SM001 – Procedimiento general Departamento de Ventas

1. Vías de recepción de solicitudes de presupuesto

• Sitios webs corporativos. La solicitud se recibe a través de alguna de las páginas web del grupo.
• Correo electrónico, a través de un correo electrónico en las direcciones de «info» o de alguna de las ciudades donde el grupo Okodia tiene presencia digital.
• Llamadas telefónicas, a través de cualquiera de los números de teléfono que se indican en las respectivas páginas web.
• Otras vías: cliente existente (salvo en el caso de clientes repescados -ver apartado 7.6– las solicitudes de clientes existentes habituales no afectará a este departamento puesto que sólo se gestionan las solicitudes de clientes nuevos), socio, relaciones públicas, campañas…

2. Antes de preparar el presupuesto (qué necesitamos)

• Nombre y apellidos de la persona que solicita el presupuesto. (obligatorio)
• Si se trata de una empresa, nombre de la empresa y cualquier otro dato que nos ayude a personalizar más la propuesta (dirección, CIF…). Si sabemos su página web se puede buscar esta información ahí.
• Correo electrónico. (obligatorio)
• Número de teléfono (opcional pero recomendable para el seguimiento).

Para preparar un presupuesto final necesitaremos ver el documento que el cliente quiere traducir (evaluar el contenido, volumen de trabajo, formato, el tiempo que nos llevará traducirlo…). Pediremos al cliente que nos envíe el documento con este fin. En caso de que no lo tenga/no quiera mandarlo… podremos dar unas tarifas orientativas con la información que nos facilite. Habrá que insistir en que son costes orientativos y que se confirmarán cuando veamos el texto.

3. Okodia, Okomeds, Iuratum, Kelsen & Hart, Okosmetics y Okngo

Las solicitudes que pertenezcan a Okodia se responderán con el correo de @okodia.com. Las solicitudes que se reciban a través de Okomeds o que sean de temática médica o ciencias de la vida se responderán con la cuenta de @okomeds.com (la diferencia está en la firma y en las plantillas que se utilizan para el presupuesto).

Los particulares que soliciten traducción jurada se les redirigirá directamente a Iuratum para que ellos mismos realicen el pedido.

Si se trata de empresas, prepararemos nosotros el presupuesto con Plunet, aplicando las tarifas correspondientes a traducción jurada o introduciendo el documento en el generador de presupuestos automático de Iuratum y añadiendo un 15% en los recuentos por los gastos de gestión.

Las solicitudes recibidas que sean de ámbito jurídico o financiero se responderán con el correo de Kelsen & Hart @kelsen-hart.es.

Las solicitudes relacionadas con temas cosméticos las responderemos con el correo de Okosmetics @okosmetics.com

Finalmente, para traducciones solidarias contamos con la marca Okngo (www.okngo.org), aunque por ahora no disponemos de correo electrónico asociado. A día de hoy, las solicitudes que se reciban a través de Okngo se deberán valorar individualmente, teniendo especialmente en cuenta la combinación de idiomas y volumen de trabajo.

IMPORTANTE: los trabajos que se reciban a través de la marca Okngo no podrán ser urgentes.

4. Análisis del archivo para presupuesto

4.1 Tipos de archivos más habituales

Lo primero será analizar el tipo de formato para ver si se puede trabajar directamente con él o si será necesario algún tipo de preparación previa/posterior. En este último caso habrá que valorar la preparación requerida y si necesitamos añadir en el presupuesto el concepto “preparación de archivos”, normalmente por horas de preparación.

Algunos de los archivos más comunes y cómo se pueden procesar:

• Documento de Word. En función de la versión que se utilice, los recuentos pueden ser ligeramente diferentes. Verificar si se trata una versión antigua de Office o una versión actualizada. Deberemos tener en cuenta para nuestro presupuesto cualquier imagen, tabla o gráfico que contenga texto no editable (es decir, que ni el recuento de Word ni las TAO reconocerán este texto). Bien confirmaremos con el cliente si esos contenidos no editables se tienen que traducir (y lo incluiremos en nuestro recuento de palabras si lo necesitan) o bien le indicaremos que no lo hemos incluido en nuestra oferta.
• Documento Excel. Es posible que sean documentos procedentes de software o de páginas web. Habrá que determinar exactamente qué columnas se traducen (se podrán ocultar/eliminar para el análisis si no son necesarias, o copiarlas en un documento nuevo) y las diferentes pestañas del Excel. También habrá que ver si dentro del contenido del Excel existe código web/software que pueda ser necesario bloquear. En este último caso veremos si nosotros podemos bloquear este código web o si es necesario enviar el documento al técnico para que nos lo prepare. Ver artículo Añadir regla al procesamiento del contenido incrustado en Excel o Word.
• Páginas web y programas de software. Los formatos más habituales en este caso son xml, csv, xliff, html (procedentes de la exportación de la web). También podemos encontrar exportaciones a través del plugin WPML de WordPress (Ver Píldora formativa “Presupuestos web con WPML” en Okodemy). En el caso de que nos envíen documentos para traducir en xml, html u otros formatos que vengan con código interno y que al meterlo en Trados no sea capaz de filtrarlo, tendremos que enviarlo al técnico y pedirle que nos prepare los archivos, limpie el código y nos mande los sdlxliff con memoria vacía, los logs y el filtro que ha preparado (para ello deberemos crear una PO en Plunet y enviarle el código con la petición (ver apartado «2.7 Otras consideraciones, Creación de PO en el presupuesto» del procedimiento SM002 – Plunet para Departamento de Ventas) y él nos dirá cuánto tiempo le ha llevado y cuánto tiempo le llevará la preparación de archivos de destino. El tiempo de preparación lo necesitaremos para valorar si se asume internamente o si se repercute en el presupuesto del cliente.
• Aplicaciones. Formatos más comunes .strings, .properties, .txt, .xml, .csv, .php…
• PDF. Si no podemos copiar/pegar/exportar el contenido, utilizaremos el programa OCR ABBYY FineReader. También podremos extraer el contenido de los PDF con la opción de Exportar archivo PDF de Adobe Acrobat Pro. Habrá que considerar la aplicación de algún recargo por la preparación del documento PDF en editable. Este incremento se puede calcular de distintos modos, dependiendo del tipo de documento:
  • Incrementando el número de palabras en un 10% (respecto al total de palabras) por posibles fragmentos que no se hayan convertido en editables o fallos en el recuento. Lo haremos de este modo cuando tenemos un documento PDF estándar, sin un número de repeticiones relevante. Normalmente este 10% se suma a los recuentos de palabras del documento, sin dar una explicación detallada al cliente y evitando así futuras “discusiones” con el cliente sobre este tema (el objetivo final es que el proceso sea lo más sencillo de entender para el cliente).

Podemos valorar incrementar ligeramente este porcentaje (15% o 20% en vez del 10% habitual) cuando detectemos que el OCR no hace una buena conversión y nos deja varios fragmentos sin contabilizar. Esto suele pasar a veces con la conversión de documentos manuscritos o escaneos de baja calidad.

Nota de experiencia: En los casos en los que creamos que la persona tiene posibilidad de enviarnos el editable original (porque nos lo haya ya dicho o porque interpretemos que es posible) este incremento del 10% se puede “sacar” de los recuentos de palabras y presentarlo en el presupuesto como un suplemento. El cliente verá que ese importe se lo puede ahorrar si nos envía los editables y será más fácil que haga el esfuerzo por conseguirlos/enviarlos.

