moralmente) a proporcionarte el material de oficina que necesites para el correcto desempeño de tu actividad. Es probable que en el día a día nadie nos demos cuenta de que te falta cualquier cosa en tu escritorio, pero recuerda solicitarlo a tu responsable llegado el caso, del mismo modo que lo harías si estuviéramos trabajando en el mismo espacio físico.

Calendario laboral

El calendario laboral se encuentra disponible en tu área personal de Bizneo, donde podrás consultar los días laborables y festivos tanto tuyos como de tus compañeros/as.

Horario de trabajo

El número de horas semanales para los trabajadores con jornada completa es de 40, repartidas en 8h de trabajo diarias. Sin embargo, sabemos que en muchos casos será necesario finalizar la jornada unos minutos más tarde a fin de poder dejar el día acabado. Para intentar compensar esto de algún modo, Okodia organiza el trabajo de manera que 1 viernes cada dos semanas te permitirá finalizar una hora antes. Es decir, una semana trabajarás 40 horas y la siguiente 39. Por ese motivo, en Bizneo se establece una política horaria con 6 minutos de cortesía para los excesos de tiempo en los fichajes. Podrás ver tu horario de cada semana en el cuadrante de Bizneo.

En cuanto al horario de trabajo que seguimos en Okodia, es el propio de la mayoría de oficinas de nuestro entorno. Aunque de forma oficial nuestro horario de trabajo es de 9 a 18h, cada departamento tiene (de forma interna) horarios de trabajo diferentes, de la siguiente manera:

• Facturación (AM):
  • 6h a 14h
• Recursos Humanos (HR):
  • 8h a 17h
• Comunicación (PR):
  • 8h a 16h
• Ventas (SM):
  • 8h a 18h
• Desarrollo (IT):
  • 9h a 18h
• Gestión de proyectos (PM):
  • 8h a 19h

En función del departamento al que pertenezcas, para el día de tu incorporación seguramente ya se te habrá asignado uno de estos horarios.

En cualquiera de ellos dispones de 1 hora de pausa para comer, que puedes realizar en cualquier momento. Simplemente comunica a tus compañeros/as que te ausentarás para comer a fin de que sepan que en ese rato no estarás trabajando y que por lo tanto si hubiera alguna urgencia alguien pueda hacerse cargo.

Horarios de Gestión de proyectos

En caso de que te incorpores al departamento de Gestión de proyectos, es importante tener en cuenta que se aplica un sistema de turnos rotativos con el objetivo de favorecer cierta flexibilidad horaria y, al mismo tiempo, garantizar un horario de oficina adecuado para el correcto funcionamiento de la empresa. Más concretamente, desde el 9 de febrero de 2026 se ha puesto en marcha la siguiente actuación:

Sistema de turnos

El equipo de PM se organiza en dos turnos diarios:

• Turno A: 08:00 a 17:00
• Turno B: 10:00 a 19:00

Cada persona adscrita a uno de estos turnos dispone de un margen de flexibilidad de ±1 hora tanto en la entrada como en la salida, siempre respetando el cómputo de horas diarias y la correcta coordinación con el equipo.

Esto implica que:

En el Turno A, la jornada podrá realizarse entre las 07:00 y las 18:00.

En el Turno B, la jornada podrá realizarse entre las 09:00 y las 20:00.

Dentro de estos márgenes, cada persona puede adaptar su horario de entrada y salida según sus necesidades.

Turnos rotativos

Los turnos son rotativos, de manera que los distintos grupos del departamento alternan semanalmente entre el Turno A y el Turno B.
Este sistema garantiza que siempre haya cobertura durante la franja horaria crítica de 17:00 a 18:00 (más una persona de soporte que siempre quedará hasta las 19h).

Viernes con salida anticipada

El viernes con salida una hora antes (1 viernes cada dos semanas) corresponderá, en cada ciclo, al grupo que esté asignado al Turno A durante esa semana.

Organización interna y ausencias

Para que este sistema funcione correctamente, es imprescindible la corresponsabilidad del equipo. En caso de prever una ausencia (vacaciones, permisos, citas médicas, etc.), la persona afectada deberá coordinarse previamente con sus compañeras del mismo equipo para minimizar posibles desajustes y garantizar la continuidad del servicio.

