IN011 – Guía de bienvenida a PMP

Alua égbowàresosú!

¡Bienvenida al equipo PMP! En esta breve guía encontrarás unas pautas y consejos para que tu aterrizaje sea lo más claro y cómodo posible. ¡Vamos allá!

1. Características del equipo

PMP es un equipo en el que te encontrarás con gran variedad de clientes, especialidades y tipos de trabajos. No te asustes ni pretendas aprenderte de memoria las características de todos los clientes, no se pretende que lo hagas. Consulta siempre que lo necesites la información disponible en Plunet y, si algo no queda claro, habla con la Manager del equipo o cualquiera de tus compañeras, que estarán encantadas de ayudarte en lo que necesites.

Siéntete cómoda al hablar, preguntar y pedir opinión a tus compañeras acerca de cualquier tema, incluso por muy “sencillo” que te parezca. En PMP nos gusta comentar las dudas y posibles problemas en grupo, para poder aportar soluciones de diferente índole o que las compañeras puedan aportar diferentes puntos de vista ante cualquier situación.

Actualmente contamos con más de 200 clientes en activo; con algunos tendrás oportunidad de trabajar casi a diario y a otros no llegarás ni a conocerlos.

Aparte de trabajar con diferentes tipos de especialidades de textos, también trabajamos con diferentes tipos de trabajos, entre los que se encuentran:

• Traducción
• Traducción + Revisión
• Traducción jurada
• Traducción automática + Posedición
• Transcripción + Traducción
• Subtitulado (con quemado de subtítulos o no)
• Locución
• Traducción + Back-translation
• Traducción de TC

Toda la información de los tipos de trabajos la encontrarás en la Okopedia, pero te recomiendo consultar todas las posibles dudas a las compañeras.

*IMPORTANTE: Toda la información recogida a continuación se realiza de acuerdo a lo indicado en los procedimientos generales de la empresa.

2. Presupuestos

Se hace presupuesto para todos los clientes siempre.

Aunque existen algunas excepciones donde, por defecto, NO mandaremos presupuesto a no ser que nos lo pidan.

Los clientes a los que no hay que mandar presupuesto y para los que directamente gestionaremos el trabajo lo tienen indicado con una nota en la primera línea del memo de su perfil en Plunet.

El servicio de traducción requerido por el cliente vendrá indicado siempre en “Quality (ISO)” del campo “Properties” en Plunet. De este modo, para los clientes que solamente tengan indicada la ISO9001:2015 solo presupuestaremos traducción; y para los que tengan la ISO9001:2015 & ISO17100:2015 presupuestaremos el servicio de traducción + revisión. Igualmente, para los clientes para los que presupuestemos traducción automática y posedición, tendrán indicado en el perfil la ISO9001:2015 & ISO18587:2020. No obstante, es importante tener en cuenta que esto es la preferencia «estándar» del cliente, aunque en función de cada trabajo concreto esta información podría cambiar.

Esto también debe indicarse de forma acorde en el apartado «Project Category» de Plunet, donde ISO9001 será «Translation»; ISO9001:2015 & ISO17100:2015 será «Translation and Review»; ISO9001:2015 & ISO18587:2020 será «Machine Translation».

Actualmente existen clientes que requieren que les pasemos dos opciones de presupuesto para que puedan elegir, así que es importante siempre contrastar la información del memo del perfil del cliente en Plunet.

En casos donde se presentan diferentes posibilidades de presupuestos la información sobre la norma ISO y sobre el Project Category deberá indicarse en función del presupuesto enviado.

En lo que respecta a los recuentos, en caso de traducción de los mismos documentos a distintos idiomas, si tras analizarlos con Trados nos dan distintos recuentos, y siempre que la diferencia no sea significativa, el número de palabras que contabilizaremos para todos los idiomas dentro de ese pedido será el del idioma cuyo recuento nos sea más favorable. Si la diferencia entre idiomas fuera sustancial sí conviene calcular el recuento correspondiente a cada idioma (esto podría deberse a que se hubiera traducido previamente algún archivo similar a alguno de los idiomas pero a otros no, en cuyo caso sí hay que descontarle al cliente lo que corresponda en esos idiomas aunque no vayamos a hacerlo en los demás. En caso de que se considere necesario se les podría justificar explicándoles esto).