• • Contabilizando alguna hora de preparación de archivos (que estableceremos en función de la extensión del documento, lo maquetado que pueda estar, el peso, etc.). El caso más concreto en el que solemos incluir horas de preparación de archivos es cuando el PDF contiene muchas repeticiones. Sin preparar el PDF previamente no podremos descontarlas de nuestro presupuesto, por lo tanto, incluiremos el coste de preparación por horas en lugar de añadir un incremento de palabras del 10%, y posteriormente se podrían descontar las repeticiones. La forma para calcular el nº de horas de preparación es la siguiente:
    • Pasamos el PDF por el archivo OCR ABBY FineReader y verificamos que todo esté correcto. Si el texto se reconoce correctamente, no hará falta añadir un incremento del 10% sobre los recuentos que el OCR nos dé. Si no se reconoce del todo bien, mejor añadirlo.
    • Tomamos el recuento completo de palabras del OCR y multiplicamos por un 10% del coste de la palabra nueva de traducción. El resultado que obtengamos lo dividiremos entre el precio por hora establecido para la preparación de archivo para obtener así el nº de horas que cargaremos al cliente por la preparación del documento. El resultado se puede redondear (al alza) para que al cliente se le cobre una cifra “redonda”. En caso de que tengamos un presupuesto a varios idiomas, la preparación solo se cobrará una vez y para nuestro cálculo utilizaremos el coste del idioma más económico (siempre y cuando este sea igual o superior a 0,10 EUR/palabra nueva de traducción).
    • Cargamos este OCR (formato Word) en Trados (o cualquier otra TAO) y del log que obtengamos podremos eliminar las repeticiones.
    • *¡CUIDADO! Es posible que, en alguna ocasión, con este procedimiento estándar no siempre cubramos el coste que a nosotros nos supondrá la edición del PDF. Especialmente, tendremos especial precaución con archivos en PDF que contengan muchas hojas pero poco contenido textual en ellas. Por ejemplo: catálogos de productos con muchas imágenes o tablas numéricas pero poco texto traducible. Como el volumen de palabras es poco, al hacer el cálculo nos saldrán muy poquitas horas de preparación. Valorando los costes de edición que nuestro proveedor tenga (normalmente por página), nos aseguraremos de que nuestro presupuesto cubra dicho coste. Si no fuera así, junto con nuestro coordinador o responsable, acordaremos un coste de preparación que nos permita tener nuestro margen de beneficio.
  • Incluir en el presupuesto el recuento total de palabras como “Word(s) File preparation”. En la pricelist de Plunet ya está este concepto contemplado y el importe correspondiente de un 10% sobre el coste por palabra que tenga el cliente configurado en su pricelist. Esto se hace raramente y normalmente con clientes con quienes ya se ha hablado esta forma de proceder. Cuando tengamos archivos en PDF tendremos que tener en cuenta:
    • Plazos de entrega: Siempre que recibamos un archivo en PDF que haya que preparar, tendremos que contar con 1-2 días laborables de margen (o más si son archivos muy grandes o maquetados).
    • Cuidado con los archivos en Word que NO SON ORIGINALES. Es bastante común que el cliente nos envíe conversiones del pdf para ahorrarse el recargo de preparación. Es importante revisar el Word que nos envíe con el calderón activo para asegurarnos de que no hay saltos de página, espaciados incorrectos, frases o palabras cortas, que son bastante comunes en este tipo de conversiones. Ver ABBYY FineReader.
• InDesign: Podemos trabajar con los archivos editables de este programa. Ver InDesign. Habrá que convertir los .indd en .idml. Con las versiones de InDesign más antiguas, es posible que nosotros mismos podamos hacerlo. Con las versiones más modernas, habitualmente tendremos que pedir que nos hagan esta conversión. Los .idml se podrán cargar en nuestras herramientas TAO y los presupuestos se realizarán del mismo modo que si se tratase de documentos editables.

*NOTA: Si Trados no reconoce el archivo idml como traducible, podemos probar el siguiente truco: Hacer un idml traducible en Trados Studio.

¡Ojo!: será importante verificar que no hay imágenes incrustadas (suele ser habitual en este tipo de archivos. Revisaremos que no haya imágenes no editables o hechas con Illustrator). Si las hubiera, acordaremos con el cliente si debemos traducirlas o no y cómo quieren que las entreguemos.

Con estos archivos podremos también ofrecer al cliente la maquetación final (con coste adicional). Para la maquetación necesitaremos tener el paquete completo de InDesign. Si nosotros no podemos trabajar directamente con los indd. del cliente, deberemos pedir ayuda al técnico para que nos ayude con la conversión. En caso de que no nos encarguemos de la maquetación final, hay que avisar específicamente al cliente de que el documento que entreguemos no estará listo parar imprimir (porque los textos saldrán algo movidos y alguna caja desplazada por la diferencia de longitud de las traducciones, etc.).

• Imágenes o capturas de pantalla que no detecte el programa OCR, se puede hacer el recuento a ojo y añadir un porcentaje (entre 10 y 20%) para cubrir posibles palabras que no hayamos tenido en cuenta más el tiempo de reescritura de esas palabras en un formato editable.

Puede darse el caso de que las distintas herramientas discrepen (de forma llamativa) en el recuento que nos ofrecen; si este fuese el caso habrá que corroborar cuál de los recuentos es el más acertado, bien porque dos herramientas den resultados similares y otra completamente diferentes, o bien porque una herramienta no sea capaz de identificar correctamente todo el texto. En caso de dudas solicitaremos una segunda opinión a algún compañero que pueda ayudarnos.

4.2 Archivos con los que nosotros no podemos trabajar directamente

Pediremos ayuda al técnico para que nos envíe los logs de archivos que no podamos preparar con las herramientas anteriores. En este caso habrá que tener en cuenta el tiempo de preparación que ha llevado este proceso, y el tiempo que llevará el proceso inverso. Cuando el tiempo de preparación de archivos supere los 30 minutos añadiremos al presupuesto el coste de preparación. Si no estamos seguros, preguntaremos al responsable si podemos asumir este tiempo de preparación de forma que los beneficios generados del resto del trabajo compensen estos costes de preparación, bien gracias a incluir como nuevas las repeticiones internas, bien porque el volumen de trabajo lo compense, etc. (Ver procedimiento SM002 – Plunet para Departamento de Ventas, apartado «2.7 Otras consideraciones», «Creación de PO en el presupuesto»)

4.3 Logs

Los logs nos permiten hacer el recuento de palabras del texto, y conocer qué palabras son nuevas y cuáles repetidas para así poder ajustar la propuesta en la fase de negociación con el cliente. Guardaremos los logs generados por Trados/MemoQ para que, en caso de duda, podamos volver a consultarlos. Se guardarán en Plunet en la carpeta correspondiente al presupuesto del cliente junto con los archivos enviados/presupuestados (en caso de haber manipulado los archivos para poder presupuestarlos, haber obtenido sdlxliff para análisis, etc., también los guardaremos por si hubiera que comenzar con el trabajo no tener que realizar esta parte del trabajo de nuevo). (Ver apartado 2.4 Apartado Project Files, del procedimiento SM002 – Plunet para Departamento de Ventas para la localización exacta de estos archivos dentro de Plunet.)

4.3.1 Interpretación de logs

• No Match/new: palabras nuevas del documento.
• Repetitions: palabras repetidas dentro del documento o entre documentos del mismo análisis.
• 100%: el texto coincide completamente con textos previos y almacenados en la memoria que usemos. En nuestro caso, siempre deberían aparecer a 0 porque vamos a utilizar una memoria vacía y no habrá información con la que comparar.
• 101%: igual que el caso anterior, solo funcionan con memoria de traducción.