La correcta aplicación de este modelo depende en gran medida del compromiso, la flexibilidad y la capacidad de adaptación entre las personas del equipo.

Carácter del sistema

Este sistema de horarios se aplica con carácter temporal indefinido. En caso de que se detecten problemas que afecten al funcionamiento de la empresa, a la coordinación del equipo o a la calidad del servicio, la empresa podrá revisar el modelo y, si fuera necesario, volver a los horarios estándar de 9h a 18h.

Finalmente, en caso de incorporarte a PM te dejamos este artículo donde explicamos brevemente cómo poder organizar tu horario del día a día.

Horario de verano

Desde 2022, y solamente para los equipos de trabajo que tienen un horario completo (con 1h de pausa para comer), se ha establecido un horario de verano para los meses de julio y agosto (que podría ampliarse a la última semana de junio/primera semana de septiembre, según las circunstancias de cada año). Las características de este horario de verano son las siguientes:

• se entrará a la hora habitual (la que te corresponda)
• no se hace la pausa para comer (tienes derecho, de todos modos, a 15 minutos de descanso en tu jornada laboral, que no hay que fichar)
• se saldrá una hora antes de tu hora habitual (la que te corresponda)

Es importante que sepas que no es obligatorio realizar el horario de verano (si prefieres hacer tu pausa para comer y hacer tu horario habitual, puedes hacerlo sin mayor problema).

Fichaje

Desde el 12 de mayo de 2019, existe una normativa sobre el registro horario de todos los empleados, por la que se obliga a los empleados a fichar al entrar y salir de trabajar (ver BOE). Puesto que realizamos teletrabajo, es importante recordar fichar al comenzar y al acabar tu jornada (también cuando hagas tus pausas para comer). El fichaje se hará a través de tu usuario personal en la plataforma Bizneo, donde además podrás llevar un seguimiento de tus horas trabajadas.

En el caso del horario de verano, no hay que fichar la pausa de 15 minutos.

Festivos

A fin de facilitar la conciliación familiar, y puesto que trabajamos desde nuestra propia ciudad, cada uno/a de nosotros/as realizamos los festivos de nuestra ciudad/región. Esto significa que algunos festivos (nacionales) serán comunes para todos, pero otros festivos (regionales y locales) solo lo serán para ti.

A principios de cada año esta información aparece reflejada en tu propio calendario laboral.

En el caso de que Okodia necesite que trabajes algún festivo concreto, tu responsable te consultará tu disponibilidad para ese día con la máxima anticipación posible. Para que te hagas una idea, los festivos donde habitualmente suele ser necesario que alguien trabaje son: 6 de enero, 12 de octubre, 6 de diciembre, 8 de diciembre. En algunas circunstancias podría darse también la necesidad de tener que cubrir algún otro festivo si se prevé una importante carga de trabajo o ausencia amplia de compañeras (por ejemplo, jueves santo o el 15 de agosto). En cualquier caso, el número de personas necesarias para trabajar dichos festivos podría variar en función de las expectativas y previsión que pueda realizarse para cada día según la experiencia de años anteriores.

Horas extraordinarias

A pesar de que intentamos que no sea necesario realizar un apoyo adicional fuera del horario laboral, habrá algunas ocasiones puntuales en las que tendremos que realizar horas extraordinarias, comúnmente conocidas como “horas extra”.

En caso de ser necesario realizarlas, Okodia se rige por el Convenio en vigor, y se remunerarán del siguiente modo:

• Festivos y fines de semana: se aplazará este festivo o día(s) del fin de semana hacia otra fecha que te convenga, además de una remuneración económica de 100 EUR por día festivo o día(s) de fin de semana trabajado.
• Horas extra adicionales entre semana: se remunerará de forma económica con el equivalente al valor de la hora ordinaria incrementada en un 50%. (No se considerarán horas extraordinarias aquellos tiempos pequeños que puedan exceder de la jornada laboral diaria por motivos de producción y que puedan autocompensarse en días siguientes).