3. Campo “Project name” en Quotes y Orders

Por norma general se pondrá el nombre o nombres de archivos separados por el símbolo “+”, aunque puede haber excepciones si son demasiados nombres de archivos, o si el asunto del email del cliente es una alternativa más descriptiva a lo que se esté presupuestando. Lo importante es que sea claro y sobre todo que no existan dudas o posibles ambigüedades entre archivos presupuestados y lo que envíe el cliente.

En este aspecto, es importante también conocer el uso del campo “Description”. Si decidimos nombrar el presupuesto u order como, por ejemplo, “Trabajo de traducción – chino a español”, podemos usar el campo “Description” para indicar la lista de archivos a traducir o escribir toda la información que nos interese para aclarar lo que se está presupuestando; ya que este campo también aparece a la hora de generar el presupuesto al cliente.

Un ejemplo de esto:

4. Memorias de traducción

Al tener tantos clientes y tantas especialidades, también contamos con muchas memorias de traducción que dividimos en dos grandes grupos:

• TMs Generales:

Son las memorias principales que usamos a nivel general para muchos de nuestros clientes. Estas son:

• • comercial-tmx_Master
  • legal-tmx_Master
  • tech-tmx_Master
  • finance-tmx_Master
  • Gastronomy-tmx_Master

Dentro de esta categoría debes saber una cosa importante: no existe distinción de variante en las memorias generales para las traducciones de inglés.

Es decir, solo encontrarás una memoria de inglés como lengua target y siempre tendrá por defecto la variante ENUS (o lo que es lo mismo, no existe una TM comercial general con variante ENUK como lengua target).

¿Por qué se hace esto? La razón principal es que hay clientes que para unos trabajos te pedirán traducir una variante y, para otros trabajos, otra variante distinta. Teniendo una sola memoria de traducción general, nos aseguramos de que todas sus traducciones están registradas juntas. Una vez el cliente especifique qué variante quiere, será el traductor nativo de la variante escogida el que se encargue de adaptar los textos que provengan de la memoria de traducción, si es necesario.

Ahora, ¿cómo sabes de antemano si un cliente que usa las memorias generales quiere traducir a ENUK o a ENUS?

En PMP indicamos la variante de inglés a la que traducir para cada cliente en el campo “Properties” -> Language (target):

Esta información te servirá para crear con la variante correcta el presupuesto o trabajo en Plunet y que el traductor vea en su Job la variante a la que tiene que traducir el texto en inglés. Es decir, a la hora de crear el trabajo en Plunet sí hacemos la distinción de variante.

Lo comentado anteriormente solo afecta a las memorias de traducción generales para poder incluirlas en el trabajo de Trados Studio correspondiente. Es decir, si un cliente pide una traducción a ENUK pero usa la TM “comercial-tmx_Master”, debes crear el trabajo en Trados Studio con la variante ENUS, para poder incluir la TM en el análisis. No obstante, en Plunet sí registrarás la información de la variante que solicita el cliente.

Si algún cliente no tiene indicada ninguna variante en Plunet, deberás confirmar con el cliente la variante que necesitan.

• TMs propias de cada cliente

Aparte de contar con las memorias generales descritas en el punto anterior, existen clientes que, por diferentes motivos, cuentan con memorias específicas.

Para estas memorias específicas sí se hace distinción entre las dos principales variantes de inglés. Por lo tanto, si un cliente cuenta con una memoria propia y, además, pide siempre sus traducciones a ENUK, su TM ya vendrá configurada con la variante correcta.

