Recurso 01 – Organización servidores

En función de tu puesto de trabajo, puede que no necesites acceso a todos estos servidores o herramientas. No obstante, y a fin de tenerlo todos recopilados correctamente, se identifican a continuación, junto con algunas de sus características más relevantes:

• Bizneo: Herramienta para el registro horario y de vacaciones/ausencias del personal así como documentación de tipo nóminas y contratos. Más información sobre su uso básico aquí.
• CRM: Oficina virtual de Okodia donde se centraliza la mayoría de la información, documentación y gestión de la empresa en sus diferentes departamentos. En función del departamento o equipo al que pertenezcas, tendrás acceso a algunas de las siguientes secciones:
  • Accesos directos: Mediante los tres puntos suspensivos que hay a la derecha de «Accesos directos» puedes configurar atajos para ir directamente las secciones que más utilices.
  • Mis gestiones:
    • Mis Tareas: Mis Tareas (CRM)
    • Gestiones:
      • Generar Pago: Para poder crear un enlace de pago.
      • Organizar envíos: con Nacex o Sendiroo (ver Funcionamiento de nuestros servicios de mensajería).
      • Desencriptar voices: (ver Proceso para el voiceover).
    • Histórico de recogidas: Listado de las recogidas recientes solicitadas con Nacex y Sendiroo y códigos/etiquetas de seguimiento.
    • Libreta de direcciones: Direcciones de envío/recogida frecuentes.
  • RRHH:
    • Freelance: Base de datos de traductores [Obsoleta]
    • Proveedores internos: Proveedores freelance que trabajan con cierta recurrencia para Okodia, indicados aquí por motivos de facturación.
    • Proveedores Compras: Listado de proveedores homologados para Compras, de acuerdo con la norma ISO9001.
    • Registro encuestas: Registro de encuestas realizadas por HR.
  • Comercial:
    • Leads: Página en la que vemos de manera visual un esquema de los posibles clientes y oportunidades y seguimientos a realizar.
    • Prospecciones: Página en la que vemos de manera visual un esquema de los contactos de eventos o ferias que pueden convertirse en clientes potenciales y acciones a realizar.
    • Clientes: Página dónde podemos ver todos los clientes (empresas o particulares que han confirmado uno o más trabajos con nosotros).
    • Posibles clientes: Página en que vemos un listado de clientes potenciales.
    • Listado de prospecciones: Página en que vemos un listado de prospecciones.
    • Oportunidades: Página en que vemos un listado de las oportunidades (presupuestos).
    • Reports worflow: Página que nos permite ver un listado de informes de los automatismos.
  • Marketing:
    • Funnel de Ventas: Pantalla que nos da una visión general mes por mes de los leads, oportunidades y ventas.
    • Reports: Lista de los informes de acciones realizadas
    • Gráficos tareas: Visualización gráfica de los estados y tipos de tareas.
    • Plantillas de correo: Muestra una lista de las plantillas que se usan para enviar correos desde el CRM.
    • Procesos: Muestra una lista del estado de los automatismos.
    • Diagramas de flujo: Muestra una lista de los automatismos creados y permite crear nuevos
  • Recursos:
    • HumanAI+:
      • Traducción sdlxliff: Desarrollo interno para realizar traducciones automáticas con ChatGPT.
      • Whisper: Desarrollo interno para realizar transcripciones automáticas con ChatGPT (ver PM005 – Procedimiento Audiovisual).
    • Calculadoras: Sección de Okopedia para facilitar el cálculo de tiempos para distintos tipos de trabajos tanto para clientes como para proveedores.
    • Okopedia: Sistema de documentación interna de la empresa con un recopilatorio de procedimientos, manuales, guías de consulta, resolución de dudas, trucos, consejos, etc.
      • Favoritos: Caja donde podrás guardar los artículos que consideres favoritos para tenerlos más a mano y de forma directa.
      • Procedimientos generales: Caja donde se recopilan los procedimientos generales de los diferentes departamentos y equipos.
      • Clientes: Caja donde se recopilan las instrucciones y particularidades de los principales clientes, que por su extensión y facilidad de acceso a la información es preferible sacar del Memo de Plunet.
      • Trucos y consejos: Caja donde se recopilan pequeños tutoriales y ayudas para alguna situación muy concreta o específica.
      • FAQ: Caja donde se intenta responder a las preguntas/dudas/situaciones más frecuentes ante un caso/problema concreto.
      • Guías rápidas de uso: Caja donde se recopilan las instrucciones básicas de uso de algunas herramientas.
      • Okodemy: Caja donde se recopilan los cursos, tutoriales y píldoras de formación. Es una especie de acceso directo a la sección «Okodemy» del CRM.