Nosotros nos fijaremos en las palabras nuevas y podremos descontar las repetidas *. Únicamente en casos donde necesitemos ajustar la propuesta, analizaremos el resto de parámetros (como por ejemplo el correspondiente al campo 95-99% que nos da MemoQ cuando hacemos el análisis con homogeneidad). En este último caso hay que ser muy cautos y consultar opiniones a terceras personas (responsable o PMs).

*ATENCIÓN: cuando tengamos archivos no editables como puede ser un PDF no podremos descontar repeticiones a priori. Para poder descontar repeticiones habrá que preparar previamente el archivo (incluyendo en nuestro presupuesto este concepto de preparación). Ver anotación en el punto «4.1. PDF» de este procedimiento.

En trabajos de revisión habitualmente tampoco podemos descontar repeticiones. En trabajos de MTPE las repeticiones se pueden descontar exactamente igual que con cualquier otro trabajo.

4.4 MemoQ

IMPORTANTE ANTES DE EMPEZAR A TRABAJAR CON MEMOQ: Crear un proyecto nuevo con una memoria vacía para que el recuento de palabras que nos facilite no esté condicionado por ninguna otra memoria con contenido.

De esta herramienta de trabajo nosotros utilizaremos la parte de STATISTICS.

Importaremos el documento que queramos analizar para obtener el log en la parte de Statistics. Tras el análisis obtendremos el número total de palabras y el número de repeticiones (que por regla general descontaremos). Ejemplo:

4.5 Trados

Al igual que con MemoQ, necesitaremos crear un proyecto nuevo con una memoria vacía y con los idiomas implicados en ese proyecto concreto (idioma origen y destino). Subiremos los archivos para los que necesitamos el recuento y los analizaremos. En la parte de “Informes” obtendremos el recuento total, repeticiones y palabras nuevas para cada archivo. Para ver el análisis tendremos que ir a “Analizar archivos”. Ejemplo:

4.5.1 Internal Fuzzy Matches

De forma similar a como funciona la opción de Homogeneidad de MemoQ, Trados cuenta con una opción para obtener el recuento de palabras con aprovechamiento interno (Internal Fuzzy Match Leverage). Utilizaremos esta opción solamente cuando el número de palabras repetidas sea representativo o cuando creamos que los textos son muy similares entre sí. Solamente se utilizará si por alguna razón necesitemos ajustar el recuento como condición para ganarnos al cliente. Esta opción nos permitirá hacer un análisis más exhaustivo de los fuzzies internos (coincidencias parciales internas, simulando el trabajo real del traductor) para poder ajustar la propuesta en caso de que sea necesario. En este caso hay que ser muy cautos y consultar opiniones a terceras personas (responsable o PMs).

4.5.2 Aplicaciones, plugins y filtros para Trados Studio

En caso de necesitar algún plugin o filtro específico para Trados, en la Okopedia (Recursos, Okopedia, página de descargas) tendremos acceso a estas herramientas, junto con un documento explicativo para cada una de ellas.

4.5.3 Otros recursos de ayuda en el CRM

En la sección Recursos del CRM encontraremos también instrucciones específicas para el análisis de ciertos archivos. Iremos a la sección Okopedia > Trucos y Consejos > Trados. Igualmente en Okodemy actualmente tenemos varias píldoras para la creación e importación de filtros en Trados.

5. Servicios complementarios al de traducción

• Adaptación: Cuando el presupuesto incluye la traducción a dos variantes distintas de un mismo idioma (por ejemplo, inglés UK y US, portugués de Portugal y de Brasil) podemos presupuestar uno de ellos como traducción y el otro como adaptación del primero. Esto reducirá costes al cliente, pues la segunda variante se considerará una revisión y no una traducción desde cero. Informaremos al cliente de que los plazos de entrega serán más amplios para la adaptación, pues primeramente haremos la traducción y, posteriormente, la adaptación a la otra variante. Estos trabajos de adaptación se presupuestarán como una revisión, es decir, contabilizaremos aproximadamente 1000-1250 palabras/hora para los idiomas más habituales y no podremos descontar las repeticiones. (Si se trata de un idioma poco habitual, verificar antes).
• DTP o Maquetación: Si un cliente nos pide que además de traducir un documento le maquetemos la traducción revisaremos los costes por página de DTP que encontraremos en la pricelist de Plunet. Ahí están indicados ya los costes para los principales idiomas; si faltase alguno, pediremos al responsable que lo incluya. Salvo proyectos concretos donde no podamos cotizar maquetación por página o requieran un presupuesto específico, daremos estas tarifas por válidas y no será necesario pedir presupuesto a nuestros recursos para maquetación.
• Legalización de traducciones para TJ: En el caso de que algún cliente empresa (solo empresas) nos pida la legalización o apostilla de algún documento o traducción y siempre como servicio complementario a la traducción, podemos preguntar a nuestro recurso (consultar enlace, pestaña listado de recursos) para que nos informe del precio y proceso (habrá que enviarle el documento que nos mande el cliente).
• MTPE (nombre comercial HumanAI+ by Okodia): El potencial de la traducción humana unido a la inteligencia artificial. El método HumanAI+ se basa en una traducción automática con motores de IA específicos de traducción y un paso posterior de edición humana por uno de nuestros traductores profesionales. Dicha edición puede ser más o menos exhaustiva, diferenciando así entre MTPE Simple o Completa. Los requisitos, objetivos y competencias de este servicio están definidos por la ISO 18587. Ver PM003 – Procedimiento general Traducción Automática y Posedición (MTPE).
• SEO: En el caso de que el cliente pida una traducción optimizada a SEO enviaremos al cliente el formulario a fin de que se pueda hacer una Keyword Research -o estudio de palabras clave- que nos dará las palabras que más buscan los usuarios en su idioma y una guía de recomendaciones que el traductor podrá implementar en la traducción. Este formulario se encuentra en los siguientes enlaces de Google Forms: Formulario para nuevo proyecto de Estudio de SEO completo, Website SEO optimisation questionnaire, traducción optimizada a SEO, KWR for translation SEO optimisation questionnaire. Una vez el cliente nos devuelva el formulario, se lo reenviamos a la persona responsable de SEO para que pueda decirnos cuánto tiempo le va a llevar el estudio o cuánto va a costar. A este tiempo le sumamos un 30% para añadir nuestro beneficio. Los formularios se guardarán en la carpeta del cliente en Plunet.

**NOTA: leer el artículo de Traducción optimizada a SEO (qué es y cómo realizarlo) disponible en la Okopedia > FAQ > Gestión de proyectos.

• Traducción jurada: Lo habitual es que el tipo de traducciones juradas que ofrezcamos sean las que se hacen según la legislación vigente en España, con traductores oficiales certificados por el Ministerio de Asuntos Exteriores y Cooperación de España. Según dicha legislación, solamente podremos ofrecer traducciones juradas cuando el idioma de origen o de destino sea el español o una de nuestras lenguas cooficiales, y haya traductores certificados por el MAEC para ello. (Ver la lista actualizada por el Ministerio).

Para otras combinaciones donde ni el idioma de origen ni el de destino sea el español o alguna de nuestras lenguas cooficiales, podemos contar con otros traductores jurados certificados en otros países. Primeramente, necesitaremos confirmar con el cliente que le servirá una TJ realizada según la legislación vigente en otro país. Si nos lo confirma, verificaremos el funcionamiento de las traducciones juradas por países (Ver Okopedia: Funcionamiento de las traducciones juradas (TJ) por países) y si tenemos traductores jurados para esa combinación.

¿Cómo sabremos si nos merece la pena buscar traductores jurados en otros países o no? Por defecto, no ofreceremos el servicio para solicitudes de particulares. En el caso de empresas, lo verificaremos antes de ofrecerlo.