Como se ha comentado anteriormente, es muy importante consultar siempre la información recogida en Plunet en el perfil del cliente, en la parte “Properties”, donde encontrarás la información relativa a las memorias de traducción y bases de datos terminológicas (si las hubiera).

5. Tarifas

Dependiendo tanto de la especialidad del texto como del servicio ofertado en cada caso a los clientes, tenemos varios tarifarios (“Pricelists” en Plunet) disponibles.

*IMPORTANTE: actualmente, todos los tarifarios son estándares, es decir, en ningún caso podrá añadirse manualmente una tarifa nueva o crear desde cero una Pricelist en Plunet propia de un cliente sin antes consultarlo con la Manager o con Dirección. No obstante, existen algunos clientes que tienen una Pricelist propia, que no se ha actualizado a los tarifarios generales por motivos comerciales.

• 1. Standard – EUR/ GBP/ USD

Se usará esta Pricelist para la mayoría de los trabajos de traducción. En ningún caso se utilizará para textos especializados, traducciones juradas o trabajos de los clientes médicos principales de la empresa.

• 2. Specialised – EUR/GBP/USD

Se usará esta pricelist para trabajos de traducción en los cuales el lenguaje de los textos sea especializado. Siempre serán textos especializados los siguientes:

• Textos legales (por ejemplo, contratos, leyes, instancias, denuncias, etc.)
• Menús y cartas de restaurantes

En general, es muy importante abrir los textos e identificar la especialidad, para poder elegir esta tarifa correctamente, en caso de ser necesario.

• 3. Juradas – Estándar (EUR)/ Juradas – Especializada (EUR)

Se usarán estas Pricelists siempre que tengamos que gestionar cualquier traducción jurada. La versión “estándar” o “especializada” dependerá igualmente de la complejidad del texto a presupuestar o traducir.

Para más información, consultar el PM004 – Procedimiento Traducciones Juradas.

• 5. MTPE Full (EUR)

Se usará esta Pricelist exclusivamente para trabajos de traducción automática con posedición completa.

• 6. MTPE Light (EUR)

Se usará esta Pricelist exclusivamente para trabajos de traducción automática con posedición simple.

• Pharma clients – EUR – Estándar 2023 + Pharma clients – EUR – Urgente 2023

En PMP, se utilizarán estas Pricelists exclusivamente para el cliente NVCR. En caso de trabajos urgentes, nunca se aplicará el porcentaje del 35% de urgencia, siempre usaremos la price list “Urgente”.

Si nos encontrásemos con un trabajo urgente, se aplicará siempre un recargo por urgencia del 35%, calculado sobre el precio total del trabajo (menos para la Pricelist “Pharma” y algún cliente con Pricelist propia, que ya tiene sus tarifas propias para urgencias). De esta forma, visibilizamos a los clientes que estamos aplicando un recargo por urgencia siempre y cuando nos pidan entregar algo en un plazo menor a lo indicado en los procedimientos generales.

6. Promociones a clientes

Durante tu paso por PMP podrás encontrarte con que, en los memos de algunos clientes, se indica la siguiente información:

PROMO WMY: Válida del dd de mm de aaaa al dd de mm de aaaa

Descuento de 50€ para traducciones a partir de 5000 palabras

o 10% de descuento para traducciones con menos palabras

no incluidas traducciones urgentes ni juradas

— Cupón de un solo uso —

ES <> EN, ES <> FR, ES <> IT, ES <> PT // EN <> FR, EN <> IT, EN <> PT

Esta es una promoción que se envía a algunos clientes que llevan tiempo sin enviar trabajo, con el objetivo de “repescarlos”. Si te encuentras esto, debes tener muy en cuenta si la promoción sigue activa y:

• Si aún sigue en fecha y está activa, hay que aplicarla (siempre y cuando el trabajo solicitado cumpla las condiciones indicadas en la promoción). Una vez aplicada, al ser de un solo uso, si el cliente confirma el presupuesto es tarea de la PM implicada borrar esa información del memo, para no aplicar esa promoción en otros proyectos.
• Si ha caducado y ya no está activa, es tarea de la PM implicada borrar esa información del memo, para no aplicar esa promoción.