Horas autocompensables

Urgencias, imprevistos, retrasos… sabemos que en el día a día se producen situaciones en las que deberemos quedarnos trabajando un rato más de lo previsto (un traductor ha entregado tarde, el archivo ha dado problemas, han llegado algunas urgencias…). Estos pequeños tiempos adicionales que pueden darse en el día a día y que gracias a tu profesionalidad realizas, queremos compensarlos mínimamente intentando que puedas conciliar tu vida personal con la laboral.

Partimos de la premisa de que irte 5-10-15 minutos más tarde te debería permitir entrar 5-10-15 minutos más tarde al día siguiente, de forma que el tiempo extra de un día se compense automáticamente con el déficit de tiempo del día siguiente. Sin embargo, preferimos que ese tiempo extra se acumule en una bolsa de horas para asuntos propios que puedas utilizar cuando realmente lo necesites, e incluso que si alguna vez necesitas ese tiempo de forma anticipada, lo puedas utilizar y compensar más adelante cuando realmente sea necesario. De este modo, a lo largo de los días y semanas, podrás ir autocompensando estos excesos de tiempo.

Para el buen funcionamiento de este sistema, es importante poder respetar estas pocas reglas básicas:

• No realices más tiempo de tu jornada laboral si no es realmente necesario que lo hagas. Por ejemplo, no te quedes 5 minutos de más para generar 5 minutos en una bolsa de horas. Recuerda cómo organizar el horario.
• Se ha establecido una política de 6 minutos de cortesía para los excesos de tiempo en los fichajes, compensada automáticamente cada 2 viernes (con 1h de trabajo menos).
• No es necesario que tengas un tiempo acumulado para poder ausentarte un tiempo equivalente (puede ser que necesites ausentarte antes de tener dicho tiempo, y seguro que a lo largo del año habrá oportunidades reales de compensarlo).
• Puedes autocompensarlo cuando quieras y necesites, con las siguientes peculiaridades:
  • No es necesario realizar ningún trámite en la plataforma de fichaje (a menos que se autocompensen 8h a cambio de 1 día). Tan solo recuerda fichar al iniciar y acabar tu jornada de trabajo real.
  • El cómputo de horas acumuladas se podrá realizar de todo el año, y su utilización caducará de forma automática 120 días después de finalizar el año.
  • Debes comunicarlo a tus compañeras de equipo, para que sepan que no vas a estar presente y puedan cubrir tu ausencia:
    • Se considerará que una ausencia puede cubrirse cuando no haya más de un tercio de tu equipo ausente. En el caso de que la ausencia no se pueda cubrir de forma adecuada, no se podrán realizar estas ausencias (en caso de que esto no sea posible, tu Responsable de equipo podrá valorar la viabilidad de tu ausencia de forma específica).

Ausencias

Vacaciones

Te corresponden un total de 23 días laborables de vacaciones por cada año, que se deben disfrutar entre el día 1 de enero del año actual y el 31 de enero del año siguiente. Cualquier día de vacaciones que no se haya disfrutado en ese plazo se pierde automáticamente.

En principio puedes realizar las vacaciones cuando más te convenga, en días alternos o agrupándolos como prefieras. Lo único que te pedimos es que te coordines con tus compañeros/as de departamento a fin de que el trabajo se pueda seguir realizando.

Tras consultarlo y coordinarte con tus compañeros/as de departamento, la forma de solicitar las vacaciones es en Bizneo. Consulta cómo realizar el trámite aquí. Tras tu solicitud, tu Responsable de equipo o el departamento de Recursos Humanos validará esta solicitud, y será solamente a partir de esta validación cuando tus vacaciones estarán confirmadas.

Como obligaciones previas a tu marcha, te pedimos que el día que te vayas configures tu correo de OOO (Out of Office), de manera que si alguien te envía un email pueda saber rápidamente que no lo podrás atender y que se dirija a la persona o departamento que corresponda. Puedes consultar a cualquiera de tus compañeras cómo configurarlo o qué información añadir.

Del mismo modo, si hay algún trabajo que se quede pendiente para esos días o alguna tarea o acción que alguien deba realizar mientras tú estás de vacaciones, recuerda enviar un correo al departamento o persona correspondiente para que sepan de forma rápida qué se queda pendiente para ellas.