    • Okodemy: Cursos, tutoriales y píldoras de formación.
    • Study Titles: Listado de títulos oficiales de los estudios llevados a cabo por los clientes médicos de obligado uso para sus traducciones.
    • Certificados de traducción: Herramienta para la creación de certificados (CoT) para los clientes que los requieren (principalmente, clientes de tipo médico).
    • Bizneo: Herramienta para el registro horario y de vacaciones/ausencias del personal así como documentación de tipo nóminas y contratos. (Ver Bizneo).
    • Okobench: Herramienta para la realización de QA en algunos trabajos específicos de PMM. (Ver Okobench).
  • Empresa:
    • Usuarios: Gestión de usuarios del CRM y permisos.
    • Roles: Gestión de roles del CRM y permisos.
    • Avisos: Gestión de avisos en el CRM.
  • Contabilidad:
    • Generador pagos: Herramienta para la conversión y realización de remesas.
  • Calidad:
    • Plan de comunicación: Registro de la norma ISO9001 sobre el plan de comunicación.
    • DAFO: Registro de la norma ISO9001 sobre las Debilidades, Amenazas, Fortalezas y Oportunidades.
    • Partes interesadas: Registro de la norma ISO9001 con las partes interesadas.
    • Perfil de puesto: Listado de los diferentes puestos de trabajo, funciones, características, etc., según las diferentes normas de calidad.
    • Objetivos: Objetivos de la empresa, de acuerdo con la norma ISO9001.
    • Incidencias: Listado de Incidencias. (Ver IN010 – Gestión de Incidencias y Felicitaciones).
    • Felicitaciones: Listado de Felicitaciones. (Ver IN010 – Gestión de Incidencias y Felicitaciones).
    • Control web: Herramienta para el control manual de backups.
    • Directorio URLs: Listado de URLs de diferentes encuestas a nivel empresa.
    • Registro Okod IA: Registro de búsquedas del asistente virtual del CRM.
    • Entrenar a Okod IA: Entrenamiento del asistente virtual del CRM.
  • Proyectos:
    • Proyectos: Listado de proyectos, necesarios para englobar algunas Tareas.
    • Gantt tareas: Diagramas de gantt para dichos Proyectos.
  • Okocio: Espacio virtual para la interacción entre compañeros.
    • BenefitHub: Plataforma de descuentos de numerosas tiendas y actividades. (Acceso aquí.)
    • Muro: Red social interna.
    • Okorrecetas: Recetas compartidas por el personal de Okodia.
    • Okoideas: Sistema para la sugerencia de todo tipo de ideas, de personal a empresa.
    • Okomendaciones: Recomendaciones de películas, libros, viajes, etc., compartidas por el personal de Okodia.
    • Lugares: Recomendaciones de lugares compartidas por el personal de Okodia.
    • Retos: Listado de retos de actividad física creados por el personal de Okodia. (Ver Okocio-Retos).
    • Gestionar retos: Creación y gestión de los Retos. (Ver Okocio-Retos).
• Dropbox: Servidor para el archivado de los ficheros. Cualquier trabajo o documento antiguo que ya se haya archivado (es decir, que no se encuentre en el programa de gestión actual) debería poder recuperarse fácilmente desde este servidor. En el caso del departamento de PM se puede encontrar más información aquí.
• Groupshare: Servidor con las memorias de traducción, bases terminológicas y editor online de Trados.
• Nextcloud: Servidor para el desempeño de tareas de gestión de proyectos donde es necesario el intercambio de archivos entre las diferentes personas de la empresa.
  • Drop: carpeta para intercambiar archivos de tamaño grande con clientes o proveedores.
  • Intercambio temporal: carpeta para que cada gestora de proyectos pueda intercambiar archivos de tamaño grande con otras compañeras de forma rápida y sencilla.
  • TMs:
    • Memorias de traducción nombradas siguiendo el esquema «idioma origen-idioma meta-temática». (Ver sección «Memorias de traducción y bases terminológicas» en el PM001).
    • «aa-ToUpdate»: incluye subcarpetas por temática. En ella guardamos los archivos bilingües de las traducciones que nos devuelven los traductores renombrados como corresponda. (Ver sección «Guardado de documentos y entrega al cliente» en el PM001).
    • «Terminology»: carpeta donde están guardadas las bases terminológicas de los clientes.
  • El resto de carpetas ya no se usan pero se explican al final del manual PM001 a modo de recordatorio en caso de tener que recuperar información antigua. (Ver sección «Estructura interna de Nextcloud/Owncloud: carpetas obsoletas» en el PM001).
• Plunet: Servidor con la herramienta de gestión de proyectos (Clientes, Proveedores, Presupuestos, Pedidos, Facturación…).