7. ¿Dónde buscar información de los clientes de PMP?

Toda la información acerca de nuestros clientes está disponible en Plunet, exceptuando la guía completa para algunos clientes específicos, que la encontrarás en la Okopedia. En estos casos, verás una nota en el Memo donde se indica que la información aparece en la Okopedia.

*IMPORTANTE: Solo la información contenida en las vías oficiales de intercambio de información de la empresa es válida y correcta.

• MEMO FOR CUSTOMER

Aquí encontrarás toda la información específica para la gestión de proyectos. En este campo se te indicará la información más importante del cliente; ya sea que no necesiten presupuesto, que necesiten PO para facturar sus trabajos o si existiese material complementario del cliente en la carpeta “Download”, entre otras informaciones.

Si no existiese información recogida en el Memo de un cliente en particular, se gestionará su presupuesto de acuerdo con el procedimiento general mencionado al inicio de esta guía.

• BRIEFING DEL CLIENTE

Aquí se comparte toda la información de índole lingüística.

La información contenida en el briefing del cliente se comparte de manera automática con los traductores en el Job. De esta manera, nos evitamos tener que estar copiando información de manera manual para que la tengan los traductores y así también es imposible olvidarse de compartirla con ellos.

Veamos un ejemplo con el briefing de uno de nuestros clientes:

8. ¿Dónde buscar información acerca del tipo de trabajo que me pide un cliente?

Los tipos de trabajos están todos categorizados y explicados en el procedimiento general disponible para su consulta en la Okopedia.

No obstante, hay tipos de trabajo y servicios más específicos que cuentan con su propio procedimiento, también incluido en la Okopedia. Estos son:

• Traducciones juradas

PM004 – Procedimiento Traducciones Juradas (Procedimientos generales)

Ejemplo – Pasos para una traducción jurada (Okodemy)

Funcionamiento de las traducciones juradas (TJ) por países (FAQ)

¿Qué servicio de mensajería elegir? (FAQ)

¿Cómo solicitar recogidas con Nacex? (FAQ)

¿Cómo solicitar recogidas con Genei / Sendiroo? (FAQ)

• Traducciones audiovisuales

PM005 – Procedimiento Audiovisual (Procedimientos generales)

Ejemplo – Pasos para una traducción audiovisual (Okodemy)

Bunny Studio (Guías rápidas de uso)

• Traducción automática y MTPE (Human AI+ by Okodia)

PM003 –  Procedimiento general Traducción Automática y Posedición (MTPE) (Procedimientos generales)

• Traducción de archivos web a través de WPML

Presupuestos web con WPML (Okodemy)

Solución de los problemas al importar XLIFF traducidos de vuelta a WPML (Trucos y consejos)

*IMPORTANTE: Si tuviéramos que recepcionar y devolver los trabajos a través de WPML es conveniente aumentar 1-2 días el plazo de entrega, para poder solucionar los problemas que se generan al volver a cargar los archivos xliff de vuelta a WPML.

9. Recepción de trabajos

Los trabajos o solicitudes de presupuestos nuevas nos llegan a través de 2 vías principales: el correo electrónico y Plunet. Aunque, en menor medida, también podremos recibir trabajos para la traducción de archivos web de WordPress a través de WPML directamente, cuya solicitud se vería así:

Por correo electrónico podemos recibir solicitudes a través de los clientes directamente o a través del equipo comercial de SM. Estamos en contacto constante con ellas para la recepción de trabajos de clientes nuevos, clientes que llevan más de un año sin mandar trabajo* y con los que retomamos el contacto y trabajos de clientes particulares.

Es muy importante que tengas en cuenta que los trabajos de clientes particulares siempre nos llegarán a través de SM; ya que ellas se encargan de pedir el pago por anticipado de la totalidad del trabajo al particular.