Tipo de envío de las TJ: además de la copia digital que enviamos por pdf, preguntaremos al cliente si necesita el envío de la traducción en papel por correo postal. Dependiendo del país al que tengamos que hacer el envío, las alternativas y costes pueden cambiar. Como las vías de envío y costes se actualizan con frecuencia, aconsejamos revisar esta información en el área de administración de Iuratum o con algún compañero. También se puede consultar el artículo «¿Qué servicio de mensajería elegir?«

Para otras consultas y aclaraciones sobre traducciones juradas: Ver apartado Preguntas frecuentes en la web de Iuratum. Se trata de un listado de preguntas habituales que pueden ayudar a despejar las dudas más comunes nuestras y de los clientes.

• Voiceover o locución: Cuando el trabajo requiera un servicio de voiceover o locución, compartiremos con el cliente el enlace a nuestra web de voces. Los costes que la web facilita serán ya costes finales para el cliente (ya incluyen nuestro beneficio). Alternativamente, si por las características del proyecto (urgente, varias voces, idiomas especiales…), no se puede gestionar directamente a través de la web de voces, podemos contactar directamente con el proveedor para un presupuesto personalizado. También podemos preguntar al cliente por el presupuesto del que dispone para cada voz y ofrecerle una que encaje con sus requerimientos.
• WPML e integración de traducciones con WordPress: (Ver la píldora formativa “Presupuestos web con WPML” en Okodemy).
• Back Translation: Ver Procedimiento general Gestión de proyectos, apartado 8.5 Back-translations y 8.6 Comparación/Reconciliación.
  A la hora de presupuestar este tipo de trabajos, para la FWT realizaremos el presupuesto de forma normal, descontando repeticiones como hacemos siempre. En la BT también descontaremos las repeticiones. Sin embargo, haremos una estimación del nº aproximado de repeticiones que pueda tener, ya que no tendremos el texto para corroborarlo. Calcularemos el número aproximado de repeticiones con una regla de 3, y siempre redondearemos esta cifra a nuestro favor.

Ejemplo práctico: la FT tiene 5000 palabras totales con 200 repeticiones. La regla de 3 se haría del siguiente modo para calcular el nº de repeticiones que tendrá la BT:
5000 —————————————————— 200
5500 (+10% por la expansión del texto) ——– X = 220
Descontaremos 220 palabras en la BT.

En caso de que el cliente nos solicite hacer 2 FWT antes de realizar la BT, debemos saber que tras las 2 FWT debemos realizar una Conciliación para obtener una FWT final. Las dos FWT se presupuestan como si se tratase de una traducción normal, descontando las repeticiones que obtengamos. Conviene señalar que ambas FWT se realizan con dos traductores diferentes, sin contacto entre ellos. La Conciliación de FWT 1&2 se cotiza como revisión de calidad estándar, pero debemos calcular un volumen de entre 1,5 y 2 revisiones (convendría consultar previamente con los posibles traductores que se implicarán en la Conciliación). En la calculadora utilizaremos la opción «Revisión de traducciones > Calidad estándar» y redondeamos el tiempo al alza. En la Conciliación se contabilizan todas las palabras (sin descontar repeticiones) del documento original. La BT se presupuesta como se ha explicado anteriormente.

Si nos encontramos con un presupuesto de BT donde la lengua de destino sea en otro alfabeto (por ejemplo, chino, japonés o coreano), conviene recordar que estos idiomas no los presupuestamos por palabra, sino por caracteres. Por lo tanto, para la BT deberemos convertir las palabras en caracteres. Podemos hacer la conversión de palabras a caracteres utilizando alguna traducción previa que tengamos a mano.

Ejemplo práctico: tenemos un trabajo previo EN>JA donde vemos que el texto source (EN) tenía 3500 palabras y que la traducción (JA) resultó en 5800 caracteres. Podremos entonces calcular que nuestro texto original de 5000 palabras (EN), tendrá aproximadamente unos 8285 caracteres (JA). Con este dato presupuestamos la BT (indicando que son caracteres).

• Revisión de galeradas: Solamente para productos editoriales como folletos, revistas, agendas, etc. La revisión de galeradas es la última corrección editorial que se realiza sobre un texto ya maquetado y con diseño final, justo antes de enviarlo a imprenta o publicarlo. Su objetivo es detectar errores ortotipográficos, fallos en la maquetación (líneas viudas/huérfanas), incoherencias o erratas que hayan pasado inadvertidas en las fases previas. Este servicio incluye la revisión de la maquetación final, cortes de palabras al final de línea, numeración de páginas/índices, encabezados, consistencia tipográfica (cursivas, negritas), y citas/bibliografía. Se suele realizar sobre una copia impresa o un PDF maquetado, marcando los errores para que el maquetador los subsane.

6. Tarifas, descuentos, plazos, recargos y otras consideraciones

6.1 Tarifas

Por norma general tenemos unas tarifas establecidas para los idiomas y tipos de encargos más comunes. Estas tarifas están ya incluidas en las listas de precios maestras de Plunet: tarifa estándar (EUR, GBP y USD), estándar T+R (EUR), especializada (EUR y USD), jurada estándar y especializada (EUR), pharma (EUR y USD), MTPE Light (EUR), MTPE Full (EUR y GBP), y cualquier otra que podamos ir creando más adelante.

En SM también disponemos de un archivo Excel: Hoja de tarifas, en donde anotamos peculiaridades para tener en cuenta e información extra que nos ayuda en la elaboración de nuestros presupuestos. En este documento están todas las combinaciones lingüísticas de las que tenemos precio, si nos falta alguno y se necesita para un presupuesto se pregunta a Luis (luis@okodia.com) o en su ausencia a Ana (ana@okodia.com), o en su ausencia a la PM con mayor experiencia. Cualquier combinación de idiomas que necesitemos incluir/actualizar en el listado de tarifas máster de Plunet, deberemos comunicárselo al responsable para que lo haga.

Para textos médicos solemos aplicar la pricelist Pharma. En caso de duda siempre es bueno comentarlo con compañeras o recurrir a Luis en última instancia.

Atención: Las tarifas no son blancas o negras y, si está justificado, se puede crear una tarifa intermedia entre la técnica y la estándar para los textos que lo requieran, no obstante, este es un procedimiento que no solemos emplear a menudo para evitar que cada cliente tenga un precio diferente y mantener un estándar. Recomendamos: En vez de crear una tarifa intermedia también se puede jugar con los descuentos y poner la técnica con un descuento más amplio.

Ver procedimiento SM002 – Plunet para Departamento de Ventas, apartado «1.1.5 Apartado Lista de precios» para conocer cómo enlazar la tarifa máster con un cliente concreto y cómo aplicamos los factores.

6.1.2 Aplicación de tarifas mínimas

En proyectos pequeños que no alcancen el importe que tenemos establecido como importe mínimo aplicamos unas tarifas mínimas. Este coste mínimo ya viene establecido en los listados máster de tarifas de Plunet, en función del par de idiomas y especialización.

Desde SM aplicaremos la tarifa mínima por idioma y proyecto cuando veamos que la combinación de idiomas es estándar y que el proyecto no requiere mucha gestión y/o preparación previa. Si el idioma es considerado como problemático o prevemos que pueda ser difícil asignarlo o que disponemos de pocos recursos (por ejemplo, idiomas nórdicos), cotizaremos una hora por idioma y proyecto.