Cumpleaños

Además de las vacaciones, Okodia te da como día libre el día de tu cumpleaños para que puedas disfrutarlo para ti, para que hables por teléfono con todo el mundo sin preocuparte del trabajo, para que puedas responder sin prisas a los mil mensajes que te lleguen… Es lo mínimo que podemos hacer como regalo de cumpleaños para agradecerte todo el esfuerzo que realizas el resto de días por la empresa.

Caducidades

Existen principalmente 3 tipos de Ausencias con caducidad en el tiempo:

• Vacaciones: Caducan al cabo de 31 días desde la finalización del año en curso. Es decir, dispones hasta el 31 de enero del año siguiente para disfrutar tus vacaciones anuales.
• Bolsa de horas (asuntos propios): Son las horas autocompensables. Para el cómputo de las horas acumuladas se considerará todo el año, aunque conviene que las vayas autocompensando progresivamente. Caducan al cabo de 120 días desde la finalización del año en curso. Es decir, dispones hasta el 30 de abril (aprox.) del año siguiente para compensar estas horas.
• Compensación de horas extras de fin de semana y festivos: Son los días festivos trabajados. Caducan al cabo de 365 días (1 año) desde la finalización del año en curso. Es decir, dispones hasta el 31 de diciembre del año siguiente para disfrutar la compensación por estos festivos trabajados.

Criterios de prioridad

Para solicitar cualquier tipo de Ausencia es importante que no haya más de 1 tercio de tu equipo ausente.

En caso de querer solicitar cualquier tipo de ausencia, y por el buen funcionamiento de la empresa, por el de tu equipo, pero sobre todo por el criterio primordial de compañerismo, te pedimos que en primer lugar lo trates con tu equipo. En caso de que varias personas coincidais en dichos días/horas y eso ocasione que más de 1 tercio del equipo esté ausente, es necesario que os pongáis de acuerdo entre las personas afectadas.

Esperemos que esto no llegue a ocurrir, pero en el hipotético caso de que dicho acuerdo sea inalcanzable y solo se puedan aprobar algunas de esas Ausencias, tendrá prioridad aquella persona que lo haya solicitado con anterioridad.

En cualquier caso, el/la Responsable de equipo tendrá potestad de poder evaluar el calendario y flexibilizar este criterio en caso de que sea razonablemente posible.

Trámites

Todos los trámites de Ausencias deben realizarse en Bizneo. Puedes consultar este artículo para ver paso por paso cómo realizarlos.

Bajas, permisos y conciliación de la vida personal, laboral y familiar

Visitas médicas

En Okodia, se tiene derecho hasta un máximo de 18 horas anuales por convenio de permiso retribuido para acudir por el tiempo indispensable, a visitas médicas propias, o para acompañar a ascendientes o descendientes y cónyuges a sus respectivas visitas médicas. Igualmente, se podrá disponer de estas horas para la asistencia, por el tiempo indispensable, a tutorías escolares de los hijos y las hijas o aquellas personas que estén bajo la tutela de la persona trabajadora.

El disfrute de este permiso deberá preavisarse con la máxima antelación posible, y será necesaria un justificante médico.

Ver Bizneo para mayor información.

Bajas laborales

En Okodia tenemos confianza en el buen hacer de todos los trabajadores. Por ese motivo, entendemos que de forma esporádica puedas necesitar acudir a una visita médica o a alguna gestión personal. En los casos de permisos retribuidos, recogidos en el Art. 35 del convenio de trabajadores, se requerirá justificante. En el resto de casos (permisos no retribuidos), lógicamente no necesitamos que nos remitas ningún justificante al respecto, pero sí necesitamos que nos lo comuniques, para poder prever esta corta ausencia.

También entendemos que es probable que un día no te encuentres bien, o te duela la cabeza, o tengas cualquier tipo de malestar. Simplemente avísanos del mismo modo y poder reorganizarnos ese día. No necesitamos ningún justificante médico para ese día, ya que creemos que si no te encuentras bien para ir a trabajar seguramente tampoco estés con demasiada alegría como para ir al médico.