• Todas las solicitudes que nos lleguen directamente de algún cliente que lleve más de un año sin enviar ningún tipo de trabajo pasará a gestionarlo el equipo de SM.

Por Plunet llegarán trabajos esporádicos de algunos clientes y se gestionarán conforme al procedimiento general y siempre teniendo en cuenta igualmente la posible información recogida en el perfil del cliente.

10. Organización del trabajo dentro del equipo

No existe distinción entre una gestora u otra, al igual que en toda la empresa. Todas las PM cogemos todo tipo de trabajo en función de la carga diaria de cada una.

No tenemos una pauta escrita estricta de cómo organizar el trabajo a lo largo del día, pero uno de los puntos más importantes es mantener la bandeja de entrada más o menos limpia e ir dando salida a las solicitudes de trabajos o presupuestos sin mucha demora. De este modo, damos una respuesta ágil y rápida a los clientes. Casi con seguridad siempre vas a tardar menos en hacer un presupuesto o sacar de cero un trabajo que en revisar una entrega que tengas para un día en concreto, así que siempre intentaremos ir sacando los trabajos nuevos conforme nos vayan llegando.

A lo largo del día las PM nos vamos organizando y sacando trabajo al mismo tiempo que revisamos entregas del día. El objetivo de nuestro día a día es que la carga de trabajo de las personas del equipo sea lo más similar posible. Es decir, en la medida de lo posible intentaremos que una gestora no tenga mucha más carga de trabajo que las demás.

11. Seguimiento de presupuestos enviados

Como sabrás, todos los presupuestos tienen una fecha de expiración que empieza a contar desde que el presupuesto se envía al cliente y pasa al estado “Pending”. Por norma general, tenemos Plunet configurado para que se calculen la fecha de expiración del presupuesto 15 días después de la fecha de creación del mismo. Esta información la verás en “Expiry (quote)”, debajo del campo “Order due date”.

Con el objetivo de que los presupuestos no expiren para que no alteren los datos e informes de la empresa, cada PM se encargará de hacer seguimientos a sus presupuestos pendientes de aprobación; tomando especial importancia los presupuestos de una elevada cantidad de dinero.

No hay ninguna pauta fija para hacer seguimiento de estos presupuestos, puedes marcarte un día a la semana para hacer seguimiento de los presupuestos que no se hayan aprobado, u organizarte como mejor te venga para hacerlo. Es importante que, para presupuestos grandes, no dejemos pasar más de 2-3 días para preguntar al cliente por ellos; de este modo, tendríamos tiempo para valorar incluir algún descuento con el fin de ganar ese presupuesto.

Los seguimientos puedes hacerlos por email, pero, de nuevo, para presupuestos importantes, ante la falta de respuesta del cliente, puede ser interesante realizar una llamada telefónica para preguntar por su posible aprobación.

Al hacer seguimiento de los presupuestos, podemos encontrarnos ante varias situaciones:

• Nos aprueban el presupuesto
• Nos piden esperar, pues el presupuesto no está aprobado, pero tampoco cancelado: en este caso, iremos al presupuesto en cuestión y ampliaremos la fecha de expiración el tiempo que cada PM considere necesario. Por ejemplo, puedes escoger una fecha de expiración próxima al día al que vayas a volver a hacer seguimiento de ese presupuesto.
• Nos piden cancelar el presupuesto: por lo general, al decirnos que un presupuesto se cancela, los clientes no suelen decirnos el porqué. Es importante que, de manera educada, preguntemos por el motivo de esta cancelación, con el objetivo de mejorar el servicio para los próximos presupuestos que nos pidan.
  Una vez tengamos esta información (aunque puede haber ocasiones en las que no consigamos saber el porqué de la cancelación) es importante ir al presupuesto en Plunet y marcarlo como “Rejected”. Al marcarlo así, en Plunet saldrá un campo llamado “Quote rejection”. Aquí es muy importante escoger del desplegable “Reason for rejection” el motivo de cancelación. En el campo “Comment” podemos incluir toda aquella información relevante que debamos saber en el futuro.