Como siempre, puede haber excepciones a la hora de determinar si aplicamos la tarifa mínima o una hora de trabajo. Por ejemplo, si es un documento que requiere preparación previa, es un pdf que necesitemos convertir, hemos intercambiado varios correos con el cliente y nos ha llevado ya una cantidad de tiempo, hemos destinado nuestro tiempo a resolver dudas/objeciones…. En este caso trataríamos de aplicar la hora completa para cubrir el tiempo ya dedicado al cliente.

Ver: Explicación desglosada de un servicio mínimo

6.2 Descuentos y esfuerzos comerciales

Normalmente podemos aplicar un 10% de descuento siempre que lo creamos conveniente para intentar ganarnos a los clientes. Estos descuentos se pueden aplicar a cualquier lead o cliente repescado.

Los motivos más normales para aplicar este descuento suelen ser:

• Plazo amplio
• Confirmación en 24/48/72h/días laborables
• Primer proyecto
• Pago por anticipado
• Proyecto multiidioma
• Promociones

En SM solemos desarrollar promociones temporales con el departamento de marketing que pueden tener descuentos más atractivos durante un tiempo limitado.

A veces para los idiomas nórdicos o más raros, los descuentos que podamos querer aplicar más amplios pueden ser excesivos y repercutir en nuestro beneficio. Para ello, en el CRM > Okopedia > Calculadoras tenemos disponible una herramienta que nos ayudará con estos cálculos (Precio al cliente a partir del margen de beneficio que queremos conseguir). Idealmente este porcentaje de beneficio debería rondar el 30%, aunque con descuentos podemos llegar hasta el 20% para clientes nuevos si parecen interesantes. Si necesitamos hacernos una idea de las tarifas que tienen nuestros recursos, podemos acceder a esta información a través de Plunet > Contacts > Resources y hacer una búsqueda rápida a través de “Advanced search”. Utilizaremos los filtros de source y target language, service type o area of expertise. Para revisar qué proyectos se han hecho últimamente, quiénes han sido los recursos utilizados y qué tarifas han aplicado en esos trabajos, podemos ir al apartado de Plunet Orders > Status report – Jobs y realizar la búsqueda que necesitemos aplicando los filtros disponibles.

6.2.1 Caducidad de descuentos

Si ocurriera el caso de que pusiéramos por ejemplo una fecha de caducidad para el descuento o promoción y el cliente no cumpliera, normalmente este descuento ya no se le podría aplicar al cliente y tendría que pagar la tarifa completa. No obstante, si creemos que es un presupuesto interesante o se trata de una empresa que puede que nos vaya a enviar más encargos de manera continuada, podemos reevaluarlo para ver si podemos ampliarlo.

6.2.2 Petición de aumentar el descuento

Aplicamos un 10% de descuento en los presupuestos a nuevos clientes en los que podemos permitírnoslo para intentar ganárnoslos. Si nos piden un descuento mayor tendremos que revisar los márgenes de beneficio en la Calculadora que comentábamos anteriormente y, en última instancia, confirmar con Luis o Ana (siempre que el presupuesto sea interesante) y normalmente será con condiciones que nos beneficien a nosotros también (p.ej.: aumentando los plazos de entrega o realizando el pago total por adelantado).

6.2.3 ¿A quién podemos aplicar descuentos?

En términos generales, a cualquier lead nuevo y también a los clientes Repescados.

6.3 Recargos

• Recargo por urgencia: Normalmente el recargo por urgencia suele ser del 35%. Para trabajos del sector médico (pharma) el incremento es del 50%.
• Recargo por traducción jurada especializada: Si tenemos una traducción jurada de un certificado médico o texto especializado no jurídico, suele presupuestarse una traducción especializada + recargo de traducción jurada entre el 35-50%.

6.4 Plazos de entrega por servicio

• Traducción

Para traducción solemos contar unas 2.000 palabras/día laborable para plazos estándar + 1-2 días laborables más por si hay imprevistos, y unas 3.000 palabras/día laborable para plazos urgentes + 1 día laborable de margen si es posible. Para idiomas menos comunes (asiáticos, nórdicos, etc.) solemos dar márgenes más amplios si es posible por si hubiera dificultad de encontrar traductores.

• Revisión

La revisión se presupuesta por horas y la cantidad de palabras que se puede revisar depende en gran medida de la calidad del texto. En textos de calidad baja hablaríamos de 500 palabras hora, para textos de calidad media 800-1000 palabras hora y para casos de textos redactados en el idioma o traducciones de gran calidad 1200-1500 palabras hora. En caso de una traducción con calidad muy pobre podría plantearse una re-traducción.

Para calcular el tiempo estimado de revisión en función de la calidad del texto tenemos la siguiente herramienta en la Okopedia: Calculadora

• Traducción y Revisión (T+R)

Para ofrecer un servicio de acuerdo con la norma ISO17100 (ver ISO17100 aplicada a Okodia) cotizaremos Traducción + Revisión, es decir, traducción por un primer traductor nativo y revisión por un segundo traductor independiente también nativo. A la hora de cotizar el servicio, lo normal es que un incremento del 30% con respecto a la tarifa de sólo traducción sea suficiente para idiomas habituales y trabajos estándar. Sin embargo, hay algunos idiomas que requieren un recargo mayor (hasta un +50% en algunos casos). Si tenemos dudas con algún idioma o especialización, confirmaremos antes.

En cuanto a los plazos, tendremos en cuenta los plazos de traducción que hemos indicado más arriba y sumaremos los días necesarios para hacer la revisión.

Cuando tengamos repeticiones, podremos descontar dichas repeticiones en T+R del mismo modo que hacemos cuando presupuestamos únicamente traducción. Ponemos un ejemplo:

• • Trabajo de traducción:

Palabras nuevas: 100 palabras a 0,10
Repeticiones: 100 palabras a 0 (podemos descontarlas)

• • Trabajo de traducción + revisión:

Palabras nuevas T+R: 100 palabras a 0,13
Repeticiones: 100 palabras a 0 (no se hace nada con ellas. Cuando aparezcan, aparecerán ya siendo T+R)

• Presupuestos con T+R para clientes internacionales

Para los clientes internaciones que nos soliciten un presupuesto, sobre todo si vienen de otros países europeos donde el nivel de vida es superior, ofreceremos siempre dos alternativas de costes, de modo que sea el cliente quien decida qué le interesa:

• • Solo Traducción;
  • Traducción + Revisión

Siempre que sea posible, enviaremos la(s) oferta(s) en la moneda local del cliente. Actualmente podemos preparar presupuestos en EUR, USD, GBP y MXN. Si fuera necesario otra, comentarlo al responsable. Hay que recordar que el cambio de divisa se hará con la web Oanda y que necesitaremos hacer los ajustes necesarios en la configuración de Plunet. Ver apartado «2.7 Otras consideraciones», «Cambio de divisas en los presupuestos» en el procedimiento SM002 – Plunet para Departamento de Ventas.

• MTPE: A la hora de calcular los plazos, habitualmente nos moveremos en los siguientes rangos:

• Audiovisual

La transcripción se presupuesta en caso de que el cliente no cuente con un archivo de subtítulos o de texto que quiera traducir (redondeo al alza los minutos siempre), siempre que la calidad del audio sea buena y los idiomas comunes. Para una transcripción con IA actualmente contamos con la herramienta Whisper (accesible desde el CRM > Recursos > HumanAI+, pestaña Whisper). Con proyectos sencillos, se puede trabajar con ella e incluir una revisión humana posterior. El presupuesto se hará por tiempo. Luego se realiza una estimación de las palabras que se van a traducir, que será minutos de vídeo redondeado al alza x 175 palabras/minuto (velocidad normal de habla, si es más rápido se puede modificar el número). La subtitulación o codificación de tiempos se devuelve un archivo en formato .srt (también hay otros) que se puede mostrar o desactivar al reproducir el vídeo. Si el cliente desea el quemado o inserción de los subtítulos en el vídeo, de forma que no se puedan desactivar, también se puede ofrecer. En cuanto a plazos, para la transcripción hablamos de 6-10 minutos de tiempo que dedica el traductor por cada minuto de audio, traducción a 1500 palabras día (algo menor que para la traducción estándar porque hay que ver el vídeo y corroborar que se corresponda con la traducción), subtitulación 3-4 minutos por minuto de vídeo y el quemado lleva el mismo tiempo que el vídeo.