En cualquier caso, si la ausencia va a ser más larga que ese día esporádico, sí es obligatorio que nos remitas un justificante médico con la baja laboral, para poder tratarlo como tal ante la Seguridad Social. En caso de bajas laborales, Okodia se rige por el Convenio en vigor.

Por otro lado, y aunque no sea habitual que existan accidentes laborales debido al tipo de trabajo que desempeñarás, debes saber que la Mutua de la empresa es Asepeyo.

Ver Bizneo para mayor información.

Baja por maternidad/paternidad

En cuanto a las obligaciones, te pedimos que aunque no quieras hacerlo saber demasiado pronto a tus compañeros/as, se lo comuniques de forma discreta a tu responsable lo antes posible, a fin de poder planificar tu baja con la máxima antelación posible.

Respecto a la baja, una vez la tengas concedida, envíanosla para poder tramitarla ante la Mutua/Seguridad Social.

Excedencia

¿Qué es y quién puede solicitarla?

La excedencia voluntaria consiste en un periodo de tiempo durante el que se suspende tanto la obligación del trabajador de prestar servicios, como la obligación de remunerar el trabajo y de cotizar por parte de la empresa. Así mismo es un derecho que tienen los trabajadores para suspender el contrato de trabajo.

Cualquier trabajador en plantilla de Okodia puede solicitar una excedencia.

Regulación de la excedencia voluntaria

Con carácter general para que un trabajador pueda situarse en excedencia voluntaria es necesario que cumpla con los siguientes requisitos:

• El trabajador debe tener al menos un año de antigüedad en la empresa.
• Que hayan transcurrido 4 años desde la finalización de una excedencia anterior, si la hubiera.

El Estatuto de los Trabajadores recoge, en su artículo 46 lo siguiente respecto a las excedencias:

2. El trabajador con al menos una antigüedad en la empresa de un año tiene derecho a que se le reconozca la posibilidad de situarse en excedencia voluntaria por un plazo no menor a cuatro meses y no mayor a cinco años. Este derecho solo podrá ser ejercitado otra vez por el mismo trabajador si han transcurrido cuatro años desde el final de la anterior excedencia voluntaria.

Sin embargo, en el caso de Okodia, nos basamos también en el convenio colectivo. En este sentido, podemos acordar los términos de la excedencia en términos distintos a los que regula el estatuto por medio de acuerdo individual. En el caso de no cumplirse necesariamente lo establecido en el estatuto de los trabajadores en cuanto a duración o características de la suspensión voluntaria del contrato laboral, deberán acordarse los términos entre el empleador y el empleado. Toda esta información relativa a las excedencias está recogida en el convenio colectivo en el Artículo 35 a 38, Capítulo V: Permisos y excedencias.

Modo de solicitud

Para solicitar una excedencia, deberá enviarse un mail a hr@okodia.com indicando la siguiente información:

• Fecha y duración de tiempo para la que se solicita.
• Motivo, justificación o cualquier información relevante para la solicitud.

Teniendo estos puntos en cuenta, cuando se establezca la forma, tiempo y demás variables, y tras la confirmación de la empresa, deberemos solicitar la excedencia rellenando esta solicitud y remitiéndolo a hr@okodia.com.

Nóminas

La nómina es el recibo de salario donde se reflejan las diferentes percepciones económicas por la prestación profesional de tus servicios a la empresa. Dispondrás de ella al finalizar cada mes en tu área personal de Bizneo.

Entre los diferentes conceptos que se incluyen en la nómina, verás que se aplica la retención IRPF que te corresponda, en función de tu situación personal y familiar, ingresos estimados y tipo de contrato. Por regla general, se aplica la retención mínima exigible, pero si por cualquier motivo quisieras que aplicásemos una retención superior, dínoslo y lo realizaremos.

Retribución flexible

La Retribución Flexible es un tipo de remuneración que permite al empleado o empleada destinar parte de su salario bruto (hasta el 30% de su salario bruto anual) al consumo de determinados productos o servicios (bares y restaurantes, cafeterías, guardería, transporte…) a un precio inferior al del mercado, puesto que quedarían exentos de IRPF. Amplia la información aquí para que sepas cuándo puedes solicitarlo en caso de interés.