12. Checklist para trabajos de PMP

A continuación, se resumen una serie de pautas a seguir a la hora de recibir cualquier trabajo de PMP:

• Identifica el cliente (puedes hacerlo porque esa información aparezca en el asunto del email, en la firma de quién escribe, en el correo electrónico…)
• Busca el cliente en Plunet y lee detenidamente el Memo
  • ¿El cliente necesita presupuesto? Si el memo menciona que NO necesita presupuesto, se hace Order directamente.
  • ¿Hay que mandar más de una opción de presupuesto (por ejemplo, una de TRA y otra de MTPE)?
  • ¿Llevan PO para facturar y habrá que reclamarla cuando nos aprueben el trabajo?
• Abre el texto o textos y comprueba que no haya texto no editable (imágenes, gráficos, etc).
  • Si hay texto no editable, ¿necesita el cliente que lo traduzcamos? Si es que sí, ¿necesita que recreemos las imágenes o podemos traducir solo el texto de las mismas?
  • En caso de trabajos Power Point, ¿hay notas? ¿Hay que traducirlas? -> Confírmalo con el cliente
  • ¿Identificas algún tipo de texto resaltado en otro color que te genere dudas en si tienes que presupuestarlo o no? -> Confírmalo con el cliente
• Identifica la especialidad del texto o textos y lee la información del campo “Properties”
  • ¿El texto es legal o se trata de una traducción para una carta o menú de un restaurante? Recuerda que este tipo de textos siempre llevarán tarifa especializada.
  • ¿Qué TM le conviene a ese tipo de texto (siempre y cuando el cliente no tenga una TM propia ya asignada)?
  • ¿Qué ISO tiene seleccionada el cliente para saber qué servicio presupuestar por defecto?
  • Si piden traducir a inglés, ¿tiene alguna variante el cliente preseleccionada por defecto? Si no la tiene -> Confírmalo con el cliente
  • ¿Nos lo piden con urgencia? ¿El cliente tiene en su perfil una Pricelist general o propia? (Si tiene Pricelist propia, puede tener un tarifario de urgencia. Ante la ausencia de tarifario de urgencia, se añade al presupuesto un recargo por urgencia del 35%).

13. Consejos útiles

Son muchos clientes, todos muy diferentes entre sí. Con unos hablarás en inglés, con otros en español o catalán y con algún que otro cliente tendrás que comunicarte en italiano o francés.

Durante tu rotación con nosotras serás como una esponja, todos los días irás absorbiendo información nueva. Como te decía al inicio de esta guía de bienvenida, no pretendas quedarte con todo (ni siquiera las personas del equipo retenemos toda la información). Así que apóyate en toda la información contenida en Plunet, consulta con el cliente todas las dudas, por pequeñas que parezcan, y confía en tus compañeras.

No es necesario que apuntes toda la información en un cuaderno. Identifica la información general que te vendrá bien recordar en tu día a día y en el futuro cuando vuelvas a tu equipo. Aprende todo lo que puedas de nosotras y danos tu opinión y comparte ideas de mejora para que nosotras podamos aprender también de ti.

Piérdele el miedo a hablar con los clientes y con los traductores (sobre todo por teléfono) y a gestionar diferentes tipos de trabajos con los que no estás familiarizada.

¿Pueden llegar quejas e incidencias en tu tiempo con nosotras? Por supuesto que sí; y las compañeras, la manager del equipo y desde Dirección te ayudaremos a solucionar el problema de la mejor manera posible, con calma y entendiendo en cada momento los pasos que vamos dando.

Después de todo este “rollo”, el consejo que más te va a servir en este mes con nosotras va a ser el siguiente:

¡Disfruta de la gestión de proyectos! 🥰