Tenemos más información sobre este tema en el PM005 – Procedimiento Audiovisual del equipo de Gestión de Proyectos, en la Okopedia.

**NOTA: cuando son varios vídeos, es importante redondear al alza la duración de cada uno de ellos de forma independiente y no de forma global.

• Traducciones juradas

Para las traducciones juradas se suele calcular el tiempo estándar + margen 1-2 días laborables + tiempo de envío, bien sea:

• Envíos dentro de España:

Estándar: Mensajería low cost, de 3 a 5 días laborables

Mensajería urgente: Nacex, 1 a 2 días laborables

• Envíos internacionales dentro de Europa (revisar plazos de entrega en función del país). Se utilizará la opción de Packlink para los envíos (cuando el servicio se ofrezca a empresas) o Correos internacional (cuando sea para particulares).
• Envíos al resto del mundo (revisar plazos de entrega en función del país)

Ver ¿Qué servicio de mensajería elegir?

7. Envío de presupuesto al cliente

7.1 Envío de correo informativo y de presupuesto

Se podrán utilizar las plantillas existentes con información corporativa e información sobre el presupuesto. Estas plantillas se pueden modificar dependiendo de las necesidades concretas y es muy importante saber que son meramente una guía. Por supuesto se pueden cambiar y adaptar a la forma de redacción de cada uno. Estas plantillas se encuentran en la carpeta compartida en el servidor (SharePoint > Plantillas para correos). Muy a menudo vamos aplicando cambios por que pueden fácilmente quedar desactualizadas. Alternativamente a estas plantillas, tenemos la opción de trabajar con los Templates de nuestro correo de Gmail. En este caso, estos Templates se gestionan individualmente, guardando aquellos correos que pensemos que nos vendrá bien tener de referencia para nuestro día a día. Ver artículo Cómo crear una plantilla de correo para Gmail.

Si lo consideramos oportuno, se podrá adjuntar junto con el cuerpo informativo del mensaje cualquiera de los dosieres existentes. Ver archivo «Contenidos».

Finalmente se adjuntará el presupuesto correspondiente en formato PDF.

7.2 Seguimiento del presupuesto

Ver SM003 – Seguimiento de clientes nuevos en el Departamento de Ventas.

7.3 Condiciones y forma de pago

En el presupuesto que enviamos aparecerán las condiciones y formas de pago. Para clientes nuevos necesitaremos que hagan el pago del anticipo por adelantado: 30% por anticipado para presupuestos superiores a 100 EUR y 100% por anticipado para presupuesto inferiores a 100 EUR o Particulares (Base imponible).

Excepto en el caso de Particulares, donde siempre se solicitará el 100% por anticipado, es importante no ser estricto con esto y, si por ejemplo el importe total es de 105 EUR, debería modificarse para que el pago sea total, ya que la diferencia con la norma general es despreciable.

Algunos clientes nos dirán que no pueden hacer anticipos, véase: empresas grandes con políticas de facturación estrictas o la administración pública. En estos casos (habitualmente) también podemos ser flexibles, aceptando no recibir el pago anticipado a cambio de que el cliente nos envíe la factura proforma firmada y sellada por la empresa. En caso de dudas o de necesitar una segunda opinión, siempre podemos preguntar a algún compañero o al responsable.

7.3.1 Formas de pago

• Transferencia bancaria. Es la forma de pago más habitual. El cliente hará una transferencia a nuestra cuenta bancaria y le solicitaremos que nos envíe el justificante para poder comenzar. Si no hay justificante, esperaremos a que el ingreso se haga efectivo en nuestra cuenta. Nuestros datos bancarios se encontrarán en la factura proforma enviada y en el presupuesto.

Si tenemos alguna duda sobre la validez o veracidad de la prueba de pago que un cliente nos remite, siempre podemos verificar con el cliente o pedir una segunda opinión a un compañero.

*NOTA 1: Debemos tener cuidado con las posibles comisiones que nuestro banco nos cobre al recibir pagos internacionales o en otras divisas. Para transferencias en España, UE y EEE utilizaremos nuestra cuenta del Banco de Sabadell. Para transferencias desde fuera del EEE y resto del mundo, la cuenta será la de Revolut (en EUR, USD o GBP), a menos que el cliente quiera pagar en USD mediante ACH desde EE. UU., en cuyo caso se utilizará la cuenta de Wise. Es importante informar al acerca de la cuenta que debe usar (sobre todo si es la Revolut) para así evitar confusiones y comisiones.

*NOTA 2: Cuando recibamos el justificante de pago tendremos que anotar en el Quote correspondiente en Plunet que se verifique la recepción de este importe en cuenta. Ver apartado «3.1 Creación de la proforma» del procedimiento SM002 – Plunet para Departamento de Ventas. El texto que aquí incluimos indicará lo siguiente: “Ingreso anticipado por transferencia/tarjeta/Paypal/cualquier otro”.

• Tarjeta de crédito: utilizaremos el link de pago con los detalles del cliente:

https://www.okodia.com/pago/?referencia=XXXXXXXX&importe=YYYYYY

Cuando preparamos un presupuesto con Plunet, por defecto esta información ya aparece en el presupuesto (parte inferior, detalles de pago), por lo que, para nuestra comodidad, podemos copiar ese enlace y enviárselo al cliente.

En caso de que necesitemos generar un enlace de pago nuevo, podemos hacerlo a través del CRM > Mis gestiones > Gestiones > Generar Pago (esquina superior izquierda).

• Paypal: Con el e-mail de Okodia (info@okodia.com) o bien a través de www.okodia.com/pago. Hay que tener en cuenta que Paypal nos cobrará un 5% de comisión por el uso de su servicio, coste que tendremos que repercutir en el cliente final. Para que el sistema no recalcule automáticamente el incremento del 5% de comisión, utilizaremos el enlace directo: paypal.me/okodia/YYYY, con el importe a abonar (donde están las Y) con comas como separador decimal.
• Domiciliación bancaria: el cliente deberá rellenar el formulario mandato SEPA. Este formulario se guardará en la carpeta del cliente en Plunet. En caso de elegir domiciliación bancaria, en Plunet también deberemos actualizar el método de pago (Direct Debit) e incluir el número de IBAN (ver apartado «1.1.6 Apartado Payment» del procedimiento SM002 – Plunet para Departamento de Ventas). Después, informaremos al departamento administrativo para que procedan a cargar el importe que necesitemos directamente en la cuenta del cliente.

*NOTA1: La domiciliación bancaria solo es posible cuando el cargo se hace a una empresa nacional. No podemos domiciliar a empresas de fuera.

7.4 Aceptación o rechazo del presupuesto

Cuando el cliente exprese su deseo de seguir adelante con el trabajo le pediremos los datos de facturación completos (si no los tenemos ya de antes):

• Cliente particular: nombre, DNI/NIF y dirección física*.
• Empresa: nombre completo, CIF y dirección física.
• Empresa internacional. Solicitaremos los “registered details”. Si es una empresa de la UE, solicitaremos el VAT number intracomunitario, y lo verificaremos aquí: http://ec.europa.eu/taxation_customs/vies/vatRequest.html

* En casos excepcionales, sobre todo con clientes particulares puntuales, y siempre que el importe del trabajo sea inferior a 400 EUR, IVA incluido (330,58 EUR+IVA) (según la normativa actual, Real Decreto 1619/2012), se puede realizar una factura simplificada. Únicamente con tener el nombre del cliente y su dirección de correo electrónico, el departamento correspondiente podrá realizar esta factura simplificada.