Seguro de Salud

Todas las personas trabajadoras que así lo deseen podrán beneficiarse de un seguro de salud privado, contratado de forma colectiva por la empresa, con cobertura de salud completa. Este seguro de salud corre cargo de la empresa. Amplia la información aquí para que sepas cuándo puedes solicitarlo en caso de interés.

Capítulo 4

Normas de salud y prevención de riesgos laborales

Reconocimientos médicos

Todos los empleados, al ingresar en la empresa, tienen derecho a realizarse un reconocimiento médico para el puesto de trabajo que va a desempeñar. Del mismo modo, y de forma anual, puedes repetirlo sin necesidad de que se te indique expresamente. Para ello, tan solo debes rellenar este documento y hacerlo llegar a la persona responsable de Recursos Humanos. Debes saber que estos reconocimientos son voluntarios, no obligatorios.

Mutua

La mutua de Okodia es Asepeyo, la cual cubre accidentes de trabajo y enfermedades profesionales.

En caso de accidente laboral debes acudir al centro asistencial de Asepeyo más cercano. Puedes ver de manera más detallada qué hacer en caso de un accidente laboral aquí: https://www.asepeyo.es/duda/como-actuar-en-caso-de-accidente-de-trabajo/

En este otro enlace puedes ver la red de centros: https://www.asepeyo.es/red-de-delegaciones/

Prevención de riesgos laborales (PRL)

La mutua que se encarga de la prevención de riesgos laborales es Quirón Prevención. Con tu incorporación a la empresa se te proporciona el Documento para la información de riesgos para tu puesto de trabajo, realizado por dicha mutua, así como un documento de Seguridad en el trabajo.

Del mismo modo, es necesario y obligatorio conocer el plan de prevención de riesgos laborales.

Puedes descargar estos documentos desde el capítulo inferior de Anexos.

Capítulo 5

Política de calidad

Normas ISO 9001:2015, ISO 17100:2015 e ISO 18587:2020

Okodia tiene implantadas y desarrolladas las normas de calidad ISO 9001:2015, ISO 17100:2015 e ISO 18587:2020.

Durante la formación en tu puesto de trabajo se te explicarán las principales características de cada una de ellas, así como los procesos establecidos para el correcto desempeño de tus tareas, de acuerdo con dichas normas, a fin de que las puedas tener presentes en todo momento.

Por otro lado, compartimos contigo la Política de Calidad, que siempre se encuentra actualizada en el siguiente enlace: https://www.okodia.com/politica-calidad/

Capítulo 6

Recursos útiles

Marcas del Grupo Okodia

Como ya se ha indicado anteriormente, Okodia diversifica y se presenta al público mediante una imagen corporativa especializada en diferentes áreas del mundo de la traducción. Para todas ellas se dispone de página web propia y datos de contacto específicos. Se enumeran a continuación, a modo de resumen, a fin de hacerlas conocidas para todos los trabajadores:

Direcciones de la empresa

La dirección fiscal de la empresa es C/ Núria 57, 08191 Rubí. Sin embargo, y dado que todos realizamos teletrabajo, existen las siguientes direcciones físicas para recepción de correspondencia o visitas (siempre con cita previa):

• Barcelona: Passeig de Gràcia 95, 5º, 1ª – 08008 Barcelona y Apdo. de Correos 37007 – 08011 Barcelona
• Madrid: Apdo. de Correos 18029 – 28004 Madrid
• Londres: 120 High Rd, East Finchley – London N2 9ED
• París: 141 Avenue Félix Faure, 75015 Paris
• Lisboa: Rua Correia Teles, 28 A, 1350-100 Lisboa
• Roma: Via Lima 7, 00198 Roma

Recursos internos

Aunque recibirás la formación e indicaciones concretas sobre los recursos que necesitarás a lo largo del tiempo en la empresa, no está de más que los conozcas, los tengas a mano y te puedas familiarizar con ellos:

Plunet

Es el corazón de la empresa, donde se gestiona la práctica totalidad de los trabajos (presupuestos, pedidos, facturación…). Puedes acceder a través de https://tms.okodia.com

CRM

Es el sistema de gestión interno de la empresa. En función de tu puesto de trabajo te será útil para:

• Relación con los clientes, seguimientos de presupuestos y automatización de envíos [SM]
• Crear enlaces de pago con tarjeta: [SM y PM]
• Gestión de recogidas automatizadas con mensajería (Nacex/Mensajería estándar) [PM]
• Gestión de tareas internas [Marketing, Desarrollo, SM, HR, PM, Comunicación]
• Análisis de presupuestos y campañas de marketing [Marketing]
• Información específica sobre proyectos que no puede establecerse correctamente en Plunet (títulos de estudios médicos) [PM]
• Okopedia (tutoriales, guías, procedimientos…) [Todos]
• Okodemy (recursos de formación) [Todos]
• Gestión de facturación de proveedores internos [Administración]
• Registro de incidencias, quejas, felicitaciones [Todos]
• Gestión de calidad [Calidad]
• Espacio para la interacción entre compañeros (Okocio) [Todos]

Puedes acceder a través de: https://crm.okodia.com

Owncloud / Nextcloud

Es la plataforma, con funcionamiento similar a Dropbox, mediante la que guardamos archivos propios de la empresa y que en función de tu puesto de trabajo necesitarás utilizar con mayor o menor asiduidad. Puedes acceder a través de: https://sharepoint.okodia.com/owncloud

Groupshare

Es el sistema de gestión de memorias de traducción y bases de datos terminológicas, de relevancia especialmente para el departamento de PM. El acceso habitual para PM es mediante Trados, aunque también se puede utilizar con el Online Editor vía web. Puedes acceder a través de: https://groupshare.okodia.com

Procedimientos

Aunque no se trata de una plataforma aparte como tal, sí es importante mencionarla aquí para tenerlo presente en todo momento. Se trata del sistema estandarizado mediante el que todas las personas de tu departamento trabajan. Puedes acceder a ellos de forma específica a través de: CRM > Recursos > Okopedia.

Contactos

Departamento

Gestión de proyectos

Ventas

Recursos humanos

Administración / Facturación

Comunicación

Marketing

Desarrollo

Todos

Email

pm@okodia.com (Comercial: pmp@okodia.com; Medical: pmm@okodia.com)

sm@okodia.com

hr@okodia.com

invoices@okodia.com

pr@okodia.com

marketing@okodia.com

webmaster@okodia.com

all@okodia.com (solo los equipos internos: all-internal@okodia.com)

Extensión telefónica

100 y 101

102 y 103

106

104

105

De forma adicional a los emails de grupo (se te dará de alta en el que te corresponda, cuando llegue el momento), algunos equipos tienen un grupo de chat propio en la página del correo corporativo (basado en Gmail), en el que comparten dudas y se distribuyen el trabajo. Además, existe un chat para todas las gestoras (PM) y otro diferente para todas las gestoras y el departamento de ventas (PM+SM), que se utiliza para preguntar dudas.

Urgencias

En caso de urgencias o problemas (tanto personales como a nivel de empresa o de tu propio trabajo dentro de la empresa) que no puedan esperar al siguiente día laborable, es necesario avisar lo antes posible a Luis, a su teléfono personal: 696 535 147 (y, en caso de no estar localizable, a Ana: 678 928 566).

Capítulo 7

Continúa la conversación

Nos encanta ver cómo nuestros empleados interaccionan con la empresa, intervienen en conversaciones del grupo… en definitiva, nos gusta ver que se sienten integrados dentro de la empresa. Por ese motivo, te animamos a seguir a Okodia y a sus otras marcas en las diferentes redes sociales:

Capítulo 8

Anexos y deberes

Ahora ha llegado tu turno. Te dejamos a continuación los enlaces a los documentos que deberías leer y comprender durante los primeros días tras tu incorporación, así como los documentos que necesitamos que nos devuelvas firmados:

• Documento para la información de riesgos para tu puesto de trabajo y Acuse de recibo (Necesitamos que nos lo devuelvas firmado)
• Seguridad en el trabajo
• Plan de prevención de riesgos laborales y Acuse de recibo (Necesitamos que nos lo devuelvas firmado)
• Modelo de reconocimiento médico (Recuerda que el reconocimiento médico es voluntario por lo que solamente necesitamos que nos lo envíes anualmente en caso de solicitarlo)