En casos donde haya que hacer un envío postal de la traducción (traducciones juradas), necesitaremos tener evidentemente la dirección de envío y, si es posible, recomendable un teléfono de contacto para que el repartidor se pueda poner en contacto con el cliente (sobre todo con servicio de mensajería).

Para solicitar de forma más cómoda toda la información al cliente, enviaremos la ficha de nuevos clientes, en la que el cliente deberá rellenar sus datos de facturación y métodos/plazos habituales de pago. Esta ficha también se encuentra en la carpeta SM compartida en el servidor, bajo el nombre Plantilla-ficha-clientes.doc. aunque preferiblemente trabajamos con el enlace de Google Forms. Con los datos que recibamos en esta ficha deberemos actualizar el contacto del cliente en Plunet. Esta ficha (en Word o la que podemos descargar de Google Forms) se guardará también en Plunet, en el perfil del cliente, para cualquier posible consulta posterior. Ver apartado «1.1.1 Apartado Comunicación» del procedimiento SM002 – Plunet para Departamento de Ventas.

*NOTA 1: revisar bien las formas y plazos de pago que el cliente indica en esta ficha ya que, por nuestra experiencia, hay clientes que no cumplimentan correctamente esta información o que la dejan a medias. Reconfirmar siempre con el cliente si hubiera dudas o falta de información.

Además de la ficha de nuevos clientes, también solicitamos al cliente la cumplimentación de la ficha de preferencias lingüísticas o terminológicas (en español) o Client Instructions (en inglés). Esta ficha no se enviará en caso de clientes particulares (salvo que se considere necesario) y tampoco para servicios de traducción jurada (salvo nuevamente necesario). La ficha cumplimentada deberá descargarse y se guardará en el perfil del cliente en Plunet, junto con la ficha de datos fiscales.

Cuando las fichas se cumplimentan, llega automáticamente un email al correo electrónico sm@okodia.com para informar del nuevo contenido. Buscaremos la nueva ficha que se ha añadido (por defecto, la última).

De la información de preferencias lingüísticas o terminológicas que el cliente nos dé, deberemos extraer los datos importantes/relevantes para este o futuros proyectos y anotarnos en el briefing del cliente en Plunet (Ver apartado «1.1.4 Apartado Propiedades» y apartado «2.2 Apartado Properties», «Text modules», del procedimiento SM002 – Plunet para Departamento de Ventas).

Una vez tengamos estos datos mandaremos la factura proforma, en la que ya se incluirá el IVA si corresponde aplicarlo. Para revisar en qué casos corresponde aplicar el IVA y cuáles no, ver Fiscalidad aplicada a Okodia (para dummies).

*NOTA 2: RECORDATORIO en el caso de trabajos para particulares, siempre se requerirá el 100% del pago (IVA incluido) por anticipado.

*NOTA 3: en el caso de solicitudes de traducciones juradas también tendremos que preguntar la dirección de envío (por si fuese diferente de la de facturación) y persona a la que mandaremos la carta certificada.

En caso de un rechazo del presupuesto, en la medida de lo posible trataremos de entender qué no ha funcionado. Para ello, preguntaremos al cliente o le solicitaremos un feedback constructivo: ¿ha sido una cuestión de coste?, ¿tiempos de entrega?, ¿no le ha gustado algo de lo comentado? El objetivo es recopilar toda la información posible para mejorar cualquier oportunidad futura que podamos volver a tener.

7.4.1 Cuándo debemos pedir la factura proforma firmada

Hay varios escenarios en los que será obligatorio o recomendable solicitar la factura proforma firmada:

• (Obligatorio) Cuando se trata de un cliente nuevo que no ha realizado anticipo porque no puede (suele pasar con administración pública o algunas empresas grandes que no pueden abonar facturas anticipadas).
• (Obligatorio) Cuando la persona/empresa que nos está contratando el servicio no es el cliente final, sino un intermediario. Para minimizar posibles problemas posteriores, pediremos que la factura proforma se firme y selle por la empresa/persona final que está contratando el servicio. En caso de respuesta negativa, entonces podremos modificar esta proforma para que se firme y selle por la persona/empresa que es nuestro contacto intermedio, y que se hará responsable de la aceptación del encargo en caso de impago. La factura final se podrá hacer a nombre del cliente final pero debemos asegurarnos de que, bien nuestro intermediario o directamente el cliente final, están conformes con este trabajo. En el caso de que una de las dos empresas implicadas (intermediario o cliente final) sea extranjera, es esencial solicitar la factura proforma firmada.
• (Recomendable) Cuando no estamos muy seguros de la fiabilidad del cliente o sospechamos que el cliente pueda causarnos problemas posteriores. Igualmente, si tenemos alguna duda sobre la capacidad de pago del cliente, podemos plantear un abono anticipado total del presupuesto para cubrirnos las espaldas. Este punto lo podemos reconfirmar con un compañero o directamente con el responsable.

7.5 Informar de nuevo trabajo a Gestión de Proyectos y Facturación

Cuando el cliente haya confirmado el trabajo y se haya recibido el ingreso del anticipo correspondiente por alguna de las vías posible, se informará a las gestoras de proyectos (pm@okodia.com o al grupo de trabajo específico correspondiente) y facturación (invoices@okodia.com) del nuevo trabajo a través de un correo electrónico con copia a sm@okodia.com. La información que se les tendrá que comunicar es la siguiente:

• Nombre del cliente en Plunet.
• Persona(s) de contacto y su correo electrónico.
• Traducción. Idioma de origen y de destino.
• Documentos para traducir. Adjuntar el documento. (Nos aseguraremos también de que los documentos cargados en Plunet son correctos y los definitivos). Ver apartado «2.4 Apartado Project Files» del procedimiento SM002 – Plunet para Departamento de Ventas.
• Plazo de entrega.
• Presupuesto de referencia (para encargo y facturación). Conjunto de letras y números de referencia.
• Otros: cualquier otra información importante a tener en cuenta a la hora de realizar el encargo.

*NOTA: Con los clientes particulares habrá que añadir también en el correo que se envíe los datos de facturación concretos. Para las traducciones juradas, indicaremos la dirección de envío completa y modalidad de envío elegida por el cliente. 

Una vez las PMs hayan comenzado la gestión del trabajo confirmarán por correo el inicio de la traducción y entonces podremos confirmar al cliente el inicio del trabajo. Se le mandará un correo en el que:

• Se le agradezca la confianza mostrada.
• Se le confirme la recepción del justificante de pago/pago y se le informe del comienzo del trabajo.
• Se le facilite el contacto de las PMs para dudas/consultas.
• Se le envíe el dossier “E-Book de bienvenida” (disponible en distintos idiomas en el servidor).
• Se le informa de la existencia de un área personal para clientes o, si ya lo tuviera, se le recordaría sus datos de acceso (disponible un flyer en distintos idiomas en el servidor).

Ver archivo «Contenidos».

*NOTA: Los clientes Particulares se gestionan siempre desde nuestro departamento de ventas, puesto que las compañeras de PM no suelen trabajar con pagos anticipados. En el caso de clientes Particulares, o de cualquier otro cliente que por circunstancias especiales se trabaje siempre con pagos anticipados, evitaremos decir que para consultas posteriores se pongan en contacto con el departamento de Gestión de Proyectos.

7.6 Cómo gestionar las solicitudes de clientes repescados (de PM a SM)

Cuando un cliente (remarcamos que es cliente, es decir, que ya ha realizado trabajos anteriormente con nosotros) lleva un tiempo sin hacer pedidos y se pone en contacto con Okodia para un nuevo trabajo, este cliente pasará nuevamente al departamento de Ventas para gestionar su proyecto. Hay unos parámetros que se deberán cumplir:

• Que desde hace 12 meses o más no han hecho ninguna solicitud ni pedido. *Ver Nota.
• Que sí haya pedidos en los últimos 12 meses, pero existan problemas con los pagos. En ese caso, y si hay que solicitar el pago del presupuesto por anticipado, nos encargaremos desde Ventas de este cobro.

*NOTA: Si la nueva solicitud de presupuesto se recibe en PM, evidentemente la gestora deberá revisar el historial del cliente y decidir si es mejor que el proyecto se siga gestionando por ellas (si ya existe un historial anterior representativo, si se conoce bien al cliente y tenemos TMs, glosarios, etc. a pesar de que haya habido un parón en las solicitudes, puesto que podría darse el caso de ser un cliente que, por sus características e historial, solo envíe traducciones de algo específico una vez al año: catálogo anual de ventas, cuentas anuales, etc.).

En caso de que el cliente “repescado” vuelva a Ventas, nos aseguraremos de los siguientes aspectos:

• Verificaremos que los datos de la hoja de clientes siguen siendo válidos.
• Verificaremos si el briefing que tenemos sigue siendo válido o si necesitamos nuevas instrucciones.
• En relación a los pagos anticipados:
  • Si los pagos hasta la fecha se han abonado a tiempo, aceptaremos poner en marcha este nuevo trabajo sin anticipo.
  • Si existe un mínimo de facturación anterior >500 EUR, aceptaremos poner en marcha este nuevo trabajo sin anticipo.
  • Si el proyecto que en este momento están confirmando es <100 EUR, aceptaremos poner en marcha este nuevo trabajo sin anticipo.
  • Para el resto de los casos, solicitaremos el anticipo (correspondiente al 30% o 100% del trabajo que ahora estamos confirmando).

Estos clientes que estamos gestionando nuevamente desde SM se dejarán anotados en el CRM (ver apartado «2.3 Introducción manual de posibles clientes» del SM004 – CRM para el Departamento de Ventas). Vincularemos su oportunidad al cliente existente para evitar que creen cuentas duplicadas, teniendo en cuenta además que si la persona de contacto es la misma que la que ya teníamos registrada en el CRM, entonces debemos usar esa (para evitar dichas duplicidades).

7.6.1. Tratamiento de repeticiones, fuzzies y descuentos

En el momento de preparar el presupuesto, analizaremos los archivos que nos manden estos clientes repescados del mismo modo que hacemos con los potenciales clientes o leads. Si existieran repeticiones, podremos eliminar estas repeticiones siguiendo nuestro procedimiento habitual (en el caso de que sea un documento editable que nos permita descontar directamente las repeticiones. Si hubiera que contemplar preparación de archivos, incluiremos dicha preparación).

Como ya sabemos, en Ventas (SM) trabajamos sin memorias de traducción por lo que en nuestros presupuestos no ofrecemos costes reducidos ni descuentos por el aprovechamiento de segmentos que aparezcan en trabajos anteriormente realizados (fuzzies). Con estos clientes repescados revisaremos qué trabajos hemos hecho previamente para ellos y, si consideramos que ya hemos traducido para ellos textos similares o que pudiéramos aprovechar sus memorias de traducción en beneficio del cliente, hablaremos con la PM o equipo de PMs correspondiente para que nos ayuden a analizar los nuevos documentos con las memorias de traducción correspondientes.

Finalmente, en lo que respecta a posibles descuentos en el presupuesto del cliente, podremos ofrecer descuentos siempre que podamos sacar un provecho por esa reducción en el precio. Es decir, lo condicionaremos a un pago anticipado (si lo consideramos apropiado), a disponer de más plazo (también si fuese apropiado) o podremos “inventar” una promoción flash para clientes que hace tiempo que no trabajan con nosotros y que tenga una fecha de caducidad (de modo que evitemos que el cliente se acostumbre a estos descuentos o pretenda utilizar el descuento más adelante).

8. Pruebas gratuitas para clientes potenciales

En algunos casos es posible que el cliente potencial solicite la realización de una prueba de traducción para evaluar nuestro servicio y calidad. Hay que tener en cuenta que se pueden hacer estas pruebas siempre que consideremos que el cliente es realmente un cliente potencial con posibilidades de contratar el servicio o de colaborar a largo plazo. En la medida de lo posible intentaremos averiguar si nuestro servicio es de su interés y en especial le preguntaremos por los costes, el presupuesto que tienen para el proyecto, el coste por palabra que están dispuestos a pagar, para así considerar si la prueba gratuita es viable o no. No tiene sentido hacer una prueba de traducción gratuita si posteriormente nuestras tarifas no les encajan en sus presupuestos.

Las pruebas contendrán un número máximo de 300 palabras gratuitas; si el cliente quiere que la prueba sea de una extensión mayor, lo podremos hacer pero se le indicará que esa prueba se deberá facturar. El cliente nos indicará qué 300 palabras quiere/necesita que se traduzcan.

Como alternativa a las pruebas de traducción, existe una serie de porfolios, que publicamos en las distintas páginas de servicios de nuestra web y que se puede compartir con los clientes interesados como muestras de nuestras traducciones. Un ejemplo de ellos es el porfolio de páginas web (https://www.okodia.com/traduccion-de-paginas-web/) o el de hostelería (https://www.okodia.com/traduccion-en-hosteleria/). Como garantía de éxito y para dar confianza al cliente, podremos haremos referencia a las normas ISO que nos avalan, nuestros casos de éxito y las valoraciones de clientes reales en nuestro perfil de Google+.

8.1 Informar de pruebas gratuitas a Gestión de Proyectos

Cuando la prueba se confirme, informaremos a Gestión de Proyectos para que saquen el trabajo adelante, del mismo modo que se indicaba en el apartado 7.5 Informar de nuevo trabajo a Gestión de Proyectos y Facturación, con las siguientes características:

• Cliente: Trabajos internos Okodia.
• Persona de contacto
• Traducción (idiomas)
• Plazo de entrega
• Presupuesto de referencia: coste 0.
• Adjuntaremos también el texto para la prueba.
• Indicaremos que se este trabajo se debe finalizar por PM como “without invoice”.

En este caso no será necesario copiar a la cuenta invoices@okodia.com puesto que el trabajo no se va a facturar.

9. Gestión de quejas

Es posible que en algún momento lleguen posibles quejas de un cliente tras la entrega del trabajo y que seamos nosotros los receptores de esta queja. En este caso, contamos con un formulario de Google Forms que podremos remitir al cliente para que cumplimente y así gestionar adecuadamente esta queja.

Una vez relleno, nos llegará un aviso automático informándonos. Será entonces cuando debamos pasar esta información al departamento de Calidad (habitualmente Luis) para que se proceda de la mejor forma posible.

En el CRM, bajo la opción “Calidad” > “Incidencias” deberemos abrir la nueva incidencia. El departamento correspondiente le dará seguimiento después.

Ver el Procedimiento IN010 – Gestión de Incidencias y Felicitaciones.

En este apartado del CRM “Calidad > Felicitaciones” también se incluirán los comentarios positivos recibidos por clientes.